Приглашение коллег

Первое приглашение определяет структуру рабочего пространства

Приглашение пользователей может казаться простой технической задачей, пока первый рецензент не столкнется с ошибкой доступа к холсту, клиент не потеряется в списке участников или новый коллега не зарегистрируется под другой электронной почтой и не попадет в пустое рабочее пространство. Большинство сложностей с приглашениями возникает еще до нажатия кнопки Отправить приглашения: когда команда заранее не определила, должен ли человек стать частью всего рабочего пространства или ему нужен доступ только к одной конкретной работе.

Приглашение в рабочее пространство предназначено для тех, кто должен стать частью команды. Общий доступ используется, когда человеку нужно открыть только один холст, проект или рабочую область для рецензирования. Правильный выбор на этом этапе упростит дальнейшую работу: список контактов в разделе Люди останется структурированным, права доступа будут строго разграничены, а у каждой проблемы с доступом будет понятный способ решения.

Краткое содержание

Доступность

Выберите тип доступа перед отправкой приглашения

Начните с определения задач, которые предстоит решать пользователю. Исходя из этого, выберите подходящий способ приглашения.

Если Вы сомневаетесь, сначала выберите более строгий вариант доступа. Вы всегда сможете пригласить человека в рабочее пространство позже, в то время как исправление избыточных прав доступа задним числом потребует гораздо больше усилий.

Приглашение коллеги в рабочее пространство

Используйте приглашение в рабочее пространство для тех, кто должен войти в состав Вашей команды.

1. Убедитесь, что Вы находитесь в том рабочем пространстве, к которому должен присоединиться новый пользователь.
2. Откройте раздел Участники рабочего пространства или перейдите в Главная → Люди и воспользуйтесь кнопкой приглашения, если она там отображается.
3. Выберите Пригласить участников.
4. Введите точный адрес электронной почты, который пользователь будет использовать для входа.
5. Выберите роль участника или вариант в меню Пригласить как, соответствующий его обязанностям.
6. Отправьте приглашение.
7. Попросите получателя принять приглашение, предварительно войдя в систему под тем же адресом электронной почты.
8. После присоединения пользователя убедитесь, что он появился в списке Люди.

Если кнопка Пригласить участников скрыта, не пытайтесь найти обходные пути. Попросите администратора рабочего пространства проверить Вашу роль, лимит лицензий, тарифный план и доменную политику. Полный контрольный список для администратора приведен в статье Приглашение участников в рабочее пространство.

Настройка ролей без злоупотребления правами администратора

Роли в рабочем пространстве определяют общую зону ответственности, тогда как разрешения для элементов управляют доступом к отдельной работе. Разделяйте эти понятия.

Если пользователю нужно отредактировать один холст, предоставьте ему доступ к этому холсту с правом редактирования. Если же ему требуется приглашать участников, изменять роли, управлять деактивированным доступом или настраивать рабочее пространство, ему нужна соответствующая роль. Предоставление прав администратора для решения простой проблемы с редактированием холста открывает слишком широкий доступ и усложняет аудит безопасности в будущем.

Используйте статью Участники, гости и внешние соавторы, если хотите подробно разобраться в различиях между участником, администратором, гостем, внешним соавтором, а также правами на просмотр, комментарий и редактирование. Используйте статью Изменение роли участника, если пользователь уже состоит в рабочем пространстве и его обязанности изменились.

Предоставление доступа к отдельному элементу работы

Используйте функцию общего доступа, если пользователю требуется только один холст, проект, дашборд, файл или рабочий процесс для проверки.

Чтобы поделиться холстом, откройте его и нажмите Поделиться. Чтобы поделиться проектом, откройте проект и выберите Управление участниками. Выберите уровень разрешений в зависимости от типа задач:

При отправке ссылки обязательно добавляйте контекст. Сообщение «Пожалуйста, оставьте комментарии к странице с тарифами до пятницы» принесет гораздо больше пользы, чем пустая ссылка. Ссылка лишь открывает доступ, а контекст объясняет пользователю, какие действия от него ожидаются.

Чтобы подробно ознакомиться со всеми возможностями совместной работы, начните со статьи Как делиться результатами работы с коллегами. Для изучения специфики работы с холстами используйте статью Поделиться холстом.

Помогите новому пользователю освоиться

Принятое приглашение еще не гарантирует успешного включения в работу. После того как пользователь присоединился к системе, отправьте ему первую реальную задачу.

1. Отправьте название рабочего пространства и ссылку на первый холст, проект или ветку обсуждений, с которых следует начать работу.
2. Сообщите, что именно от них требуется: просмотр, добавление комментариев, редактирование или администрирование.
3. Упомяните их через символ @ в первом комментарии, требующем их внимания.
4. Направьте их к разделу Главная, чтобы они могли ознакомиться со списками Недавние, Упоминания, Активность и Люди.
5. Откройте раздел Люди, чтобы подтвердить, что новый пользователь успешно присоединился в качестве участника рабочего пространства.
6. Отправьте ссылку на статью Повторный поиск работы, если им нужен ориентир для использования разделов Поиск, Недавние и общий доступ.

Эта небольшая помощь позволит избежать типичной ситуации, когда пользователь принимает приглашение, но видит перед собой пустой интерфейс. Каждому сотруднику нужны не просто открытые двери, но и четкое направление.

Что может пойти не так

• Электронное письмо с приглашением не пришло.

  • Проверьте правильность адреса электронной почты получателя.
  • Попросите его проверить папку со спамом, вкладку с промоакциями, корпоративные фильтры безопасности и правила сортировки почты.
  • Отправьте приглашение повторно после подтверждения адреса.
  • Если письмо все равно не приходит, используйте решения из статьи Если не приходит приглашение.

• Пользователь присоединился, но не может открыть холст.

  • Членство в рабочем пространстве и права доступа к конкретному холсту настраиваются отдельно.
  • Откройте диалоговое окно «Поделиться» на нужном холсте и предоставьте пользователю права на просмотр, добавление комментариев или редактирование.

• Пользователь может открыть холст, но отсутствует в разделе Люди.

  • Вероятно, он получил доступ только к конкретному элементу в качестве гостя или внешнего соавтора, а не участника рабочего пространства.
  • Такое поведение является правильным для ограниченного доступа рецензентов.

• Кнопка приглашения отсутствует.

  • Доступ к этой функции может ограничиваться Вашей ролью, тарифом, лимитом лицензий, типом рабочего пространства или политикой домена электронной почты.
  • Попросите администратора рабочего пространства проверить настройки в разделе Участники рабочего пространства.

• Пользователь вошел в систему под неверным адресом электронной почты.

  • Попросите его выйти из системы и войти под тем адресом, на который было отправлено приглашение.
  • Система ALLO распознает рабочие, учебные, личные учетные записи, а также профили Google и Microsoft как полностью независимые профили.

• Бывшему коллеге снова требуется доступ.

  • Перед повторным приглашением обязательно проверьте его текущий статус участника.
  • Для деактивированных пользователей требуется процедура восстановления администратором или прямой доступ к отдельному элементу, а не использование старой ссылки.

• Вы сомневаетесь, что лучше использовать: приглашение или общий доступ. Рекомендуется следующее разделение задач: