Condividere una dashboard

Condividete le dashboard con chi ha bisogno della visualizzazione

La condivisione delle dashboard consente di controllare chi può aprire e modificare una dashboard. È particolarmente utile per gli hub di team, i riepiloghi per la dirigenza, le visualizzazioni per i clienti, le pagine di revisione dei progetti e le stanze destinate allo stato di avanzamento periodico.

Le dashboard possono includere risorse di progetto, ma la condivisione di una dashboard non equivale alla condivisione di un progetto. Se un collaboratore deve lavorare direttamente all'interno del progetto stesso, gestite i membri del progetto dalla sezione del progetto. Se invece necessita unicamente di una visualizzazione periodica dello stato di avanzamento, condividete la dashboard con il livello di accesso appropriato.

La condivisione di una dashboard non comporta la condivisione automatica di ogni progetto, canvas, file o collegamento contenuto al suo interno. Una dashboard può risultare visibile anche se una risorsa fissata rimane con accesso limitato. È opportuno verificare entrambi gli aspetti.

Disponibilità

Aprite le impostazioni di condivisione

Aprite la dashboard e selezionate l'azione di condivisione o di gestione delle autorizzazioni. Verificate chi ha attualmente accesso prima di aggiungere altri utenti. Se l'azione non è disponibile, potreste disporre solo dell'accesso in visualizzazione oppure lo spazio di lavoro potrebbe limitare la condivisione delle dashboard a determinati ruoli.

Per informazioni generali sui ruoli, consultate la guida Ruoli e accesso.

Scegliete il livello di accesso corretto

Le etichette esatte possono variare. Utilizzate il livello di accesso minimo che consenta agli utenti di svolgere il proprio lavoro.

Condividete i collegamenti alle dashboard

Copiate un collegamento alla dashboard e inviatelo al pubblico di riferimento. Il collegamento copiato non aggira le autorizzazioni di sicurezza. Se un utente non riesce ad aprirlo, aggiornate le impostazioni di condivisione o chiedete a un amministratore dello spazio di lavoro di verificare la sua iscrizione.

Se una dashboard è destinata a persone esterne allo spazio di lavoro, verificate che le impostazioni di condivisione dello spazio di lavoro e della dashboard supportino tale accesso esterno. Non date per scontato che un collegamento interno alla dashboard sia sicuro per i clienti.

Verificate l'accesso alle risorse

Dopo aver condiviso una dashboard, verificate le risorse contenute al suo interno:

Se l'accesso a una risorsa non funziona, aggiornate le autorizzazioni di quella specifica risorsa o rimuovetela dalla dashboard. Utilizzate Collegare le risorse a una dashboard qualora la soluzione consista nel sostituire o riorganizzare gli elementi fissati.

Condividete con i membri dello spazio di lavoro

I membri dello spazio di lavoro rappresentano di solito il pubblico più semplice da gestire. Aggiungete le persone, i gruppi o i ruoli dello spazio di lavoro corretti, ove disponibili. Se un membro continua a non riuscire ad aprire la dashboard, verificate che si trovi nello spazio di lavoro corretto e che il suo stato di membro sia attivo.

Se un membro è stato disattivato a livello di spazio di lavoro, le autorizzazioni della dashboard non possono ripristinare il suo accesso. L'amministratore dello spazio di lavoro deve riattivare l'utente o invitarlo nuovamente se deve tornare a collaborare.

Condividete con i collaboratori esterni

La condivisione esterna richiede maggiore attenzione. La dashboard potrebbe contenere diverse risorse, ognuna delle quali può avere le proprie regole di accesso. Se un collaboratore esterno ha bisogno di un solo canvas, la condivisione diretta di quel canvas potrebbe risultare più lineare rispetto alla concessione dell'accesso all'intera dashboard.

Prima di procedere alla condivisione esterna, rimuovete widget, file, collegamenti o risorse destinati esclusivamente all'uso interno. Successivamente, eseguite un test inserendo l'indirizzo email esatto del destinatario, ove possibile.

Perché alcune azioni sono disabilitate

Le azioni possono risultare disabilitate per i seguenti motivi:

Se ritenete di dover disporre dell'accesso, chiedete al proprietario della dashboard o all'amministratore dello spazio di lavoro di verificare il vostro ruolo.

Risoluzione dei problemi di condivisione delle dashboard

In caso di problemi con la condivisione delle dashboard, fate riferimento ai seguenti sintomi e soluzioni:

• Un collega non riesce ad accedere alla dashboard

  • Causa probabile: La dashboard non è stata condivisa, l'utente ha effettuato l'accesso con un account errato oppure la sua iscrizione allo spazio di lavoro non è attiva.
  • Cosa fare: Verificate le impostazioni di condivisione e l'indirizzo e-mail dell'account del destinatario.

• La dashboard si apre ma un widget risulta vuoto

  • Causa probabile: Mancano le autorizzazioni per accedere ai dati del widget o alla risorsa sottostante.
  • Cosa fare: Condividete i dati o la risorsa di origine con l'utente interessato.

• La dashboard si apre ma non è possibile modificarla

  • Causa probabile: L'utente dispone unicamente di un accesso in sola visualizzazione.
  • Cosa fare: Assegnate l'autorizzazione di modifica o di gestione, se appropriato.

• Un collaboratore esterno visualizza contenuti interni

  • Causa probabile: La dashboard include risorse riservate che non dovrebbero essere visibili all'esterno.
  • Cosa fare: Rimuovete tali risorse dalla dashboard o create una dashboard separata e più sicura.

• Il collegamento funziona per un utente ma non per un altro

  • Causa probabile: Le autorizzazioni degli utenti o i loro ruoli sono differenti.
  • Cosa fare: Confrontate i ruoli degli utenti e verificate il loro livello di accesso alle singole risorse.

Quando contattare il supporto

Contattate il supporto se le impostazioni di condivisione non vengono salvate, se un utente con autorizzazione confermata non riesce ad aprire la dashboard dopo aver aggiornato la pagina, o se un collegamento alla dashboard rimanda a un indirizzo errato. Includete il collegamento alla dashboard, il nome dello spazio di lavoro, l'indirizzo e-mail dell'osservatore, il livello di accesso previsto e uno screenshot delle impostazioni di condivisione.