Compartir un dashboard
Controle quién puede abrir un dashboard, qué puede cambiar y por qué algunas acciones del dashboard pueden estar desactivadas.
Comparta dashboards con las personas que necesitan la vista
El uso compartido de dashboards controla quién puede abrir y modificar un dashboard. Resulta útil para centros de equipo, resúmenes de liderazgo, vistas de clientes, páginas de revisión de proyectos y salas de estado recurrentes.
Los dashboards pueden incluir recursos del proyecto, pero compartir un dashboard no es lo mismo que compartir un proyecto. Si alguien necesita trabajar dentro del proyecto mismo, gestione los miembros del proyecto desde el proyecto. Si solo necesitan la vista de estado recurrente, comparta el dashboard con el nivel de acceso adecuado.
Compartir un dashboard no es lo mismo que compartir cada proyecto, canvas, archivo o enlace que contiene. Un dashboard puede ser visible mientras que un recurso fijado sigue estando restringido. Verifique ambos aspectos.
Disponibilidad
| Elemento | Detalles |
|---|---|
| Disponible en | Planes con acceso a dashboards |
| Disponible para | Aplicación web, aplicación de escritorio y aplicación móvil |
| Quién puede compartir | Usuarios con permiso para gestionar el acceso a dashboards |
| Acceso de lector | Puede abrir el dashboard pero no puede editarlo |
| Acceso de editor | Puede cambiar los widgets, los recursos y la configuración del dashboard según su rol |
Abra la configuración de uso compartido
Abra el dashboard y elija la acción de compartir o de permisos. Revise quién tiene acceso actualmente antes de agregar a más personas. Si la acción no está disponible, es posible que usted solo tenga acceso de lectura o que el espacio de trabajo restrinja el uso compartido del dashboard a ciertos roles.
Para conocer los conceptos generales de los roles, consulte Roles y acceso.
Elija el nivel de acceso adecuado
| Acceso | Cuándo usarlo |
|---|---|
| Ver | Las personas necesitan abrir y revisar el dashboard. |
| Comentario o interacción limitada | Las personas necesitan participar donde se admita, pero no deben cambiar la configuración. |
| Editar | Las personas necesitan actualizar los widgets, los recursos, los nombres, el diseño o el contenido del dashboard. |
| Gestionar | Las personas necesitan controlar el uso compartido, archivar, restaurar o administrar configuraciones de alto impacto donde estén disponibles. |
Las etiquetas exactas pueden variar. Use el menor nivel de acceso que permita a las personas realizar su trabajo.
Comparta enlaces de dashboards
Copie el enlace de un dashboard y envíelo a la audiencia adecuada. Un enlace copiado no elude los permisos de acceso. Si alguien no puede abrirlo, actualice la configuración de uso compartido o solicite al administrador del espacio de trabajo que verifique su membresía.
Si un dashboard está destinado a personas fuera del espacio de trabajo, confirme que el espacio de trabajo y el modelo de uso compartido del dashboard admitan ese acceso externo. No asuma que un enlace de dashboard interno es seguro para los clientes.
Verifique el acceso a los recursos
Después de compartir un dashboard, pruebe los recursos que contiene:
| Recurso | Qué verificar |
|---|---|
| Proyecto | El lector puede abrir el proyecto y las tareas pertinentes. |
| Canvas | El lector puede abrirlo con el nivel previsto de visualización, Comentario o edición. |
| Archivo | El lector puede previsualizarlo o descargarlo si es necesario. |
| Enlace externo | El lector tiene acceso en el sistema externo. |
| Datos de widget | El lector puede ver los datos de los que depende el widget. |
Si un recurso falla, actualice los permisos de ese recurso o elimínelo del dashboard. Use la guía Conectar recursos a un dashboard cuando la solución consista en reemplazar o reorganizar los elementos fijados.
Comparta con miembros del espacio de trabajo
Los miembros del espacio de trabajo suelen ser la audiencia más sencilla. Agregue a las personas, grupos o roles del espacio de trabajo adecuados según corresponda. Si un miembro aún no puede abrir el dashboard, verifique si se encuentra en el espacio de trabajo correcto y si su estado de miembro está activo.
Si se desactivó a un miembro en el nivel del espacio de trabajo, los permisos del dashboard no pueden restaurar su acceso. El administrador del espacio de trabajo debe reactivarlo o volver a invitarlo si desea que regrese.
Comparta con colaboradores externos
El uso compartido externo requiere un mayor cuidado. El dashboard puede contener varios recursos, y cada uno puede tener sus propias reglas de acceso. Si un colaborador externo solo necesita un canvas, compartir ese canvas directamente puede resultar más limpio que otorgarle acceso al dashboard.
Antes de compartir externamente, elimine los widgets, archivos, enlaces o recursos exclusivos para uso interno. Luego, realice una prueba enviando el acceso al correo electrónico exacto del destinatario siempre que sea posible.
Por qué las acciones están desactivadas
Las acciones pueden estar desactivadas debido a lo siguiente:
| Acción desactivada | Causa posible |
|---|---|
| Compartir | Usted solo tiene acceso de lectura o el uso compartido está restringido. |
| Editar widget | Usted puede ver el dashboard pero no puede editarlo. |
| Abrir recurso | Usted puede ver el dashboard pero no el recurso. |
| Archivar | Usted carece de permisos de gestión. |
| Copiar enlace | La interfaz o el permiso no lo exponen. |
Si usted cree que debería tener acceso, solicite al propietario del dashboard o al administrador del espacio de trabajo que revise su rol.
Solución de problemas al compartir dashboards
| Síntoma | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| El compañero de equipo no tiene acceso | El dashboard no se compartió, la cuenta es incorrecta o la membresía del espacio de trabajo está inactiva. | Verifique la configuración de uso compartido y el correo de la cuenta. |
| El compañero de equipo abre el dashboard pero el widget está vacío | Faltan los permisos de los recursos o de los datos del widget. | Comparta los datos o el recurso subyacente. |
| El compañero de equipo abre el dashboard pero no puede editarlo | El compañero tiene únicamente acceso de visualización. | Otorgue permisos de edición o gestión si corresponde. |
| El colaborador externo ve contenido interno | El dashboard incluye recursos que el colaborador no debería ver. | Elimine los recursos o cree un dashboard más seguro. |
| El enlace funciona para una persona pero no para otra | Los permisos asignados difieren entre sí. | Compare los roles y el acceso a los recursos. |
Cuándo ponerse en contacto con el soporte técnico
Póngase en contacto con el soporte técnico si la configuración de uso compartido no se guarda, si un usuario con permisos confirmados no puede abrir el dashboard después de actualizar la página o si un enlace del dashboard redirige incorrectamente. Incluya el enlace del dashboard, el nombre del espacio de trabajo, el correo electrónico del lector, el nivel de acceso previsto y una captura de pantalla de la configuración de uso compartido.
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