メンバーを招待する

最初の招待がワークスペースのあり方を決定します

メンバーの招待は一見すると簡単な初期設定作業のように思えますが、最初のレビュー担当者がキャンバスを開けなかったり、クライアントがメンバー一覧の「メンバー」画面に表示されなかったり、あるいは新しいチームメンバーが誤ったメールアドレスでサインインして空のワークスペースに迷い込んでしまったりすることがあります。招待に関するトラブルのほとんどは、**「招待を送信」**をクリックする前に発生しています。つまり、そのユーザーがワークスペース全体に所属すべきなのか、それとも特定のワーク（キャンバスやプロジェクトなど）のみへのアクセスが必要なのかをチームで決めていないことが原因です。

ワークスペースへの招待は、チームスペースの一員となるべきユーザーを対象としています。一方で、共有は、特定のキャンバス、プロジェクト、またはレビュー用画面のみにアクセスするユーザーを対象としています。この選択を最初から正しく行うことで、その後の運用がスムーズになります。メンバー管理の有用性が維持され、権限が必要最小限に抑えられ、すべてのアクセス問題の所有者が明確になります。

クイックサマリー

継続的なアクセス権、メンバーリスト（「メンバー」メニュー）での表示、チームのコンテキスト、または管理者権限が必要な場合は、ユーザーをワークスペースに招待します。特定のアイテムの閲覧、コメント、または編集のみが必要な場合は、キャンバスを共有するか、プロジェクトを共有します。サインインに使用する正確なメールアドレスを入力し、作業に必要な最小限の役割または権限を選択して、最初に開くべきキャンバスまたはプロジェクトを送信します。招待が失敗した場合は、再送する前に、メールアドレスに誤りがないか、およびアイテムの権限設定を確認してください。

利用可能条件

操作を行う前にアクセス権限を選択する

まずは、そのユーザーがどのような作業を行う必要があるかから考えます。それによって、最適な招待手順が決定します。

どちらを選ぶべきか迷った場合は、まずはより制限の強い（狭い）アクセス権を選択してください。後からワークスペース全体に招待することはいつでも可能ですが、一度広範囲に付与したアクセス権を後から制限・整理するのは非常に困難な作業になります。

ワークスペースにチームメンバーを招待する

チームの恒久的なメンバーとして参加するユーザーには、ワークスペースへの招待を使用します。

1. 招待対象のユーザーが参加すべき正しいワークスペースにいることを確認します。
2. ワークスペースメンバーを開くか、ホーム → メンバー画面に移動し、招待ボタンが表示されている場合はそれをクリックします。
3. **「メンバーを招待」**を選択します。
4. そのユーザーがサインインに使用する正確なメールアドレスを入力します。
5. ユーザーの職務や役割に合うメンバーの役割（または**「招待時の役割」**オプション）を選択します。
6. 招待を送信します。
7. 招待されたメールアドレスと同じアドレスでサインインした状態で、招待を承諾するよう伝えます。
8. 参加が完了したら、メンバー一覧に名前が表示されることを確認します。

もし**「メンバーを招待」**ボタンが表示されていない場合は、隠しボタンを探し回る必要はありません。ワークスペースの管理者に、ご自身の役割、ライセンス数（残りのライセンス枠）、プラン、およびドメインポリシーを確認するよう依頼してください。ワークスペースメンバーの招待で管理者向けのチェックリストについて詳しく解説しています。

問題解決のために安易に管理者権限を付与しない

ワークスペースの役割は全体の管理権限を制御し、個別のアイテム（キャンバス等）の権限は特定の実務権限を制御します。これらは明確に区別して運用してください。

たとえば、特定のキャンバスを編集する必要があるユーザーには、そのキャンバスの編集権限を付与して共有します。一方で、メンバーの招待、役割の調整、無効化されたユーザーの確認、またはワークスペースの設定管理が必要な場合には、適切なワークスペースの役割を割り当てる必要があります。「特定のキャンバスを編集したい」という問題を解決するために管理者権限を付与してしまうと、権限の範囲が広くなりすぎ、後からワークスペース全体のアクセス制御を把握するのが困難になります。

メンバー、管理者、ゲスト、外部コラボレーター、および閲覧、コメント、編集権限の違いについて詳しく知りたい場合は、メンバー、ゲスト、および外部コラボレーターを参照してください。すでにメンバーとして参加しているユーザーのワークスペース内での役割や責任が変更された場合は、メンバーの役割を変更するを参照してください。

