Connecter des ressources à un tableau de bord

Les ressources du panneau d'épingles rendent les tableaux de bord utiles comme points de lancement

Un tableau de bord est plus efficace lorsqu'il oriente vers les ressources dont les utilisateurs ont régulièrement besoin. Les ressources du panneau d'épingles permettent de connecter des projets, des canvases, des fichiers et des liens afin que les visiteurs puissent passer facilement d'un tableau de bord de synthèse à l'espace de travail correspondant.

Utilisez les panneaux d'épingles pour regrouper des références fiables, et non pour accumuler du désordre. Si tout est épinglé, plus rien n'est important.

Disponibilité

Types de ressources

Le tableau de bord permet d'aider à trouver la ressource. Il ne remplace pas le modèle d'autorisations propre à chaque ressource.

Connecter une ressource

Ouvrez le tableau de bord, ajoutez ou modifiez le widget de panneau d'épingles, puis choisissez l'action de connexion de ressource. Utilisez la Recherche ou sélectionnez le projet, le canvas, le fichier ou le lien de votre choix. Ajoutez un titre clair si le nom par défaut n'est pas assez explicite.

Après avoir connecté la ressource, ouvrez-la comme le ferait un simple visiteur. Cela vous permet de détecter les éventuels problèmes d'autorisation avant d'envoyer le tableau de bord à votre équipe.

Nommer et organiser les ressources

Utilisez des noms qui indiquent clairement aux visiteurs l'importance de la ressource. Par exemple, au lieu d'un titre vague comme « Présentation », préférez « Présentation de la revue du conseil ». Au lieu de « Canvas », préférez « Canvas de planification du T3 ».

Triez les ressources de manière à ce que les éléments les plus importants ou les plus fréquemment consultés apparaissent en premier. Si le panneau d'épingles prend en charge différents modes d'affichage, choisissez celui qui s'adapte le mieux au tableau de bord : des listes compactes pour un grand nombre de liens, ou des cartes plus riches pour une sélection plus restreinte d'éléments.

L'importance des autorisations de ressources

L'accès à un tableau de bord ne donne pas automatiquement accès aux ressources qu'il contient. Un visiteur peut très bien ouvrir un tableau de bord tout en n'ayant pas l'autorisation d'accéder à un canvas, un projet ou un fichier épinglé.

Avant de partager largement un tableau de bord, effectuez les vérifications suivantes :

Pour en savoir plus sur le partage de tableaux de bord, consultez Partager un tableau de bord. Pour l'accès aux projets, consultez Résoudre les problèmes d'accès aux projets et aux canvases. Pour le partage de canvases, consultez Partager un canvas. Pour les fichiers, consultez Présentation des fichiers.

Connecter les fichiers avec précaution

Les fichiers épinglés aux tableaux de bord peuvent être utiles comme références, modèles, livrables et documents d'évaluation récurrents. Cependant, ils peuvent rapidement devenir obsolètes. Si l'équipe a besoin de la dernière version à jour, utilisez un flux de travail qui rend le fichier le plus récent évident.

Si un fichier ne peut pas être prévisualisé ou téléchargé, le problème peut provenir des autorisations d'accès au fichier, du quota de stockage, du type de fichier ou de son état supprimé. Consultez Prévisualiser, ouvrir et télécharger des fichiers ainsi que Résoudre les limites de stockage.

Connecter des liens externes

Les liens externes s'ouvrent en dehors d'ALLO lorsque cela est approprié. Assurez-vous que le lien est stable, sécurisé et accessible au public ciblé par le tableau de bord. Si le lien pointe vers un autre système, ALLO ne peut pas accorder d'accès à ce système externe.

Pour les liens sensibles internes ou liés à des clients, déterminez si le public du tableau de bord est autorisé à les consulter avant de les épingler.

Supprimer une ressource

La suppression d'une ressource d'un tableau de bord ne retire généralement que l'épingle, sans supprimer le projet, le canvas, le fichier ou la page externe d'origine. Si l'élément sous-jacent doit également être supprimé ou archivé, effectuez cette action depuis son espace d'origine.

Si une ressource ne fonctionne plus, décidez s'il convient de corriger les autorisations, de mettre à jour le lien, de remplacer la ressource ou de la retirer complètement du tableau de bord.

Résolution des problèmes liés aux ressources du panneau d'épingles

Si vous rencontrez des difficultés avec les ressources épinglées, voici les symptômes courants et les solutions recommandées :

• La recherche de ressources ne trouve pas l'élément

  • Causes possibles :
    • Vous ne disposez pas des accès nécessaires à cet élément.
    • L'élément a été archivé ou supprimé.
    • Les termes de recherche saisis sont incorrects.
  • Solution : Ouvrez directement la ressource à son emplacement d'origine pour confirmer vos droits d'accès.

• Le visiteur peut voir le tableau de bord mais pas la ressource

  • Causes possibles : Les autorisations de la ressource sont plus restrictives que celles du tableau de bord.
  • Solution : Partagez la ressource directement avec le visiteur concerné.

• Le fichier ne peut pas être prévisualisé ou téléchargé

  • Causes possibles :
    • Un problème lié aux autorisations d'accès au fichier.
    • Le dépassement du quota de stockage de l'espace de travail.
    • Le fichier a été supprimé ou déplacé.
    • Le format du fichier n'est pas pris en charge pour l'aperçu.
  • Solution : Utilisez le guide d'aide pour les fichiers et le stockage.

• Le lien externe demande une autre connexion

  • Causes possibles : La cible du lien possède son propre système de contrôle d'accès indépendant d'ALLO.
  • Solution : Accordez les accès nécessaires directement au sein du système externe concerné.

• Le titre de la ressource prête à confusion

  • Causes possibles : Le nom par défaut n'est pas adapté ou explicite pour votre public.
  • Solution : Renommez l'entrée directement dans le panneau d'épingles si l'option est disponible.

• Le panneau d'épingles est trop encombré

  • Causes possibles : L'objectif du tableau de bord est trop large.
  • Solution : Divisez vos ressources sur plusieurs tableaux de bord ou organisez-les dans des sections distinctes.

Quand contacter le support

Contactez le support si :

• Un éditeur de tableau de bord ne peut pas connecter de ressources qu'il peut pourtant ouvrir depuis un autre endroit.
• Une ressource connectée disparaît de manière répétée.
• Les visiteurs disposant d'autorisations confirmées ne parviennent pas à ouvrir un élément épinglé, même après avoir actualisé la page.

Pour nous aider à résoudre le problème rapidement, veuillez inclure dans votre demande le lien du tableau de bord, le lien de la ressource concernée, l'adresse e-mail du visiteur, le niveau d'autorisation attendu ainsi qu'une capture d'écran du message d'erreur.