Cree su primer canvas

Su primer canvas debe facilitar la revisión de una pieza de trabajo

Un primer canvas no requiere un sistema perfecto detrás. Necesita un trabajo real, una pregunta clara y a las personas adecuadas mirando en el mismo lugar. Esto es suficiente para demostrar el propósito de un canvas: mantiene el material, la conversación y la decisión en un solo lugar, en vez de dispersarlos entre un enlace de archivo, un hilo de chat y un mensaje de resumen.

Utilice esta guía si es nuevo en ALLO y desea crear su primer elemento útil, en lugar de explorar cada herramienta de canvas. Comenzará desde Inicio, creará un Canvas en blanco, agregará suficiente contexto para la revisión y lo compartirá sin que una simple revisión se convierta en un problema de acceso para todo el espacio de trabajo.

Versión corta

Abra Inicio, luego seleccione Acciones rápidas → Canvas en blanco. Asigne al canvas un nombre que otra persona pueda reconocer más tarde. Agregue el material que los revisores necesitan examinar, coloque la pregunta principal cerca de dicho material y luego comparta el canvas o @mencione al revisor en un Comentario. Si el trabajo forma parte de un plan más amplio con responsables, fechas, secciones o progreso, agréguelo al proyecto correspondiente antes de que el equipo comience a utilizarlo.

Disponibilidad

Asigne una sola tarea al canvas

La forma más rápida de diseñar un mal primer canvas es tratarlo como un cajón de sastre donde cabe todo. En su lugar, asígnele una sola tarea inicial: revisar una página de destino, comparar las direcciones de una campaña, recopilar preguntas para la sesión de planificación del viernes o decidir qué maqueta debe avanzar.

Hágase tres preguntas antes de crearlo:

Si la respuesta involucra responsables, fechas de entrega, secciones o el progreso del proyecto, cree el canvas desde el contexto del proyecto o agréguelo a este antes de compartirlo. Si la respuesta es "realizamos esta misma revisión todas las semanas", utilice una plantilla. Si la respuesta es "solo necesitamos un espacio para examinar esto juntos", comience con un canvas en blanco.

Seleccione un punto de partida

La mayoría de los primeros canvases deben comenzar en blanco. Las plantillas y los canvases vinculados a un proyecto son más adecuados cuando el trabajo ya cuenta con una estructura definida.

Para consultar una comparación completa de los formatos, consulte Crear un canvas. Este artículo se limita a detallar la primera ruta útil.

Construya la primera sala de revisión

1. Abra Inicio.
2. Seleccione Acciones rápidas → Canvas en blanco.
3. Asigne un nombre al canvas en función del trabajo, no de la herramienta. Es mejor utilizar Revisión de página de inicio - Lanzamiento de junio en lugar de Nuevo canvas.
4. Agregue el material que los revisores deben examinar: imágenes, archivos, capturas de pantalla, notas de texto, enlaces, formas o una breve instrucción.
5. Coloque la pregunta principal cerca del material al que pertenece. Los revisores no deberían tener que adivinar qué tipo de comentarios desea recibir.
6. Agregue un Comentario en el Objeto o página exactos que requieren una respuesta y, a continuación, mencione con @ a la persona que debe responder.
7. Comparta el canvas con acceso de lectura, comentario o edición, según lo que esa persona necesite hacer.

Mantenga la sencillez. Un canvas desorganizado no es un problema en el primer día; sin embargo, un canvas poco claro resulta costoso porque obligará a todos a preguntar qué es lo que están mirando.

Agregue trabajo real, no contenido de muestra

El primer canvas debe validar un flujo de trabajo real. Incorpore el elemento que el equipo ya necesita revisar y, a continuación, añada únicamente la estructura necesaria para que la siguiente acción resulte evidente.

Para conocer los conceptos básicos sobre cómo seleccionar, mover y editar Elementos de canvas, consulte Aprender los conceptos básicos del canvas. Para obtener información sobre Comentarios y menciones, consulte Comentarios y menciones.

Solicite comentarios directamente en el trabajo

Compartir e invitar resuelven problemas distintos. Comparta el canvas cuando alguien necesite revisar este trabajo específico. Invite a la persona al espacio de trabajo cuando requiera acceso continuo a las actividades del equipo.

Después de compartir, mencione al revisor en un Comentario si necesita una respuesta específica. Un enlace compartido sin una pregunta suele convertirse en otra pestaña sin leer. Por el contrario, un Comentario vinculado a la imagen, el archivo, la página o el Objeto exactos le indica al revisor dónde mirar y qué responder.

Asegúrese de que sea fácil de encontrar la próxima semana

Un canvas no sirve únicamente para la reunión actual. Debe seguir teniendo sentido cuando alguien lo abra desde Recientes, Todos los canvases, Buscar o mediante un enlace compartido.

Utilice un título que incluya el proyecto, la campaña, el cliente, la fecha o el flujo de trabajo. Coloque una breve nota cerca de la parte superior que indique qué requiere revisión. Agrupe el material relacionado. Coloque las preguntas abiertas junto a los recursos a los que hacen referencia. Cuando el equipo tome una decisión, escríbala en el canvas en lugar de dejarla olvidada en un chat.

Los futuros lectores deben ser capaces de responder dos preguntas sin tener que consultarle: qué cambió y por qué.

Qué hacer cuando surgen problemas de permisos

La creación de un canvas depende de sus permisos en el espacio de trabajo o proyecto. Compartir es un proceso independiente: un canvas puede existir antes de que todos tengan acceso, y un compañero de equipo puede requerir una invitación o un enlace para poder abrirlo.

Si la opción Canvas en blanco no aparece, confirme que se encuentra en el espacio de trabajo correcto y pregunte a un administrador si su rol tiene permisos para crear canvases. Si un compañero de equipo no puede abrir el canvas, verifique si es miembro del espacio de trabajo, Invitado o colaborador externo en Roles y acceso y, a continuación, utilice Compartir un canvas para ese trabajo específico.

Qué puede salir mal

• La opción de "Canvas en blanco" no aparece:
  • Confirme que se encuentra en el espacio de trabajo correcto.
  • Consulte a un administrador para saber si su rol tiene permiso para crear canvases.
• El canvas se creó en un espacio de trabajo incorrecto:
  • Detenga el proceso antes de invitar a los revisores.
  • Mueva o vuelva a crear el trabajo mediante el flujo compatible para evitar que los comentarios del equipo se dividan en dos copias.
• Un compañero de equipo no puede abrir el canvas:
  • Verifique la configuración en Compartir un canvas, el acceso al proyecto y la Membresía del espacio de trabajo.
  • Pida a un propietario o administrador que revise el acceso.
• Los revisores dejan sus comentarios en otros medios:
  • Agregue un Comentario claro en el canvas y mencione al revisor que debe responder. La solicitud de revisión debe estar junto al trabajo.
• El canvas es difícil de encontrar más adelante:
  • Cambie el nombre del canvas por uno con palabras clave descriptivas.
  • Utilice Todos los canvases o la función Buscar.
• El canvas fue eliminado:
  • Revise la Papelera antes de volver a crearlo.

Lista de comprobación para su primer canvas

Antes de enviar el canvas a otra persona, verifique cinco aspectos: un título útil, material real, una pregunta clara, el acceso correcto y suficiente contexto para que el destinatario pueda responder sin tener que preguntar dónde mirar. Esta pequeña revisión previa evita la mayor parte de las confusiones al iniciar un canvas.