Invitar a compañeros de equipo

La primera invitación determina la forma del espacio de trabajo

Invitar a personas parece una tarea sencilla de configuración hasta que el primer revisor no puede abrir el canvas, el cliente no aparece en ninguna parte en Personas o un nuevo compañero de equipo inicia sesión con el correo electrónico incorrecto y llega a un espacio de trabajo vacío. La mayoría de los problemas con las invitaciones comienzan antes de que alguien haga clic en Enviar invitaciones: el equipo no ha decidido si esta persona pertenece al espacio de trabajo o si solo necesita acceder a un elemento de trabajo específico.

Una invitación al espacio de trabajo es para alguien que debe formar parte del espacio del equipo. Compartir es para alguien que debe ingresar a un solo canvas, proyecto o superficie de revisión. Tome la decisión correcta y todo el proceso posterior será más sencillo: la sección de Personas seguirá siendo útil, los permisos se mantendrán limitados y cada problema de acceso tendrá un responsable más claro.

Versión corta

Disponibilidad

Elija el acceso antes de elegir el botón

Comience con la tarea que esta persona debe realizar. La ruta de invitación se deriva de esto.

Cuando la respuesta no sea clara, elija primero el camino más restringido. Usted puede invitar a alguien al espacio de trabajo más adelante; limpiar un acceso amplio después de haberlo otorgado es una tarea mucho más compleja.

Invitar a un compañero de equipo al espacio de trabajo

Use una invitación de espacio de trabajo para las personas que deben formar parte del equipo.

1. Confirme que se encuentra en el espacio de trabajo al que deben unirse.
2. Abra Miembros del espacio de trabajo, o abra Inicio → Personas y use la acción de invitación si su espacio de trabajo la muestra allí.
3. Elija Invitar miembros.
4. Ingrese la dirección de correo electrónico exacta que la persona utilizará para iniciar sesión.
5. Elija el rol de miembro o la opción Invitar como que coincida con su responsabilidad.
6. Envíe la invitación.
7. Solicíteles que la acepten habiendo iniciado sesión con esa misma dirección de correo electrónico.
8. Después de que se unan, confirme que aparecen en Personas.

Si la opción Invitar miembros está oculta, no siga buscando un botón secreto. Solicite a un administrador del espacio de trabajo que verifique su rol, la capacidad de la Licencia, el plan y la política de dominio. Invitar a miembros del espacio de trabajo incluye la lista de verificación completa para administradores.

Asigne el rol sin convertir cada problema en un acceso de administrador

Los roles del espacio de trabajo controlan las responsabilidades generales. Los permisos de los elementos controlan una tarea o recurso específico. Mantenga estos elementos separados.

Si alguien necesita editar un canvas, comparta ese canvas con acceso de edición. Si necesitan invitar a miembros, ajustar roles, revisar accesos desactivados o administrar la configuración del espacio de trabajo, requieren el rol de espacio de trabajo adecuado. Otorgar acceso de administrador para resolver un problema de edición de canvas es una medida demasiado amplia y dificulta la gestión futura del espacio de trabajo.

Use Miembros, Invitados y colaboradores externos cuando la verdadera duda sea la diferencia entre miembro, administrador, Invitado, colaborador externo, vista, Comentario y edición. Use Cambiar el rol de un miembro si la persona ya es miembro y su responsabilidad en el espacio de trabajo ha cambiado.

Comparta un solo elemento de trabajo en su lugar

Use la opción de compartir cuando una persona necesite un solo canvas, proyecto, tablero, archivo o flujo de revisión.

Para un canvas, abra el canvas y elija Compartir. Para un proyecto, abra el proyecto y elija Administrar miembros. Elija el permiso según el trabajo a realizar:

Luego, envíe contexto junto con el enlace. "Por favor, agregue un Comentario en la página de precios antes del viernes" es mucho más efectivo que un enlace sin contexto. Un enlace puede abrir la puerta; el contexto les indica qué hacer una vez que están allí.

Para conocer el modelo completo de uso compartido, comience con Compartir trabajo con compañeros de equipo. Para conocer el comportamiento específico de los canvases, use Compartir un canvas.

Proporcione un lugar donde comenzar a la nueva persona

Una invitación aceptada no equivale al proceso de incorporación. Una vez que la persona se haya unido, envíele su primer elemento de trabajo real.

1. Envíe el nombre del espacio de trabajo y el primer canvas, proyecto o hilo de Comentario que deben abrir.
2. Indíqueles qué necesita de su parte: ver, realizar un Comentario, editar o asumir tareas de administración.
3. Menciónelos en el primer Comentario que requiera su atención.
4. Guíelos hacia Inicio para que puedan encontrar Elementos recientes, Menciones, Actividad y Personas.
5. Use Personas para confirmar que se unieron como miembros del espacio de trabajo.
6. Envíeles Encontrar el trabajo de nuevo si necesitan un mapa para la función Buscar, Elementos recientes y trabajo compartido.

Esta pequeña entrega evita el clásico momento de "Acepté la invitación y ahora veo la aplicación en blanco". La persona necesita un punto de partida y un destino.

Qué puede salir mal

• El correo electrónico de invitación no llegó. Verifique que la dirección de correo electrónico sea exactamente la correcta. Solicite al destinatario que revise el correo no deseado (spam), la carpeta de promociones, la cuarentena de la empresa o sus reglas de correo. Vuelva a enviar la invitación una vez después de verificar la dirección. Si el mensaje sigue sin aparecer, utilice la guía Qué hacer si no llega una invitación.
• Se unieron pero no pueden abrir el canvas. La membresía del espacio de trabajo y los permisos del canvas son independientes. Abra el diálogo de Compartir del canvas y otórgueles acceso de vista, Comentario o edición para ese canvas específico.
• Pueden abrir un canvas pero no aparecen en la sección de Personas. Es probable que tengan acceso a nivel de elemento como Invitado o colaborador externo, en lugar de una membresía en el espacio de trabajo. Esto es correcto si solo requieren un acceso de revisión limitado.
• El botón de invitación no aparece. Su rol, el plan, la capacidad de la Licencia, el tipo de espacio de trabajo o la política de dominio de correo electrónico pueden ocultar las invitaciones de miembros. Solicite a un administrador del espacio de trabajo que revise la sección Miembros del espacio de trabajo.
• Iniciaron sesión con el correo electrónico incorrecto. Pídales que cierren sesión e inicien sesión con el correo electrónico que recibió la invitación. ALLO trata las cuentas de trabajo, escolares, Google, Microsoft y personales como identidades diferentes.
• Un antiguo compañero de equipo necesita acceso de nuevo. Verifique el estado del miembro antes de enviar otra invitación. Un miembro desactivado requiere una recuperación por parte del administrador o que se comparta un elemento específico de forma deliberada, en lugar de un enlace antiguo.

Si no tiene seguridad de si debe invitar o compartir. Utilice esta división: