ダッシュボードにリソースを接続する

ダッシュボードの起点として役立つピンボードリソース

ダッシュボードは、メンバーが繰り返し必要とするリソースを指し示すことで、より効果的に機能します。ピンボードリソースを使用すると、プロジェクト、キャンバス、ファイル、リンクを接続できるため、閲覧者はサマリー用のダッシュボードから関連する具体的な作業スペースへとスムーズに移動できます。

ピンボードは、何でも無差別にピン留めするのではなく、信頼できる参照情報を集約するためにご活用ください。すべてのアイテムをピン留めしてしまうと、重要な情報が埋もれてしまいます。

利用可能状況

リソースの種類

ダッシュボードはメンバーが目的のリソースを見つけるのを支援しますが、リソース自体に設定されているアクセス権限を上書きまたは変更するものではありません。

リソースを接続する

ダッシュボードを開き、ピンボードウィジェットを追加または編集して、リソース接続アクションを選択します。プロジェクト、キャンバス、ファイル、またはリンクを検索するか、一覧から選択します。デフォルトの名前だけでは不十分な場合は、わかりやすいタイトルを追加してください。

接続完了後、閲覧者と同じ権限でリソースを開き、動作を確認してください。これにより、ダッシュボードをチームに共有する前に、アクセス権限の問題に気づき、対処することができます。

リソースの名前指定と整理

閲覧者に対してそのリソースがなぜ重要であるかが伝わる名前を設定してください。例えば、「資料」という名前は不十分ですが、「取締役会レビュー用資料」とすれば実用的です。「キャンバス」という名前は不十分ですが、「Q3計画用キャンバス」とすれば便利で分かりやすくなります。

最も重要、または最も頻繁に開かれるアイテムが先頭に表示されるようにリソースを並べ替えます。ピンボードが複数の表示モードをサポートしている場合は、ダッシュボードに適したモードを選択してください（多数のリンクを表示する場合はコンパクトなリスト形式、厳選された少数のアイテムを表示する場合はリッチなカード形式など）。

リソースのアクセス権限における注意事項

ダッシュボードへのアクセス権があっても、接続されたリソースへのアクセス権が自動的に付与されるわけではありません。閲覧者がダッシュボードを開くことができても、ピン留めされたキャンバス、プロジェクト、またはファイルへのアクセスがブロックされる場合があります。

ダッシュボードを広く共有する前に、以下の項目を確認してください。

ダッシュボードの共有については、ダッシュボードを共有するをご覧ください。プロジェクトのアクセス権については、プロジェクトとキャンバスのアクセス権に関するトラブルシューティングをご参照ください。キャンバスの共有については、キャンバスを共有するをご覧ください。ファイルの詳細については、ファイルの概要をご活用ください。

ファイルを接続する際の注意点

ダッシュボードにピン留めされたファイルは、参照資料、テンプレート、成果物、定期レビュー用の資産（アセット）として非常に便利です。しかし、これらのファイルはすぐに古くなってしまう可能性があります。チームが常に最新バージョンを必要とする場合は、どのファイルが最新であるかが一目でわかるワークフロー（ファイルの管理ルール）を運用してください。

ファイルのプレビューやダウンロードができない場合、ファイル自体のアクセス権限、ストレージ容量の制限、ファイル形式、またはファイルが削除されていることが原因である可能性があります。ファイルのプレビュー、起動、ダウンロードおよびストレージ制限の解決をご参照ください。

外部リンクを接続する

外部リンクは必要に応じてALLOの外部で開かれます。接続するリンクが安定しており、安全で、ダッシュボードの閲覧者がアクセス可能であることを確認してください。外部の他システムを指すリンクの場合、ALLO側からそのシステムへのアクセス権を付与することはできません。

機密性の高いクライアント向けのリンクや社内用のリンクについては、ピン留めする前に、ダッシュボードの閲覧者に開示しても問題ないか必ず確認してください。

リソースを削除する

ダッシュボードからリソースを削除する場合、通常はピン留めが解除されるだけで、元のプロジェクト、キャンバス、ファイル、または外部ページそのものが削除されるわけではありません。元のアイテム自体を削除またはアーカイブする必要がある場合は、それぞれの管理エリア（元の保存先）から操作を行ってください。

リソースが破損している（開けないなど）場合は、アクセス権限を修復するか、リンクを更新するか、リソースを差し替えるか、あるいはダッシュボードから削除するかを状況に応じて決定してください。

ピンボードリソースのトラブルシューティング

• リソースの検索でアイテムが見つからない

  • 原因:
    • 対象のアイテムへのアクセス権限がない。
    • アイテムがアーカイブまたは削除されている。
    • 検索ワードが間違っている。
  • 対処法: リソースに直接アクセスして、アクセス権限や状態を確認してください。

• 閲覧者がダッシュボードは表示できるが、リソースを表示できない

  • 原因: リソース自体のアクセス権限が、ダッシュボードのアクセス権限よりも狭く設定されている。
  • 対処法: 該当リソースを閲覧者と共有してください。

• ファイルのプレビューやダウンロードができない

  • 原因:
    • ファイルのアクセス権限の不足。
    • ストレージ容量の超過。
    • ファイルの状態（削除済みなど）の不備、またはプレビュー非対応の形式。
  • 対処法: ファイルおよびストレージのトラブルシューティングをご参照ください。

• 外部リンクを開くと別のログイン画面が表示される

  • 原因: リンク先の外部システムに独自のアクセス制御が設定されている。
  • 対処法: 外部システム側でアクセス権限を付与してください。

• リソースのタイトルが分かりにくい

  • 原因: デフォルトの名前が、閲覧者（ターゲットユーザー）にとってわかりにくい名称になっている。
  • 対処法: 可能であれば、ピンボードのエントリ名を分かりやすい名前に変更してください。

• ピンボードが煩雑で整理されていない

  • 原因: ダッシュボードの目的が広すぎるため、多くのリソースが集中している。
  • 対処法: リソースを複数のダッシュボードまたはセクションに分割して整理してください。

サポート窓口への問い合わせが必要な場合

ダッシュボードの編集者が他の場所で開くことのできるリソースに接続できない場合、接続したリソースが繰り返し消失してしまう場合、または十分なアクセス権限を持っていることが確認されている閲覧者がブラウザ更新後もピン留めされたアイテムを開けない場合は、サポート窓口までお問い合わせください。

お問い合わせの際は、ダッシュボードのリンク、リソースのリンク、閲覧者のメールアドレス、付与されているべき権限、およびエラー画面のスクリーンショットをあわせてご提供ください。