Conectar recursos a un dashboard
Utilice widgets de pinboard para conectar proyectos, canvases, archivos y enlaces al dashboard que revisan los usuarios.
Los recursos de pinboard hacen que los dashboards sean útiles como puntos de partida
Un dashboard es más eficaz cuando vincula directamente los recursos que los usuarios necesitan con mayor frecuencia. Los recursos de pinboard permiten conectar proyectos, canvases, archivos y enlaces para que los lectores puedan pasar de un dashboard resumido al trabajo subyacente.
Utilice los pinboards para referencias de confianza y evite la acumulación innecesaria de elementos. Si todo está fijado, nada es importante.
Disponibilidad
| Elemento | Detalles |
|---|---|
| Disponible en | Planes con acceso a dashboards y pinboards |
| Disponible para | Aplicación web, aplicación de escritorio y aplicación móvil |
| Quién puede conectar recursos | Usuarios con permisos de edición o de gestión en el dashboard |
| Quién puede abrir recursos | Usuarios con permisos para acceder al proyecto, canvas, archivo o enlace de destino subyacente |
| Soporte móvil | La configuración de recursos es compatible con dispositivos móviles. El uso de la aplicación web o de escritorio puede resultar más cómodo para pinboards con muchos elementos o listas largas de recursos. |
Tipos de recursos
| Recurso | Uso recomendado |
|---|---|
| Proyecto | Planes de ejecución, canvases de proyecto, flujos de trabajo del equipo |
| Canvas | Planificación visual, talleres, diseño, mapas, diagramas |
| Archivo | Documentos de referencia, archivos PDF, imágenes, videos, recursos |
| Enlace | Herramientas externas, documentos, dashboards, enlaces de clientes |
El dashboard ayuda a los usuarios a encontrar el recurso, pero no reemplaza el modelo de permisos propio del recurso.
Conectar un recurso
Abra el dashboard, añada o edite el widget de pinboard y elija la acción para conectar el recurso. Utilice la función Buscar o seleccione el proyecto, canvas, archivo o enlace. Si el nombre predeterminado no es lo suficientemente claro, agregue un título descriptivo.
Después de realizar la conexión, abra el recurso de la misma manera que lo haría un lector. Esto permite detectar problemas de permisos antes de enviar el dashboard al equipo.
Nombrar y organizar recursos
Utilice nombres que indiquen a los lectores por qué es importante el recurso. Un nombre de archivo como "Presentación" es poco descriptivo; en su lugar, utilice "Presentación de revisión de la junta". Del mismo modo, evite usar solo "Canvas"; prefiera "Canvas de planificación del tercer trimestre".
Ordene los recursos de manera que los elementos más importantes o abiertos con mayor frecuencia aparezcan primero. Si el pinboard admite diferentes modos de visualización, elija el que mejor se adapte al dashboard: listas compactas para múltiples enlaces o tarjetas detalladas para un conjunto de elementos más reducido.
La importancia de los permisos de los recursos
El acceso al dashboard no otorga automáticamente acceso a los recursos. Un lector puede abrir un dashboard y, aun así, tener el acceso denegado a un canvas, proyecto o archivo fijado.
Antes de compartir un dashboard de forma generalizada, verifique lo siguiente:
| Verificación | Razón |
|---|---|
| Acceso al dashboard | El lector debe poder abrir el dashboard. |
| Acceso al recurso | El lector debe poder abrir el elemento fijado. |
| Membresía del espacio de trabajo | Los recursos exclusivos del espacio de trabajo requieren que el usuario tenga acceso a dicho espacio. |
| Uso compartido externo | Es posible que los colaboradores externos e invitados necesiten que se compartan los recursos con ellos de forma explícita. |
| Estado eliminado o archivado | Los enlaces fijados que dirijan a trabajos eliminados o archivados no funcionarán. |
Para obtener información sobre cómo compartir un dashboard, consulte Compartir un dashboard. Para el acceso a proyectos, consulte Solución de problemas de acceso a proyectos y canvases. Para compartir un canvas, consulte Compartir un canvas. Para archivos, consulte Visión general de archivos.
Conectar archivos con precaución
Los archivos fijados en los dashboards pueden resultar útiles para referencias, plantillas, entregas y recursos de revisión periódica. Sin embargo, también pueden quedar desactualizados rápidamente. Si el equipo necesita la versión más reciente, implemente un flujo de trabajo de archivos que permita identificar claramente cuál es el archivo vigente.
Si un archivo no se puede previsualizar ni descargar, el problema podría deberse a los permisos del archivo, la cuota de almacenamiento, el tipo de archivo o que este haya sido eliminado. Consulte Previsualizar, abrir y descargar archivos y Solucionar límites de almacenamiento.
Conectar enlaces externos
Los enlaces externos se abren fuera de ALLO según corresponda. Asegúrese de que el enlace sea estable, seguro y accesible para los usuarios del dashboard. Si el enlace dirige a otro sistema, recuerde que ALLO no puede otorgar acceso a ese sistema externo.
En el caso de enlaces confidenciales de clientes o de carácter interno, confirme si los destinatarios del dashboard deben tener visibilidad antes de fijarlos.
Eliminar un recurso
Al eliminar un recurso de un dashboard, por lo general solo se quita la fijación y no se elimina el proyecto, canvas, archivo o página externa original. Si también desea eliminar o archivar el elemento subyacente, realice dicha acción desde su sección correspondiente.
Si un recurso presenta fallas, evalúe si debe corregir los permisos, actualizar el enlace, reemplazar el recurso o simplemente eliminarlo del dashboard.
Solución de problemas de recursos de pinboard
| Síntoma | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| La búsqueda de recursos no encuentra el elemento | - Falta de acceso al elemento.<br>- El elemento está archivado o eliminado.<br>- El término de búsqueda es incorrecto. | Abra el recurso directamente y confirme sus permisos. |
| El lector puede ver el dashboard pero no el recurso | - Los permisos del recurso son más restrictivos que los del dashboard. | Comparta el recurso con el lector. |
| No se puede previsualizar ni descargar el archivo | - Problemas con los permisos del archivo.<br>- Superación de la cuota de almacenamiento.<br>- El formato no es compatible o el archivo fue eliminado. | Utilice la guía de solución de problemas de archivos y de almacenamiento. |
| El enlace externo solicita iniciar sesión de nuevo | - El destino del enlace tiene su propio control de acceso. | Otorgue el acceso correspondiente en el sistema externo. |
| El título del recurso resulta confuso | - El nombre predeterminado no es claro para la audiencia. | Cambie el nombre de la entrada de pinboard si la opción está disponible. |
| El pinboard está demasiado saturado | - El propósito del dashboard es demasiado amplio. | Divida los recursos en diferentes dashboards o secciones. |
Cuándo ponerse en contacto con el soporte técnico
Póngase en contacto con el soporte técnico si un editor de dashboards no puede conectar recursos que sí puede abrir en otras secciones, si un recurso conectado desaparece repetidamente, o si los lectores con permisos confirmados no pueden abrir un elemento fijado tras actualizar la página. Incluya el enlace del dashboard, el enlace del recurso, el correo electrónico del lector, los permisos previstos y una captura de pantalla del error.
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