代わりに個別のアイテムを共有する

特定のキャンバス、プロジェクト、ダッシュボード、ファイル、またはレビューフローのみへのアクセスが必要な場合は、共有機能を使用します。

キャンバスを共有する場合は、キャンバスを開いて**「共有」を選択します。プロジェクトを共有する場合は、プロジェクトを開いて「メンバー管理」**を選択します。作業内容に応じて適切なアクセス権限を選択してください。

権限を付与したら、リンクと一緒に具体的な目的を伝えます。単にリンクだけを送信するよりも、「金曜日までに料金ページの確認とコメントをお願いします」と伝える方が、相手がスムーズに作業を開始できます。リンクはアクセスするための扉を開くに過ぎません。具体的な目的や状況を伝えることで、相手は次に何をすべきかを正確に理解できます。

共有モデルの全体像については、チームメンバーとワークを共有するから確認してください。キャンバス固有の共有手順については、キャンバスを共有するを参照してください。

新しいメンバーが迷わないように案内する

招待を承諾しただけでは、オンボーディングが完了したとは言えません。メンバーが参加したら、すぐに最初の実務タスクや関連するワークを案内してください。

1. 参加したワークスペースの名前と、最初に開くべきキャンバス、プロジェクト、またはコメントスレッドを伝えます。
2. 相手に期待する作業（閲覧、コメント、編集、または管理者権限での設定変更など）を具体的に指示します。
3. 確認が必要な最初のコメントで相手をメンションします。
4. ホーム画面を案内し、最近、メンション、アクティビティ、およびメンバーリストの場所を教えます。
5. メンバー画面を開き、相手がワークスペースメンバーとして正常に参加していることを確認します。
6. もしツール内のナビゲーションに迷っている場合は、検索、最近使用したアイテム、共有されたワークを案内するためのワークを再び見つける方法を共有します。

このちょっとした気配りを行うことで、「招待を承諾したものの、画面に何も表示されずどうすればいいか分からない」という状況を防ぐことができます。新しく参加したメンバーには、入り口と目的地の両方を示すことが大切です。

発生する可能性のある問題

• 招待メールが届かない場合
  • メールアドレスに誤りがないか確認してください。
  • 迷惑メール、プロモーション、企業の隔離設定、またはフィルタールールを確認するよう相手に依頼してください。
  • 正しいメールアドレスであることを確認した上で、一度再送を試みてください。
  • それでも解決しない場合は、招待メールが届かない場合を参照してください。
• ワークスペースに参加できたが、キャンバスが開けない場合
  • ワークスペースのメンバーシップと、キャンバスの共有権限はそれぞれ異なります。
  • キャンバスの**「共有」**設定を開き、該当ユーザーに閲覧、コメント、または編集権限を付与してください。
• 特定のキャンバスは開けるが、メンバーリスト（「メンバー」メニュー）に表示されない場合
  • ワークスペースのメンバーではなく、ゲストや外部コラボレーターとしてアイテムレベルの共有権限のみが付与されている可能性が高いです。
  • 閲覧やレビューのみに限定したアクセスであれば、この状態が正常です。
• 招待ボタンが表示されない場合
  • ご自身の役割（ロール）、プラン、ライセンス枠の上限、ワークスペースのタイプ、またはメールのドメイン制限ポリシーによって、メンバーの招待が非表示になっている可能性があります。
  • ワークスペースの管理者に、ワークスペースメンバー管理の設定を確認するよう依頼してください。
• 誤ったメールアドレスでサインインしてしまった場合
  • 一度サインアウトし、実際に招待メールを受け取った正しいメールアドレスで再度サインインするよう指示してください。
  • ALLOでは、仕事用、学校用、Google、Microsoft、個人用アカウントはすべて異なるアカウントとして扱われます。
• 退職したメンバーに再度アクセス権を付与したい場合
  • 新しい招待を送信する前に、該当ユーザーの現在のステータスを確認してください。
  • 無効化されたメンバーの復旧には、管理者による復旧操作、または特定のアイテムに対する明確な個別共有が必要です。古い招待リンクを再利用することはできません。

招待と共有のどちらを選択すべきか分からない場合は、以下を参照してください。