初めてのキャンバス作成

最初のキャンバスは1つの業務のレビューを容易にするために作成します

最初のキャンバスを作成するにあたり、完璧なシステムを用意する必要はありません。必要なのは、実際の成果物、明確な問いかけ、指示、および適切なメンバーが同じ場所を見つめることだけです。それだけで、キャンバスが存在する意義を示すことができます。ファイルへのリンク、チャットのスレッド、まとめのメッセージなどに情報が散らばるのを防ぎ、資料、会話、および意思決定を1つの場所にまとめることができます。

このガイドは、ALLOを初めて利用する方が、すべての機能を探索するのではなく、まず実用的な最初の成果物を作成するためのものです。ホームから開始して空のキャンバスを作成し、レビューに必要な十分な文脈を追加した上で、ワークスペース全体のアクセス権の問題に発展させることなく共有する方法を説明します。

要約

ホームを開き、クイック操作 → 空のキャンバスを選択します。他のメンバーが後から識別できる名前をキャンバスに付けます。レビューに必要な資料を追加し、その資料の近くに主な質問を配置します。その後、キャンバスを共有するか、コメント内でレビュー担当者を「@」でメンションします。その業務が、担当者、日程、セクション、または進捗状況を伴う大規模な計画の一部である場合は、チームが使用を開始する前に適切なプロジェクトに追加してください。

利用可能範囲

キャンバスに1つの役割だけを与える

最初のキャンバスを失敗させる最も簡単な方法は、あらゆるものを詰め込む「引き出し」のように扱ってしまうことです。まずは、ランディングページのレビュー, キャンペーンの方向性の比較, 金曜日の計画セッションに向けた質問の収集, あるいはどのモックアップを採用するかの決定など、キャンバスに1つの役割だけを与えてください。

作成する前に、以下の3つの質問を自身に問いかけてみてください。

もし回答に、担当者、期日、セクション、またはプロジェクトの進捗状況が含まれる場合は、プロジェクト内からキャンバスを作成するか、共有する前にプロジェクトにキャンバスを追加してください。もし「毎週同じレビューを行っている」という場合は、テンプレートを使用します。単に「資料を一緒に確認する場所が欲しい」という場合は、空のキャンバスから開始します。

開始方法を選択する

最初のキャンバスの多くは、空のキャンバスから開始するのが最適です。業務の構成がすでに決まっている場合は、テンプレートやプロジェクトに紐づいたキャンバスの使用をおすすめします。

各形式の詳細な比較については、キャンバスを作成するを参照してください。このガイドでは、最も実用的な最初のステップに絞って説明します。

最初のレビュー用スペースを構築する

1. ホームを開きます。
2. クイック操作 → 空のキャンバスを選択します。
3. ツールの名前ではなく、実際の業務内容に基づいてキャンバスに名前を付けます。たとえば、「新規キャンバス」よりも「ホームページレビュー（6月リリース）」のほうが適切です。
4. レビュー担当者が確認する必要がある資料（画像、ファイル、スクリーンショット、テキストのメモ、リンク、図形、短いプロンプトなど）を追加します。
5. 主な質問を、関連する資料の近くに配置します。レビュー担当者がどのようなフィードバックを求められているか迷わないようにしてください。
6. 回答が必要な正確なキャンバス要素またはページにコメントを追加し、回答すべきメンバーを「@」でメンションします。
7. レビュー担当者が必要とする操作（閲覧、コメント、編集など）に基づいて、アクセス権を設定しキャンバスを共有します。

シンプルさを心がけてください。初日はキャンバスが少し散らかっていても問題ありません。しかし、意図の伝わらないキャンバスは、全員が何を確認すればよいのかを尋ねる手間が発生するため、作業の効率を損ねることになります。

サンプルではなく実際の業務資料を追加する

最初のキャンバスは、実際のワークフローで活用してこそ価値を発揮します。チームがすでにレビューを必要としている具体的な案件を配置し、次にどのようなアクションをとるべきかが明確に伝わるようなシンプルな構成を意識してください。

キャンバス要素の選択、移動、編集の基本についてはキャンバスの基本を学ぶを、コメントとメンションの使用方法についてはコメントとメンションを参照してください。

資料が配置されている場所でフィードバックを求める

「共有」と「招待」は異なる目的で使用されます。特定の業務のみをレビューしてもらう必要がある場合は、キャンバスを共有します。一方で、チーム全体の業務に継続的にアクセスしてもらう必要がある場合は、ワークスペースに招待します。

