Ressourcen mit einem Dashboard verknüpfen
Verwenden Sie Pinboard-Widgets, um Projekte, Canvases, Dateien und Links mit dem Dashboard zu verknüpfen, das von Ihrem Team überprüft wird.
Pinboard-Ressourcen als nützliche Ausgangspunkte für Dashboards
Ein Dashboard ist weitaus effektiver, wenn es direkt auf die Ressourcen verweist, die Ihr Team regelmäßig benötigt. Mit Pinboard-Ressourcen können Sie Projekte, Canvases, Dateien und Links verknüpfen. So können Betrachter direkt von einer Dashboard-Zusammenfassung zu der zugrunde liegenden Arbeit wechseln.
Nutzen Sie Pinboards für verlässliche Referenzen und vermeiden Sie Unordnung. Wenn alles angepinnt ist, verliert das Dashboard seine Übersichtlichkeit.
Verfügbarkeit
| Element | Details |
|---|---|
| Verfügbar für | Tarife mit Zugriff auf Dashboards und Pinboards |
| Verfügbar in | Web-App, Desktop-App und mobiler App |
| Wer Ressourcen verknüpfen kann | Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten oder Verwalten von Dashboards |
| Wer Ressourcen öffnen kann | Benutzer mit Berechtigungen für das zugrunde liegende Projekt, das Canvas, die Datei oder das Linkziel |
| Mobile Unterstützung | Das Einrichten von Ressourcen wird auf Mobilgeräten unterstützt. Die Web- oder Desktop-App bietet jedoch bei umfangreichen Pinboards oder langen Ressourcenlisten eine komfortablere Bedienung. |
Ressourcentypen
| Ressource | Verwendungszweck |
|---|---|
| Projekt | Ausführungspläne, Projekt-Canvases, Team-Arbeitsbereiche |
| Canvas | Visuelle Planung, Workshops, Design, Pläne, Diagramme |
| Datei | Referenzdokumente, PDFs, Bilder, Videos, Assets |
| Link | Externe Tools, Dokumente, Dashboards, Kunden-Links |
Das Dashboard hilft Benutzern dabei, Ressourcen schnell zu finden. Es ersetzt jedoch nicht das Berechtigungsmodell der jeweiligen Ressource.
Eine Ressource verknüpfen
Öffnen Sie das Dashboard, fügen Sie das Pinboard-Widget hinzu oder bearbeiten Sie es, und wählen Sie die Aktion zum Verknüpfen einer Ressource aus. Nutzen Sie die Suche oder wählen Sie das Projekt, das Canvas, die Datei oder den Link direkt aus. Vergeben Sie einen eindeutigen Titel, falls der Standardname nicht aussagekräftig genug ist.
Öffnen Sie die Ressource nach dem Verknüpfen testweise aus der Perspektive eines Betrachters. Dadurch können Sie Berechtigungsprobleme erkennen, bevor Sie das Dashboard für Ihr Team freigeben.
Ressourcen benennen und organisieren
Verwenden Sie Namen, die den Betrachtern sofort verdeutlichen, warum die jeweilige Ressource wichtig ist. Ein Name wie „Präsentation“ ist zu vage, „Präsentation zur Vorstandssitzung“ hingegen ist präzise. Ein einfacher Name wie „Canvas“ ist nicht aussagekräftig, „Canvas zur Q3-Planung“ dagegen sehr.
Sortieren Sie die Ressourcen so, dass die wichtigsten oder am häufigsten geöffneten Elemente ganz oben stehen. Wenn das Pinboard verschiedene Ansichtsmodi unterstützt, wählen Sie den für Ihr Dashboard am besten geeigneten Modus aus: kompakte Listen für viele Links oder detaillierte Karten für eine kleinere, kuratierte Auswahl.
Berechtigungen für Ressourcen beachten
Der Zugriff auf ein Dashboard gewährt nicht automatisch auch Zugriff auf die verknüpften Ressourcen. Es ist möglich, dass ein Betrachter das Dashboard zwar öffnen kann, der Zugriff auf ein angepinntes Canvas, ein Projekt oder eine Datei jedoch blockiert ist.
