Inviter des collaborateurs

La première invitation définit la structure de l'espace de travail

Inviter des collaborateurs peut sembler être une simple tâche de configuration. Pourtant, il arrive souvent qu'un réviseur ne puisse pas ouvrir le canvas, qu'un client ne figure pas dans l'annuaire des membres ou qu'un nouveau collaborateur se connecte avec une mauvaise adresse e-mail et se retrouve dans un espace vide. La plupart des problèmes liés aux invitations surviennent avant même de cliquer sur Envoyer les invitations : l'équipe n'a pas défini si cette personne doit rejoindre l'espace de travail complet ou si elle a uniquement besoin d'accéder à un élément spécifique.

Une invitation à l'espace de travail est destinée à une personne qui doit faire partie intégrante de l'équipe. Un partage, en revanche, s'adresse à un utilisateur qui doit accéder à un seul canvas, projet ou espace de révision. Faire le bon choix dès le départ simplifie la gestion future : la section des membres reste pertinente, les autorisations demeurent limitées au strict nécessaire et chaque problème d'accès trouve une solution rapide.

Version courte

Disponibilité

Choisir le niveau d'accès avant d'inviter

Déterminez d'abord la tâche que cette personne doit accomplir. La méthode d'invitation en découle naturellement.

Lorsque la réponse n'est pas claire, choisissez d'abord la voie la plus restrictive. Vous pourrez toujours inviter cette personne dans l'espace de travail plus tard. Restreindre des accès trop larges après coup est une tâche bien plus complexe.

Inviter un collaborateur dans l'espace de travail

Utilisez l'invitation à l'espace de travail pour les personnes qui doivent faire partie intégrante de l'équipe.

1. Confirmez que vous vous trouvez dans l'espace de travail qu'ils doivent rejoindre.
2. Ouvrez Membres de l'espace de travail, ou allez dans Accueil → Membres et utilisez l'option d'invitation si elle y est proposée.
3. Choisissez Inviter des membres.
4. Saisissez l'adresse e-mail exacte que la personne utilisera pour se connecter.
5. Choisissez le rôle de membre ou l'option Inviter en tant que qui correspond à ses responsabilités.
6. Envoyez l'invitation.
7. Demandez-lui d'accepter l'invitation en se connectant avec cette même adresse e-mail.
8. Une fois qu'elle a rejoint l'espace, confirmez sa présence dans la section Membres.

Si le bouton Inviter des membres n'apparaît pas, inutile de chercher une option cachée. Demandez à un administrateur de l'espace de travail de vérifier votre rôle, le nombre de Licences disponibles, votre forfait ainsi que la politique de domaine de votre entreprise. Le guide Inviter des membres dans l'espace de travail contient la liste de contrôle complète pour les administrateurs.

Définir le bon rôle sans accorder inutilement des droits d'administrateur

Les rôles au sein de l'espace de travail définissent les responsabilités générales, tandis que les autorisations d'éléments contrôlent l'accès à un projet ou à un contenu précis. Veillez à bien distinguer ces deux notions.

Si un collaborateur a uniquement besoin de modifier un canvas, partagez simplement ce canvas avec un accès en modification. S'il doit inviter des membres, modifier des rôles, gérer les accès désactivés ou configurer l'espace de travail, attribuez-lui le rôle adéquat dans l'espace de travail. Accorder des droits d'administrateur pour résoudre un simple problème d'édition de canvas est disproportionné et complique la gestion de l'espace de travail à long terme.

Consultez le guide Membres, invités et collaborateurs externes pour comprendre en détail les différences entre membre, administrateur, Invités, collaborateurs externes, et les droits de consultation, de Commentaire ou de modification. Utilisez Modifier le rôle d'un membre si la personne est déjà membre et que ses responsabilités ont évolué.

Partager plutôt un élément de travail spécifique

Utilisez le partage lorsqu'un utilisateur a uniquement besoin d'un canvas, d'un projet, d'un tableau de bord, d'un fichier ou d'un flux de révision spécifique.

