必要なメンバーへのダッシュボードの共有
ダッシュボードの共有機能を使用すると、ダッシュボードを開いて変更できるユーザーをコントロールできます。チームのハブ、リーダーシップ向けのサマリー、クライアント向けビュー、プロジェクトのレビューページ、定期的なステータス確認用スペースなどに便利です。
ダッシュボードにはプロジェクトのリソースを含めることができますが、ダッシュボードを共有することと、プロジェクト自体を共有することは異なります。プロジェクトの内部で直接作業を行う必要があるメンバーがいる場合は、プロジェクトからプロジェクトメンバーを管理してください。定期的なステータスの確認のみが必要な場合は、適切なアクセスレベルを設定してダッシュボードを共有します。
ダッシュボードを共有しても、その中にあるすべてのプロジェクト、キャンバス、ファイル、またはリンクが自動的に共有されるわけではありません。ピン留めされたリソースへのアクセスが制限されたままであっても、ダッシュボード自体は表示できる場合があります。必ず両方のアクセス権限を確認してください。
利用可能条件
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 対象プラン | ダッシュボードへのアクセス権限が含まれるプラン |
| 利用可能な環境 | ウェブアプリ、デスクトップアプリ、モバイルアプリ |
| 共有可能なユーザー | ダッシュボードのアクセス権限を管理する権限を持つユーザー |
| 閲覧者アクセス | ダッシュボードを開くことはできますが、編集はできません |
| 編集者アクセス | ロールに応じて、ウィジェット、リソース、およびダッシュボードの構成を変更できます |
共有設定を開く
ダッシュボードを開き、共有または権限のアクションを選択します。新しいメンバーを追加する前に、現在アクセス権を持っているユーザーを確認してください。共有アクションが表示されない場合は、閲覧権限のみを持っているか、ワークスペースでダッシュボードの共有が特定のロールのみに制限されている可能性があります。
ロールに関する一般的な概念については、ロールとアクセス権限をご参照ください。
適切なアクセスレベルの選択
| アクセス権限 | 主な用途 |
|---|---|
| 閲覧 | メンバーがダッシュボードを開いて確認する必要がある場合。 |
| コメントまたは限定的な操作 | サポートされている箇所でメンバーが参加する必要はあるが、ダッシュボードの構成は変更させたくない場合。 |
| 編集 | ウィジェット、リソース、名前、レイアウト、またはダッシュボードのコンテンツを更新する必要がある場合。 |
| 管理 | 共有の設定、アーカイブ、復元、または影響の大きい設定項目を管理する必要がある場合。 |
実際のラベル名は異なる場合があります。メンバーが作業を行うために必要最小限の権限を設定してください。
ダッシュボードリンクの共有
ダッシュボードのリンクをコピーして、対象のメンバーに送信します。コピーしたリンクを使用しても、設定されている権限を回避することはできません。リンクを開けないメンバーがいる場合は、共有設定を更新するか、ワークスペースの管理者にメンバーシップの状態を確認するよう依頼してください。
ダッシュボードをワークスペース以外のユーザーに公開する場合は、ワークスペースおよびダッシュボードの共有モデルが外部アクセスをサポートしていることを確認してください。社内向けのダッシュボードリンクが、そのままクライアントに安全に共有できると想定しないでください。
リソースへのアクセス権限の確認
ダッシュボードを共有した後は、その中に含まれる各リソースのアクセス権限を確認してください。
| リソース | 確認事項 |
|---|---|
| プロジェクト | 閲覧者がプロジェクトと関連するタスクを開くことができるか確認します。 |
| キャンバス | 閲覧者が、意図した閲覧/コメント/編集レベルでキャンバスを開くことができるか確認します。 |
| ファイル | 必要に応じて、閲覧者がファイルをプレビューまたはダウンロードできるか確認します。 |
| 外部リンク | 閲覧者が外部システムへのアクセス権を持っているか確認します。 |
| ウィジェットのデータ | 閲覧者が、ウィジェットの表示に必要な基礎データを確認できるか確認します。 |