Prüfen Sie Folgendes, bevor Sie ein Dashboard für einen größeren Kreis freigeben:
| Prüfung | Grund |
|---|---|
| Dashboard-Zugriff | Die Betrachter müssen das Dashboard öffnen können. |
| Ressourcen-Zugriff | Die Betrachter müssen das angepinnte Element öffnen können. |
| Workspace-Mitgliedschaft | Ressourcen, die nur für den Workspace freigegeben sind, erfordern einen entsprechenden Workspace-Zugriff. |
| Externe Freigabe | Externe Partner benötigen unter Umständen eine explizite Freigabe für die jeweilige Ressource. |
| Gelöschter oder archivierter Zustand | Angepinnte Links zu gelöschten oder archivierten Inhalten funktionieren nicht mehr. |
Weitere Informationen zur Freigabe von Dashboards finden Sie unter Dashboard freigeben. Informationen zum Projektzugriff finden Sie unter Fehlerbehebung beim Projekt- und Canvas-Zugriff. Informationen zur Freigabe von Canvases finden Sie unter Canvas freigeben. Eine Übersicht zu Dateien finden Sie unter Dateien-Übersicht.
Dateien sorgfältig verknüpfen
Das Anpinnen von Dateien an Dashboards eignet sich hervorragend für Referenzdokumente, Vorlagen, Arbeitsergebnisse und wiederkehrende Review-Inhalte. Diese Dateien können jedoch schnell veralten. Wenn Ihr Team stets die aktuellste Version benötigt, sollten Sie einen Datei-Workflow etablieren, bei dem die jeweils aktuelle Datei eindeutig erkennbar ist.
Falls eine Datei-Vorschau nicht geladen oder die Datei nicht heruntergeladen werden kann, liegt dies möglicherweise an den Dateiberechtigungen, dem Speicherplatzkontingent, dem Dateityp oder daran, dass die Datei gelöscht wurde. Nutzen Sie die Hilfeartikel Vorschau, Öffnen und Herunterladen von Dateien und Speicherplatzlimits beheben.
Externe Links verknüpfen
Externe Links werden außerhalb von ALLO geöffnet. Stellen Sie sicher, dass der Link stabil, sicher und für die Zielgruppe des Dashboards zugänglich ist. Wenn der Link auf ein anderes System verweist, kann ALLO keinen Zugriff auf dieses Drittsystem gewähren.
Prüfen Sie bei vertraulichen Kunden- oder internen Links vor dem Anpinnen sorgfältig, ob die Zielgruppe des Dashboards diese einsehen darf.
Eine Ressource entfernen
Das Entfernen einer Ressource von einem Dashboard löscht in der Regel nur die Verknüpfung (den Pin), nicht jedoch das ursprüngliche Projekt, das Canvas, die Datei oder die externe Seite selbst. Falls das zugrunde liegende Element ebenfalls gelöscht oder archiviert werden soll, nehmen Sie diese Änderung im entsprechenden Ursprungsbereich vor.
Wenn eine Ressource fehlerhaft ist, entscheiden Sie, ob Sie die Berechtigungen anpassen, den Link aktualisieren, die Ressource ersetzen oder sie ganz vom Dashboard entfernen möchten.
Fehlerbehebung bei Pinboard-Ressourcen
| Symptom | Mögliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Ressource wird bei der Suche nicht gefunden | • Fehlender Zugriff auf das Element<br>• Das Element wurde archiviert oder gelöscht<br>• Der Suchbegriff ist fehlerhaft | Öffnen Sie die Ressource direkt, um die Berechtigungen zu überprüfen. |
| Betrachter sieht das Dashboard, aber nicht die Ressource | Die Berechtigungen der Ressource sind restriktiver als die des Dashboards. | Geben Sie die Ressource für den Betrachter frei. |
| Datei-Vorschau oder Download schlägt fehl | • Fehlende Dateiberechtigungen<br>• Das Speicherplatzlimit ist erschöpft<br>• Ungültiger Dateistatus oder nicht unterstütztes Vorschauformat | Nutzen Sie die Fehlerbehebung für Dateien und Speicherplatz. |
| Externer Link fordert zur Anmeldung auf | Das Linkziel verfügt über eine eigene Zugriffskontrolle. | Erteilen Sie die Berechtigungen im externen System. |
| Der Titel der Ressource ist unklar | Der Standardname ist für die Zielgruppe ungeeignet. | Benennen Sie den Pinboard-Eintrag um, sofern verfügbar. |
| Das Pinboard ist überfüllt | Der Zweck des Dashboards ist zu weit gefasst. | Teilen Sie die Ressourcen auf verschiedene Dashboards oder Abschnitte auf. |
Support kontaktieren
Kontaktieren Sie den Support, wenn ein Dashboard-Editor keine Ressourcen verknüpfen kann, die er an anderer Stelle öffnen kann, wenn eine verknüpfte Ressource wiederholt verschwindet oder wenn Betrachter trotz bestätigter Berechtigungen ein angepinntes Element auch nach dem Aktualisieren der Seite nicht öffnen können. Geben Sie dabei den Dashboard-Link, den Ressourcen-Link, die E-Mail-Adresse des Betrachters, die erwarteten Berechtigungen sowie einen Screenshot des Fehlers an.
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