Invitare i membri del team

Il primo invito definisce la struttura dello spazio di lavoro

Invitare persone può sembrare una semplice operazione di configurazione, finché il primo revisore non riesce ad aprire il canvas, il cliente non compare nella sezione Persone, o un nuovo collega accede con l'email errata ritrovandosi in uno spazio di lavoro vuoto. La maggior parte dei problemi legati agli inviti sorge prima ancora che qualcuno faccia clic su Invia inviti: il team non ha ancora stabilito se questa persona debba far parte dello spazio di lavoro o se abbia bisogno solo di accedere a un singolo elemento del lavoro.

L'invito a uno spazio di lavoro è rivolto a chi deve entrare a far parte dell'ambiente del team. La condivisione, invece, è indicata per chi deve accedere a un singolo canvas, progetto o interfaccia di revisione. Compiere la scelta corretta fin dall'inizio semplifica ogni passaggio successivo: la sezione Persone mantiene la propria utilità, le autorizzazioni restano limitate e ogni eventuale problema di accesso ha un responsabile chiaro.

Versione breve

Disponibilità

Scegliete il tipo di accesso prima di selezionare il pulsante

Iniziate dal compito che questa persona deve svolgere. Il percorso di invito deriverà di conseguenza.

Quando la risposta non è chiara, scegliete prima il percorso più limitato. Potrete invitare un utente nello spazio di lavoro in un secondo momento; dover limitare un accesso troppo ampio in seguito è un compito decisamente più gravoso.

Invitare un collega nello spazio di lavoro

Utilizzate l'invito allo spazio di lavoro per le persone che devono far parte del team.

1. Confermate di trovarvi nello spazio di lavoro a cui l'utente deve unirsi.
2. Aprite Membri dello spazio di lavoro oppure accedete a Home → Persone e utilizzate l'azione di invito, se presente nello spazio di lavoro.
3. Selezionate Invita membri.
4. Inserite l'indirizzo email esatto che l'utente utilizzerà per accedere.
5. Scegliete il ruolo del membro o l'opzione Invita come corrispondente alle sue responsabilità.
6. Inviate l'invito.
7. Chiedete loro di accettare l'invito dopo aver effettuato l'accesso con lo stesso indirizzo email.
8. Una volta completata l'adesione, verificate che compaiano in Persone.

Se il pulsante Invita membri non è visibile, non cercate un pulsante nascosto. Chiedete a un amministratore dello spazio di lavoro di verificare il vostro ruolo, la capacità delle Licenze, il piano e i criteri del dominio. La guida Invitare membri nello spazio di lavoro contiene l'elenco completo dei controlli per gli amministratori.

Definire il ruolo senza trasformare ogni esigenza in un accesso da amministratore

I ruoli dello spazio di lavoro controllano le responsabilità generali, mentre le autorizzazioni degli elementi controllano un singolo blocco di lavoro. Mantenete distinte queste due opzioni.

Se qualcuno ha bisogno di modificare un singolo canvas, condividete quel canvas con accesso di modifica. Se invece deve invitare membri, modificare ruoli, verificare gli accessi disattivati o gestire le impostazioni dello spazio di lavoro, necessiterà del ruolo di spazio di lavoro appropriato. Concedere l'accesso da amministratore per risolvere un problema di modifica del canvas è una misura eccessiva che rende più complessa la gestione dello spazio di lavoro.

Consultate la guida Membri, ospiti e collaboratori esterni se dovete comprendere la differenza tra membro, amministratore, Ospite, collaboratore esterno, visualizzazione, Commento e modifica. Utilizzate invece Modificare il ruolo di un membro se l'utente fa già parte dello spazio di lavoro e le sue responsabilità sono cambiate.

Condividere invece un singolo elemento di lavoro

Utilizzate la condivisione quando un utente ha bisogno di un singolo canvas, progetto, dashboard, file o flusso di revisione.