Pour un canvas, ouvrez-le et sélectionnez Partager. Pour un projet, ouvrez-le et sélectionnez Gérer les membres. Définissez l'autorisation en fonction des tâches à accomplir :

Ajoutez toujours du contexte lorsque vous envoyez le lien. Un message indiquant « Merci d'ajouter vos Commentaires sur la page des tarifs d'ici vendredi » est bien plus efficace qu'un lien brut. Le lien ouvre l'accès, mais le contexte indique ce qu'il faut y faire.

Pour comprendre le modèle de partage complet, commencez par consulter Partager le travail avec des collaborateurs. Pour le comportement spécifique aux canvases, consultez Partager un canvas.

Offrir un point d'accueil au nouveau collaborateur

Accepter une invitation ne suffit pas pour réussir une intégration. Une fois que le nouveau collaborateur a rejoint l'espace, envoyez-lui une première tâche concrète.

1. Communiquez-lui le nom de l'espace de travail ainsi que le premier canvas, projet ou fil de Commentaires qu'il doit ouvrir.
2. Expliquez-lui ce que vous attendez de lui : consultation, Commentaire, modification ou tâches administratives.
3. Mentionnez-le dans le premier Commentaire qui requiert son attention.
4. Orientez-le vers l'Accueil Accueil afin qu'il puisse retrouver ses éléments Récents, ses Mentions, son Activité et l'annuaire des Membres.
5. Utilisez la section Membres pour confirmer qu'il a bien rejoint l'espace de travail en tant que membre.
6. Envoyez-lui le guide Retrouver son travail s'il a besoin d'aide pour utiliser la Recherche, consulter les éléments récents et accéder aux travaux partagés.

Cette transition rapide évite l'écueil classique du collaborateur qui accepte l'invitation pour se retrouver devant un écran vide. Un nouvel utilisateur a besoin d'un point d'entrée et d'une destination claire.

Problèmes fréquents

• L'e-mail d'invitation n'est pas arrivé.

  • Causes possibles :
    • L'adresse e-mail saisie comporte une erreur.
    • Le message a été filtré par le dossier spam, les e-mails promotionnels ou les règles de messagerie de l'entreprise.
    • Le système de sécurité de l'entreprise bloque la réception de l'e-mail.
  • Solutions :
    • Confirmez l'exactitude de l'adresse e-mail.
    • Demandez au destinataire de vérifier ses dossiers de courrier indésirable.
    • Renvoyez l'invitation après vérification.
    • Consultez notre guide Si une invitation n'arrive pas si le problème persiste.

• Le collaborateur a rejoint l'espace mais ne peut pas ouvrir le canvas.

  • Cause : L'adhésion à l'espace de travail est distincte des autorisations d'accès aux canvases individuels.
  • Solution : Ouvrez la boîte de dialogue de Partage du canvas concerné et attribuez-lui des droits de consultation, de Commentaire ou de modification.

• Le collaborateur accède à un canvas mais n'apparaît pas dans l'annuaire des Membres.

  • Cause : L'utilisateur dispose probablement d'un accès limité en tant qu'Invité ou collaborateur externe au niveau de l'élément, et non d'une adhésion complète à l'espace de travail.
  • Solution : C'est le comportement attendu si vous souhaitez restreindre son accès à ce seul canvas.

• Le bouton d'invitation n'apparaît pas.

  • Causes possibles :
    • Votre rôle actuel ne vous permet pas d'inviter de nouveaux membres.
    • Votre forfait a atteint sa limite de Licences.
    • Les politiques de domaine de votre espace de travail restreignent les invitations.
  • Solution : Demandez à un administrateur de l'espace de travail de vérifier les paramètres dans Gérer les membres.

• Le collaborateur s'est connecté avec une mauvaise adresse e-mail.

  • Cause : ALLO considère les comptes professionnels, scolaires, Google, Microsoft ou personnels comme des identités distinctes.
  • Solution : Demandez-lui de se déconnecter et d'utiliser l'adresse e-mail exacte à laquelle l'invitation a été envoyée.

• Un ancien collaborateur doit de nouveau accéder à l'espace.

  • Cause : Un membre désactivé ne peut pas être réinvité avec un simple lien standard.
  • Solution : Vérifiez son statut actuel. Un membre désactivé nécessite une réactivation par un administrateur ou un partage ciblé d'un élément spécifique.

• Vous hésitez entre envoyer une invitation ou effectuer un partage.

  • Référez-vous au tableau ci-dessous pour choisir la bonne action :