Создание первого холста

Ваш первый холст должен упростить проверку конкретного материала

Для первого холста не требуется выстраивать идеальную систему. Достаточно добавить реальный рабочий материал, сформулировать четкий вопрос и собрать нужных людей в одном месте. Этого достаточно, чтобы понять пользу холста: он объединяет материалы, обсуждение и принятие решений в одном месте, предотвращая их разрозненное хранение в виде ссылок на файлы, сообщений в чатах или итоговых писем.

Данное руководство предназначено для новых пользователей ALLO, которые хотят сразу создать полезный рабочий инструмент, не тратя время на изучение всех функций холста. Вы начнете с главной страницы Home, создадите Пустой холст, добавите необходимый для проверки контекст и поделитесь им, избегая при этом проблем с избыточным доступом ко всему рабочему пространству.

Краткое содержание

Откройте раздел Home и выберите Быстрые действия → Пустой холст. Дайте холсту название, по которому другие пользователи смогут легко найти его в будущем. Добавьте материалы, которые необходимо проверить, и разместите главный вопрос рядом с ними. Затем поделитесь холстом или упомяните проверяющего через символ @ в комментарии. Если работа является частью более крупного плана со своими ответственными, сроками, разделами или статусом выполнения, добавьте холст в соответствующий проект до начала активной работы команды.

Доступность

Назначьте холсту одну конкретную задачу

Самый быстрый способ создать неэффективный холст: использовать его как свалку для всех файлов подряд. Сначала выберите для него одну конкретную задачу: согласовать целевую страницу, сравнить направления рекламной кампании, собрать вопросы к пятничной планировке или утвердить итоговый макет.

Перед созданием холста ответьте на три вопроса:

Если работа связана со сроками, ответственными, разделами или ходом выполнения проекта, создайте холст сразу в контексте проекта или добавьте его туда перед отправкой. Если вы планируете проводить одну и ту же проверку еженельно, воспользуйтесь готовым шаблоном. Если вам нужно простое место для совместного просмотра материалов, начните с чистого холста.

Выберите отправную точку

В большинстве случаев работу лучше начинать с чистого холста. Шаблоны и холсты, привязанные к проектам, больше подходят для задач с уже готовой структурой.

Для подробного сравнения всех форматов изучите руководство Создание холста. В этой статье рассматривается только наиболее простой и эффективный путь.

Подготовьте пространство для первой проверки

1. Откройте раздел Home.
2. Выберите Быстрые действия → Пустой холст.
3. Дайте холсту осмысленное имя, связанное с задачей, а не с инструментом. Например, название «Согласование главной страницы (запуск в июне)» намного лучше, чем стандартное «Новый холст».
4. Добавьте материалы, которые необходимо изучить: изображения, файлы, снимки экрана, текстовые заметки, ссылки, фигуры или короткие указания.
5. Разместите главный вопрос непосредственно рядом с материалом, к которому он относится. Проверяющие не должны гадать, какой именно отзыв от них требуется.
6. Добавьте Комментарий к конкретному объекту или странице, которые требуют внимания, а затем упомяните через символ @ человека, который должен ответить.
7. Поделитесь холстом, предоставив права на просмотр, комментирование или редактирование в зависимости от роли этого сотрудника.

Не усложняйте процесс. В первый день холст может выглядеть хаотично, это нормально. Однако непонятный холст потребует лишних усилий, так как всем участникам придется переспрашивать, на что именно они смотрят.

Добавляйте реальные рабочие материалы вместо демонстрационных данных

Первый холст должен доказать свою полезность в реальном рабочем процессе. Разместите на нем то, что команде уже сегодня требуется согласовать, а затем добавьте лишь минимальную структуру, чтобы сделать следующий шаг очевидным.

Основные сведения о выделении, перемещении и редактировании объектов приведены в руководстве Изучение основ работы с холстом. Инструкции по работе с комментариями и упоминаниями находятся в статье Комментарии и упоминания.

Запрашивайте обратную связь непосредственно в месте выполнения работы

Совместный доступ к холсту и приглашение в рабочее пространство служат разным целям. Открывайте доступ к холсту, если пользователю необходимо проверить конкретную работу. Приглашайте его в рабочее пространство, когда требуется постоянный доступ ко всем проектам команды.

После предоставления доступа упомяните проверяющего в комментарии, если вам нужен конкретный ответ. Обычная ссылка без сопутствующего вопроса часто просто теряется среди других открытых вкладок. Напротив, комментарий, прикрепленный к конкретному изображению, файлу, странице или объекту, сразу показывает проверяющему, куда смотреть и на какой вопрос отвечать.

Позаботьтесь о том, чтобы холст можно было легко найти позже

Холст создается не только для текущей встречи. Он должен оставаться понятным и информативным, когда кто-то откроет его из разделов Недавние, Все холсты, через Поиск или по общей ссылке.

Используйте в названии упоминание проекта, кампании, клиента, даты или направления работы. Разместите в верхней части холста краткую заметку о том, что именно подлежит проверке. Группируйте связанные материалы друг с другом. Размещайте открытые вопросы рядом с соответствующими элементами. Когда команда примет решение, зафиксируйте его прямо на холсте, чтобы оно не затерялось в истории чата.

В будущем любой читатель должен легко найти ответы на два вопроса без обращения к вам напрямую: что именно изменилось и по какой причине.

Что делать при возникновении проблем с доступом

Возможность создания холста зависит от ваших прав в рабочем пространстве или проекте. Предоставление доступа настраивается отдельно: холст может быть создан до того, как другие пользователи получат к нему доступ, поэтому коллегам может потребоваться приглашение или прямая ссылка.

Если кнопка Пустой холст отсутствует, убедитесь, что вы находитесь в нужном рабочем пространстве, и уточните у администратора, позволяет ли ваша роль создавать холсты. Если коллега не может открыть холст, проверьте его статус в разделе Роли и уровни доступа, чтобы узнать, является ли он участником пространства, имеет ли статус Гость или внешнего соавтора. Затем воспользуйтесь инструкцией Предоставление доступа к холсту для открытия доступа к конкретной работе.

Что может пойти не так

• Отсутствует кнопка «Пустой холст»
  • Убедитесь, что выбрали правильное рабочее пространство.
  • Обратитесь к администратору, чтобы проверить права вашей роли на создание холстов.
• Холст создан в неверном рабочем пространстве
  • Не спешите приглашать проверяющих.
  • Перенесите или воссоздайте материалы в нужном пространстве, чтобы отзывы команды не дублировались в разных копиях.
• Коллега не может открыть холст
  • Проверьте параметры совместного доступа к холсту и права доступа к проекту.
  • Убедитесь, что пользователь добавлен в рабочее пространство в разделе Роли и уровни доступа.
  • Попросите владельца или администратора проверить права доступа.
• Проверяющие оставляют отзывы в других местах
  • Добавьте четкий комментарий непосредственно на холсте и упомяните нужного проверяющего.
  • Все вопросы и обсуждения должны находиться рядом с самой работой.
• Холст сложно найти позже
  • Переименуйте его, используя понятные ключевые слова для поиска.
  • Используйте раздел Все холсты или функцию Поиск.
• Холст был удален
  • Проверьте раздел Корзина, прежде чем создавать холст заново.

Чек-лист перед отправкой первого холста

Перед тем как поделиться холстом с коллегами, проверьте пять ключевых моментов:

1. Понятное и информативное название.
2. Наличие реальных рабочих материалов.
3. Четко сформулированный вопрос.
4. Правильно настроенные права доступа.
5. Наличие достаточного контекста, позволяющего ответить без дополнительных уточнений.

Эта простая предварительная проверка поможет избежать большинства недоразумений при первом знакомстве команды с холстом.