Per un canvas, aprite il canvas e selezionate Condividi. Per un progetto, aprite il progetto e selezionate Gestisci membri. Scegliete l'autorizzazione appropriata in base al lavoro da svolgere:

Inviate quindi il link accompagnato da un messaggio di contesto. Un'indicazione come «Siete pregati di lasciare un Commento sulla pagina dei prezzi entro venerdì» è molto più efficace dell'invio di un semplice link. Il link apre la porta, ma è il contesto a spiegare cosa fare una volta entrati.

Per informazioni complete sul modello di condivisione, consultate Condividere il lavoro con i colleghi. Per il comportamento specifico del canvas, consultate Condividere un canvas.

Fornire un punto di partenza chiaro ai nuovi membri

L'accettazione dell'invito è solo l'inizio dell'onboarding. Dopo l'adesione di un nuovo utente, inviategli il primo elemento di lavoro concreto.

1. Inviate il nome dello spazio di lavoro e il primo canvas, progetto o thread di commenti che dovranno aprire.
2. Specificate l'azione richiesta: visualizzare, lasciare un Commento, apportare modifiche o assumere compiti di amministrazione.
3. Menzionateli nel primo commento che richiede la loro attenzione.
4. Indicate loro la sezione Home, in modo che possano orientarsi tra Recenti, Menzioni, Attività e Persone.
5. Utilizzate la sezione Persone per verificare che si siano uniti come membri dello spazio di lavoro.
6. Inviate la guida Trovare nuovamente il lavoro se hanno bisogno di una mappa per orientarsi tra la funzione Cerca, la sezione Recenti e la sezione Condivisi con me.

Questo piccolo accorgimento evita la classica situazione di smarrimento in cui un utente, dopo aver accettato l'invito, si trova davanti a una schermata vuota. Ogni persona ha bisogno di un punto di accesso chiaro e di una destinazione ben definita.

Risoluzione dei problemi

L'email di invito non è arrivata Se l'email di invito non viene ricevuta, procedete come segue:

• Verifica dell'indirizzo: Confermate che l'indirizzo email inserito sia esatto.
• Cartelle speciali: Chiedete al destinatario di controllare le cartelle Spam, Promozioni o la quarantena aziendale.
• Regole della posta: Verificate che non vi siano regole di inoltro o filtri attivi.
• Rinvio: Provate a inviare nuovamente l'invito una sola volta dopo i controlli.
• Approfondimento: Se il problema persiste, consultate la guida Cosa fare se un invito non arriva.

L'utente si è unito ma non riesce ad aprire il canvas L'iscrizione allo spazio di lavoro e le autorizzazioni del canvas sono distinte:

• Aprite la finestra di dialogo Condividi del canvas.
• Assegnate all'utente l'accesso di visualizzazione, Commento o modifica per quel canvas specifico.

L'utente può aprire un canvas ma non compare nella sezione Persone Ciò si verifica quando l'accesso è limitato al singolo elemento:

• L'utente ha effettuato l'accesso come Ospite o collaboratore esterno.
• Non dispone di un'iscrizione completa allo spazio di lavoro.
• Questo comportamento è corretto per mantenere un accesso di revisione limitato.

Il pulsante di invito non è visibile L'assenza dei controlli di invito può dipendere da vari fattori:

• Il ruolo dell'utente non prevede questa autorizzazione.
• Il piano o lo spazio disponibile per le Licenze esaurito.
• Sono attivi vincoli legati al tipo di spazio di lavoro o ai criteri del dominio email.
• Soluzione: Chiedete a un amministratore dello spazio di lavoro di verificare le impostazioni in Membri dello spazio di lavoro.

Accesso effettuato con l'email errata ALLO gestisce gli account di lavoro, scolastici, Google, Microsoft e personali come identità separate:

• Chiedete all'utente di disconnettersi.
• Invitatelo a eseguire l'accesso utilizzando esclusivamente l'indirizzo email che ha ricevuto l'invito.

Un ex collega ha nuovamente bisogno di accedere Prima di inviare un nuovo invito, verificate lo stato dell'utente:

• Un membro disattivato richiede il ripristino da parte di un amministratore.
• In alternativa, condividete direttamente l'elemento specifico. Evitate di riutilizzare vecchi link.

Dubbio tra inviare un invito o condividere un elemento In caso di incertezza, fate riferimento alla seguente distinzione: