Collegare le risorse a una dashboard

Le risorse in bacheca rendono le dashboard utili punti di avvio

Una dashboard è più efficace quando punta alle risorse di cui gli utenti hanno ripetutamente bisogno. Le risorse in bacheca consentono di collegare progetti, canvases, file e collegamenti, permettendo ai visualizzatori di passare da una dashboard riepilogativa al lavoro sottostante.

Utilizzate le bacheche per riferimenti attendibili, evitando il disordine. Se ogni elemento viene bloccato in bacheca, nulla risulterà importante.

Disponibilità

Tipologie di risorse

La dashboard facilita l'individuazione delle risorse da parte degli utenti, ma non sostituisce il modello di autorizzazione specifico della risorsa stessa.

Collegare una risorsa

Aprite la dashboard, aggiungete o modificate il widget della bacheca e selezionate l'azione per collegare la risorsa. Utilizzate la funzione Cerca o selezionate il progetto, il canvas, il file o il collegamento. Se il nome predefinito non è sufficientemente chiaro, aggiungete un titolo esplicito.

Dopo aver completato il collegamento, aprite la risorsa come se foste un visualizzatore. Questo vi consentirà di individuare eventuali problemi di autorizzazione prima che la dashboard venga inviata al team.

Assegnare un nome e organizzare le risorse

Utilizzate nomi che spieghino chiaramente ai visualizzatori l'importanza della risorsa. Ad esempio, un titolo generico come "Presentazione" non è efficace, mentre "Presentazione per la revisione del consiglio" è utile. Allo stesso modo, "Canvas" è troppo vago, mentre "Canvas di pianificazione Q3" è chiaro e indicativo.

Ordinate le risorse in modo che gli elementi più importanti o aperti più di frequente compaiano per primi. Se la bacheca supporta diverse modalità di visualizzazione, scegliete quella che meglio si adatta alla dashboard: elenchi compatti per un numero elevato di collegamenti oppure schede più ricche di dettagli per una selezione curata di pochi elementi.

L'importanza delle autorizzazioni delle risorse

L'accesso alla dashboard non concede automaticamente l'accesso alle risorse collegate. Un visualizzatore potrebbe essere in grado di aprire una dashboard ma vedersi comunque bloccato l'accesso a un canvas, progetto o file inserito nella bacheca.

Prima di condividere ampiamente una dashboard, verificate quanto segue:

Per la condivisione delle dashboard, consultate la guida Condividere una dashboard. Per l'accesso ai progetti, fate riferimento a Risoluzione dei problemi di accesso ai progetti e ai canvas. Per la condivisione dei canvas, consultate Condividere un canvas. Per i file, fate riferimento a Panoramica sui file.

Collegare i file con attenzione

I file inseriti nella bacheca delle dashboard sono utili come riferimenti, modelli, deliverables e risorse per revisioni periodiche. Tuttavia, possono diventare obsoleti rapidamente. Se il team ha bisogno della versione più recente, adottate un flusso di lavoro che renda evidente qual è il file corrente.

Se non è possibile visualizzare l'anteprima o scaricare un file, il problema potrebbe essere legato alle autorizzazioni del file, alla quota di archiviazione, al tipo di file o allo stato di eliminazione. Consultate le guide Visualizzare l'anteprima, aprire e scaricare i file e Risolvere i limiti di spazio di archiviazione.

Collegare collegamenti esterni

I collegamenti esterni si aprono al di fuori di ALLO, quando opportuno. Assicuratevi che il collegamento sia stabile, sicuro e accessibile al pubblico della dashboard. Se il collegamento rimanda a un altro sistema, ALLO non può concedere l'accesso a tale sistema esterno.

Per i collegamenti riservati ai clienti o interni, prima di aggiungerli alla bacheca verificate se il pubblico della dashboard sia effettivamente autorizzato a visualizzarli.

Rimuovere una risorsa

La rimozione di una risorsa da una dashboard di solito elimina solo il collegamento in bacheca, non il progetto, canvas, file o pagina esterna originale. Se desiderate eliminare o archiviare anche l'elemento sottostante, eseguite l'operazione dall'area proprietaria corrispondente.

Se una risorsa risulta non funzionante, valutate se ripristinare le autorizzazioni, aggiornare il collegamento, sostituire la risorsa o semplicemente rimuoverla dalla dashboard.

Risoluzione dei problemi relativi alle risorse in bacheca

Quando contattare il supporto

Contattate il supporto se un editore della dashboard non riesce a collegare risorse che può aprire altrove, se una risorsa collegata scompare ripetutamente o se i visualizzatori con autorizzazioni verificate non riescono ad aprire un elemento in bacheca anche dopo aver aggiornato la pagina. Nella richiesta di assistenza, includete il collegamento alla dashboard, il collegamento alla risorsa, l'indirizzo email del visualizzatore, l'autorizzazione prevista e uno screenshot dell'errore riscontrato.