リソースの表示でエラーが発生する場合は、そのリソースのアクセス権限を更新するか、ダッシュボードから削除してください。ピン留めされたアイテムの置き換えや再構成を行うことで解決する場合は、ダッシュボードへのリソースの接続の手順をご参照ください。
ワークスペースメンバーとの共有
ワークスペースのメンバーへの共有が最もシンプルです。必要に応じて、適切なメンバー、グループ、またはワークスペースのロールを追加してください。メンバーがダッシュボードを開けない場合は、そのメンバーが正しいワークスペースに参加しているか、およびアカウントのステータスが有効になっているかを確認してください。
ワークスペースレベルで無効化されたメンバーに対しては、ダッシュボードの権限設定だけでアクセスを再開することはできません。対象のメンバーを復帰させる必要がある場合は、ワークスペースの管理者がメンバーのアカウントを再有効化するか、再招待する必要があります。
外部コラボレーターとの共有
外部メンバーとダッシュボードを共有する場合は、より慎重な対応が必要です。ダッシュボードには複数のリソースが含まれることがあり、それぞれに異なるアクセスルールが適用されている場合があります。外部のコラボレーターが特定のキャンバスのみを必要としている場合は、ダッシュボードへのアクセス権を付与するよりも、そのキャンバスを直接共有するほうがシンプルな解決策になります。
外部に共有する前に、社内限定のウィジェット, ファイル, リンク, またはリソースを削除してください。その後、可能であれば受信者の正確なメールアドレスを使用してテストを行ってください。
アクションが無効化されている理由
アクションが無効になっている場合は、以下のような原因が考えられます。
| 無効化されているアクション | 考えられる原因 |
|---|---|
| 共有 | 閲覧権限のみを持っているか、共有アクションが制限されています。 |
| ウィジェットの編集 | ダッシュボードの閲覧はできますが、編集権限がありません。 |
| リソースを開く | ダッシュボードの閲覧はできますが、該当するリソースのアクセス権限がありません。 |
| アーカイブ | 管理権限がありません。 |
| リンクのコピー | 表示画面または権限によってコピー機能が提供されていません。 |
アクセス権が必要な場合は、ダッシュボードのオーナーまたはワークスペースの管理者にロールの確認を依頼してください。
ダッシュボード共有のトラブルシューティング
発生している問題に応じて、以下の解決策をご確認ください。
- チームメンバーがアクセスできない場合
- 原因: ダッシュボードが共有されていない、別のアカウントを使用している、またはワークスペースのメンバーシップが無効になっています。
- 対策: 共有設定と登録されているメールアドレスを確認してください。
- ダッシュボードは開けるが、ウィジェットが空で表示される場合
- 原因: ウィジェット内のデータや参照元リソースのアクセス権限が不足しています。
- 対策: ウィジェットに紐づくデータやリソースの共有設定を更新してください。
- ダッシュボードは開けるが、編集ができない場合
- 原因: 閲覧権限のみが付与されています。
- 対策: 必要に応じて、編集権限または管理権限を付与してください。
- 外部コラボレーターに社外秘のコンテンツが表示されてしまう場合
- 原因: 閲覧を制限すべき内部向けのリソースがダッシュボードに含まれています。
- 対策: 該当するリソースを削除するか、外部共有用に安全なダッシュボードを新しく作成してください。
- リンクが特定の人だけ開けない場合
- 原因: ユーザーによって権限の設定が異なっています。
- 対策: それぞれのロールとリソースへのアクセス権限を比較して確認してください。
サポートに問い合わせる場合
共有設定を保存できない場合、権限が確認されているユーザーがページを更新してもダッシュボードを開けない場合、またはダッシュボードのリンクが正しくリダイレクトされない場合は、サポートまでお問い合わせください。その際、ダッシュボードのリンク、ワークスペース名、閲覧者のメールアドレス、付与しようとしたアクセスレベル、および共有設定画面のスクリーンショットをあわせてお送りください。