共有後、具体的な回答が必要な場合は、コメント内でレビュー担当者をメンションしてください。質問のない共有リンクは、ブラウザの読まれないタブの1つになってしまいがちです。具体的な画像、ファイル、ページ、またはキャンバス要素に直接紐づいたコメントを残すことで、レビュー担当者はどこを確認し、何に回答すればよいのかを正確に把握できます。

後からでも簡単に見つけられるようにする

キャンバスは今行われている会議のためだけの場所ではありません。最近、すべてのキャンバス、検索、または共有されたリンクから他のメンバーが開いたときにも、その意図が伝わるようにする必要があります。

タイトルには、プロジェクト、キャンペーン、クライアント、日付、またはワークストリームを含めるようにしてください。また、キャンバスの上部近くに、何をレビューすべきかを示す短いメモを記載します。関連する資料をグループ化し、未解決の質問を参照先の資料の近くに配置します。チームで意思決定が行われた際は、チャットに埋もれさせるのではなく、その内容をキャンバスに直接記録してください。

後からそのキャンバスを確認するメンバーが、あなたに質問することなく、次の2つの問いに対する答えを見つけられる状態が理想的です。それは「何が変更されたか」と「なぜそのように決定されたか」です。

権限が原因で作業ができない場合

キャンバスの作成可否は、ワークスペースまたはプロジェクトの権限設定に依存します。共有設定はそれとは独立しており、アクセス権が全員に付与される前であってもキャンバス自体は存在できますが、他のメンバーが開くには招待または共有リンクが必要となる場合があります。

空のキャンバスボタンが表示されない場合は、正しいワークスペースにログインしているか確認し、管理者に自身の役割でキャンバスの作成が可能かどうかを問い合わせてください。チームメンバーがキャンバスを開けない場合は、役割とアクセス権限を参照し、メンバー、ゲスト、または外部コラボレーターとして登録されているかを確認します。その上で、特定の業務に対してキャンバスを共有するを実行してください。

トラブルシューティング

レビュー中によく発生する問題と対処法は以下の通りです。

• 空のキャンバスボタンが表示されない場合
  • 原因: 誤ったワークスペースにアクセスしているか、キャンバスの作成権限が制限されています。
  • 対処法: 正しいワークスペースであることを確認し、ワークスペースの管理者にキャンバスの作成権限を確認してください。
• 誤ったワークスペースでキャンバスを作成してしまった場合
  • 原因: 作成開始時に所属するワークスペースの選択を誤っています。
  • 対処法: レビュー担当者を招待する前に作業を中断してください。フィードバックの重複や分散を防ぐため、適切なワークスペースに資料を移動するか再作成してください。
• メンバーがキャンバスを開けない場合
  • 原因: ワークスペースまたはキャンバス自体のアクセス制限が有効になっています。
  • 対処法: 役割とアクセス権限からメンバーシップを確認します。必要に応じてキャンバスを共有するから共有設定を見直すか、オーナーや管理者に確認してください。
• メンバーがキャンバス以外の場所でフィードバックを行ってしまう場合
  • 原因: どの資料に対してどのような意見を書き込むべきかが明確に伝わっていません。
  • 対処法: キャンバス上の資料に直接明確なコメントを追加し、担当者を「@」メンションして回答を求めてください。質問を資料のすぐ隣に配置することが重要です。
• 後からキャンバスが見つからない場合
  • 原因: タイトルが抽象的であるか、検索キーワードが含まれていません。
  • 対処法: 検索されやすい具体的なキーワードをタイトルに含めてください。見つからない場合は、すべてのキャンバスや検索を使用します。
• キャンバスが削除されてしまった場合
  • 原因: 誤って削除されたか、他のメンバーによって整理された可能性があります。
  • 対処法: ゼロから再作成する前に、ゴミ箱を確認し、復元可能かどうかをチェックしてください。

最初のキャンバスのチェックリスト

他のメンバーにキャンバスを送信する前に、次の5つの点を確認してください。

• 実用的なタイトル
• 実際の業務資料
• 明確な質問
• 適切なアクセス権
• 状況を把握するための十分な文脈（どこを見て回答すればよいか一目でわかる状態）

この簡単な事前確認を行うだけで、最初のキャンバス作成時における混乱のほとんどを未然に防ぐことができます。