Dashboard freigeben

Dashboards für Personen freigeben, die Zugriff auf die Ansicht benötigen

Die Dashboard-Freigabe steuert, wer ein Dashboard öffnen und bearbeiten kann. Diese Funktion ist nützlich für Team-Hubs, Zusammenfassungen für die Führungsebene, Kundenansichten, Projekt-Review-Seiten und wiederkehrende Status-Bereiche.

Dashboards können Projektressourcen enthalten, jedoch ist das Freigeben eines Dashboards nicht gleichbedeutend mit der Freigabe eines Projekts. Wenn eine Person innerhalb des Projekts selbst arbeiten muss, verwalten Sie die Projektmitglieder direkt über das Projekt. Wenn diese Person lediglich die regelmäßige Statusansicht benötigt, geben Sie das Dashboard mit der entsprechenden Zugriffsebene frei.

Das Freigeben eines Dashboards ist nicht dasselbe wie das Freigeben jedes darin enthaltenen Projekts, Canvases, jeder Datei oder jedes Links. Ein Dashboard kann sichtbar sein, während eine angepinnte Ressource weiterhin eingeschränkt bleibt. Überprüfen Sie daher beide Zugriffseinstellungen.

Verfügbarkeit

Freigabeeinstellungen öffnen

Öffnen Sie das Dashboard und wählen Sie die Aktion zur Freigabe oder Berechtigung aus. Überprüfen Sie, wer derzeit Zugriff hat, bevor Sie weitere Personen hinzufügen. Wenn die Aktion fehlt, verfügen Sie möglicherweise nur über Lesezugriff oder der Arbeitsbereich schränkt die Dashboard-Freigabe für bestimmte Rollen ein.

Allgemeine Informationen zu den Rollenkonzepten finden Sie unter Rollen und Zugriff.

Die passende Zugriffsebene wählen

Die genauen Bezeichnungen können variieren. Verwenden Sie stets die geringste Zugriffsebene, die für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben erforderlich ist.

Dashboard-Links freigeben

Kopieren Sie einen Dashboard-Link und senden Sie ihn an die gewünschten Empfänger. Ein kopierter Link umgeht keine Berechtigungen. Falls eine Person das Dashboard nicht öffnen kann, aktualisieren Sie die Freigabe oder bitten Sie ein Mitglied mit Administratorrechten für den Arbeitsbereich, deren Mitgliedschaft zu überprüfen.

Wenn ein Dashboard für Personen außerhalb des Arbeitsbereichs gedacht ist, stellen Sie sicher, dass das Freigabemodell des Arbeitsbereichs und des Dashboards diesen externen Zugriff unterstützt. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein interner Dashboard-Link für Kunden sicher ist.

Ressourcenzugriff überprüfen

Nach dem Freigeben eines Dashboards sollten Sie die darin enthaltenen Ressourcen testen:

Sollte der Zugriff auf eine Ressource fehlschlagen, aktualisieren Sie die Berechtigung dieser Ressource oder entfernen Sie sie aus dem Dashboard. Nutzen Sie Ressourcen mit einem Dashboard verbinden, wenn Sie angepinnte Elemente ersetzen oder neu organisieren möchten.

Für Mitglieder des Arbeitsbereichs freigeben

Mitglieder des Arbeitsbereichs sind in der Regel die unkomplizierteste Zielgruppe. Fügen Sie die passenden Personen, Gruppen oder Rollen im Arbeitsbereich hinzu, sofern verfügbar. Falls ein Mitglied das Dashboard dennoch nicht öffnen kann, prüfen Sie, ob sich die Person im richtigen Arbeitsbereich befindet und ob ihr Mitgliedsstatus aktiv ist.

Wenn ein Mitglied auf Arbeitsbereichsebene deaktiviert wurde, kann die Freigabe des Dashboards den Zugriff nicht wiederherstellen. Die Administration des Arbeitsbereichs muss das Mitglied reaktivieren oder erneut einladen, falls eine Rückkehr gewünscht ist.

Für externe Partner freigeben

Die Freigabe für externe Personen erfordert besondere Sorgfalt. Das Dashboard kann verschiedene Ressourcen enthalten, von denen jede eigenen Zugriffsregeln unterliegen kann. Wenn ein externer Partner nur einen einzelnen Canvas benötigt, ist es oft übersichtlicher, diesen Canvas direkt freizugeben, anstatt Zugriff auf das gesamte Dashboard zu gewähren.

Entfernen Sie vor der externen Freigabe alle internen Widgets, Dateien, Links oder Ressourcen. Testen Sie den Zugriff anschließend nach Möglichkeit mit der genauen E-Mail-Adresse der empfangenden Person.

Warum Aktionen deaktiviert sind

Aktionen können aus folgenden Gründen deaktiviert sein:

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Zugriff erhalten sollten, bitten Sie die Person, der das Dashboard gehört, oder die Administration des Arbeitsbereichs, Ihre Rolle zu überprüfen.

Fehlerbehebung bei der Dashboard-Freigabe

Wenn beim Freigeben eines Dashboards Probleme auftreten, können Sie diese anhand der folgenden häufigen Szenarien beheben:

• Teammitglieder erhalten keinen Zugriff
  • Mögliche Ursachen: Das Dashboard wurde noch nicht für diese Personen freigegeben, sie sind mit dem falschen Konto angemeldet oder ihre Mitgliedschaft im Arbeitsbereich ist inaktiv.
  • Lösung: Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen und stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse des Kontos korrekt ist.
• Das Dashboard wird geöffnet, aber ein Widget ist leer
  • Mögliche Ursachen: Es fehlen die Berechtigungen für die zugrundeliegenden Widget-Daten oder die verknüpften Ressourcen.
  • Lösung: Geben Sie die zugrundeliegenden Daten oder die Ressource für die betroffene Person frei.
• Das Dashboard wird geöffnet, kann aber nicht bearbeitet werden
  • Mögliche Ursachen: Die Person verfügt lediglich über Lesezugriff.
  • Lösung: Erteilen Sie der Person bei Bedarf die Bearbeitungs- oder Verwaltungsberechtigung.
• Externe Partner sehen interne Inhalte
  • Mögliche Ursachen: Das Dashboard enthält Ressourcen, die für externe Personen nicht sichtbar sein sollten.
  • Lösung: Entfernen Sie diese Ressourcen aus dem Dashboard oder erstellen Sie ein separates Dashboard für die externe Zusammenarbeit.
• Der Freigabelink funktioniert nur bei manchen Personen
  • Mögliche Ursachen: Die betroffenen Personen haben unterschiedliche Berechtigungsstufen für die im Dashboard enthaltenen Ressourcen.
  • Lösung: Vergleichen Sie die Rollen der Personen und deren Zugriff auf die einzelnen Ressourcen.

Wenn Sie den Support kontaktieren möchten

Wenden Sie sich an den Support, wenn sich die Freigabeeinstellungen nicht speichern lassen, eine Person trotz bestätigter Berechtigung das Dashboard auch nach dem Aktualisieren der Seite nicht öffnen kann oder ein Dashboard-Link auf eine falsche Seite führt. Geben Sie dabei bitte den Dashboard-Link, den Namen des Arbeitsbereichs, die E-Mail-Adresse der betroffenen Person, die gewünschte Zugriffsebene sowie einen Screenshot der Freigabeeinstellungen an.