Partager un tableau de bord

Partager les tableaux de bord avec les personnes qui ont besoin de les consulter

Le partage de tableau de bord permet de contrôler qui peut ouvrir et modifier un tableau de bord. Cette fonctionnalité est utile pour les hubs d'équipe, les résumés pour la direction, les vues clients, les pages de révision de projet et les salles d'état récurrentes.

Les tableaux de bord peuvent inclure des ressources de projet, mais partager un tableau de bord ne revient pas à partager un projet. Si une personne doit travailler directement au sein du projet lui-même, gérez les membres du projet depuis les paramètres de ce projet. Si elle a uniquement besoin d'une vue d'état récurrente, partagez plutôt le tableau de bord avec le niveau d'accès approprié.

Partager un tableau de bord ne signifie pas automatiquement partager chaque projet, canvas, fichier ou lien qu'il contient. Un tableau de bord peut être visible alors qu'une ressource épinglée reste restreinte. Pensez à vérifier les deux niveaux d'accès.

Disponibilité

Ouvrir les paramètres de partage

Ouvrez le tableau de bord et choisissez l'action de partage ou d'autorisation. Examinez la liste des personnes qui disposent actuellement d'un accès avant d'en ajouter d'autres. Si cette option n'apparaît pas, il se peut que vous disposiez uniquement d'un accès en lecture ou que l'espace de travail restreigne le partage des tableaux de bord à certains rôles.

Pour comprendre les concepts généraux de rôles, consultez la section Rôles et accès.

Choisir le bon niveau d'accès

Les intitulés exacts peuvent varier. Attribuez toujours le niveau d'accès minimal requis pour permettre à vos collaborateurs d'accomplir leur travail.

Partager des liens de tableau de bord

Copiez le lien d'un tableau de bord et envoyez-le aux destinataires de votre choix. Un lien copié ne permet pas de contourner les autorisations d'accès. Si une personne ne parvient pas à l'ouvrir, mettez à jour les paramètres de partage ou demandez à un administrateur de l'espace de travail de vérifier son statut de membre.

Si un tableau de bord est destiné à des personnes externes à l'espace de travail, confirmez que l'espace de travail et le modèle de partage de tableaux de bord prennent bien en charge cet accès externe. Ne présumez pas qu'un lien de tableau de bord interne est sécurisé pour vos clients.

Vérifier l'accès aux ressources

Après avoir partagé un tableau de bord, testez les ressources qu'il contient :

Si l'accès à une ressource échoue, mettez à jour les autorisations de cette ressource ou retirez-la du tableau de bord. Consultez la section Connecter des ressources à un tableau de bord si la solution consiste à remplacer ou à réorganiser les éléments épinglés.

Partager avec des membres de l'espace de travail

Les membres de l'espace de travail constituent généralement le public le plus simple à cibler. Ajoutez les personnes, le groupe ou le rôle d'espace de travail approprié lorsque cette option est disponible. Si un membre ne parvient toujours pas à ouvrir le tableau de bord, vérifiez s'il se trouve bien dans le bon espace de travail et si son statut de membre est actif.

Si un membre a été désactivé au niveau de l'espace de travail, l'autorisation d'accès au tableau de bord ne lui permettra pas de contourner cette restriction. L'administrateur de l'espace de travail doit réactiver son compte ou l'inviter de nouveau s'il doit réintégrer l'espace de travail.

Partager avec des collaborateurs externes

Le partage avec des collaborateurs externes nécessite une attention particulière. Le tableau de bord peut contenir plusieurs ressources possédant chacune leurs propres règles d'accès. Si un collaborateur externe a uniquement besoin d'accéder à un seul canvas, partager ce canvas directement s'avère souvent plus simple et plus propre que de lui accorder un accès complet au tableau de bord.

Avant d'effectuer un partage externe, supprimez les widgets, fichiers, liens ou ressources réservés à l'usage interne. Testez ensuite l'accès en utilisant l'adresse e-mail exacte du destinataire dans la mesure du possible.

Pourquoi certaines actions sont désactivées

Des actions peuvent être désactivées pour les raisons suivantes :

Si vous estimez que vous devriez avoir accès à ces actions, demandez au propriétaire du tableau de bord ou à l'administrateur de l'espace de travail de réviser votre rôle.

Résolution des problèmes de partage de tableau de bord

Si vous rencontrez des difficultés lors du partage d'un tableau de bord, voici les situations courantes, leurs causes probables et les actions à mener :

• Un collaborateur n'a aucun accès au tableau de bord

  • Causes possibles : Le tableau de bord ne lui a pas été partagé, il utilise un autre compte de messagerie ou son adhésion à l'espace de travail est inactive.
  • Que faire : Vérifiez les paramètres de partage ainsi que l'adresse e-mail de son compte.

• Un collaborateur ouvre le tableau de bord mais le widget reste vide

  • Causes possibles : Il ne dispose pas des autorisations requises sur les données sources ou sur la ressource associée au widget.
  • Que faire : Partagez directement la ressource ou les données sous-jacentes avec cette personne.

• Un collaborateur ouvre le tableau de bord mais ne peut pas le modifier

  • Causes possibles : Il dispose uniquement d'un accès en lecture.
  • Que faire : Accordez-lui l'autorisation de modification ou de gestion si nécessaire.

• Un collaborateur externe accède à des contenus internes confidentiels

  • Causes possibles : Le tableau de bord inclut des ressources privées qui n'ont pas été retirées avant le partage.
  • Que faire : Supprimez ces ressources du tableau de bord ou créez un tableau de bord plus sûr.

• Un lien fonctionne pour une personne mais pas pour une autre

  • Causes possibles : Leurs rôles ou leurs autorisations d'accès aux ressources diffèrent.
  • Que faire : Comparez leurs rôles et leurs niveaux d'accès aux ressources concernées.

Quand contacter le support

Contactez le support si les paramètres de partage ne s'enregistrent pas, si un utilisateur possédant une autorisation confirmée ne peut pas ouvrir le tableau de bord après avoir actualisé la page, ou si un lien de tableau de bord redirige vers une mauvaise adresse. Pour nous aider, veuillez inclure dans votre demande le lien du tableau de bord, le nom de l'espace de travail, l'adresse e-mail de l'utilisateur concerné, le niveau d'accès souhaité ainsi qu'une capture d'écran des paramètres de partage.