Convidar colegas de equipe

O primeiro convite define a estrutura do espaço de trabalho

Convidar pessoas parece uma tarefa simples de configuração até que o primeiro revisor não consiga abrir o canvas, o cliente não apareça em lugar nenhum na seção Pessoas ou um novo colega de equipe faça login com o e-mail incorreto e caia em um espaço de trabalho vazio. A maioria dos problemas de convite começa antes mesmo de clicar em Enviar convites: a equipe não decidiu se essa pessoa deve fazer parte do espaço de trabalho ou se precisa apenas de acesso a um item específico.

Um convite para o espaço de trabalho é voltado para alguém que deve fazer parte do ambiente da equipe. Já o compartilhamento é destinado a quem precisa entrar em apenas um canvas, projeto ou área de revisão. Acerte nessa escolha e tudo o que vier depois será mais simples: a seção Pessoas continuará útil, as permissões permanecerão restritas e cada problema de acesso terá um responsável mais claro.

Versão curta

Disponibilidade

Escolha o acesso antes de escolher o botão

Comece pela tarefa que essa pessoa precisa realizar. O caminho do convite será definido a partir disso.

Se a resposta não estiver clara, escolha primeiro o caminho mais restrito. Você pode convidar a pessoa para o espaço de trabalho mais tarde; limpar um acesso amplo após o ocorrido é uma tarefa muito mais trabalhosa.

Convidar um colega de equipe para o espaço de trabalho

Use o convite para o espaço de trabalho para pessoas que devem fazer parte da equipe.

1. Confirme se você está no espaço de trabalho correto ao qual a pessoa deve se juntar.
2. Acesse Membros do espaço de trabalho, ou acesse Página Inicial → Pessoas e use a ação de convite se o seu espaço de trabalho a exibir nesse local.
3. Selecione Convidar membros.
4. Insira o endereço de e-mail exato que a pessoa usará para fazer login.
5. Escolha a função de membro ou a opção Convidar como que corresponda à responsabilidade dela.
6. Envie o convite.
7. Peça para a pessoa aceitar o convite enquanto estiver conectada com esse mesmo endereço de e-mail.
8. Depois que ela entrar, confirme se o nome dela aparece em Pessoas.

Se o botão Convidar membros estiver oculto, não continue procurando por um botão secreto. Peça para um administrador do espaço de trabalho verificar a sua função, o limite de Licenças, o plano e a política de domínio. O artigo Convidar membros para o espaço de trabalho apresenta a lista de verificação completa para administradores.

Defina a função sem transformar qualquer problema em acesso de administrador

As funções do espaço de trabalho controlam responsabilidades gerais, enquanto as permissões de itens controlam uma parte específica do trabalho. Mantenha essas definições separadas.

Se alguém precisa editar apenas um canvas, compartilhe esse canvas específico com acesso de edição. Se a pessoa precisa convidar membros, ajustar funções, revisar acessos desativados ou gerenciar as configurações do espaço de trabalho, ela precisará de uma função apropriada no espaço de trabalho. Conceder acesso de administrador para resolver um problema de edição em um canvas é uma medida excessiva e dificulta a organização e o gerenciamento do espaço de trabalho no futuro.

Consulte Membros, convidados e colaboradores externos se a sua dúvida for sobre a diferença entre membro, administrador, Convidado, colaborador externo, visualização, Comentário ou edição. Acesse Alterar a função de um membro se a pessoa já for um membro e a responsabilidade dela no espaço de trabalho tiver mudado.

Compartilhe apenas um item de trabalho

Utilize o compartilhamento quando a pessoa precisar de acesso apenas a um canvas, projeto, painel, arquivo ou fluxo de revisão específico.

No caso de um canvas, abra o canvas e selecione Compartilhar. Para um projeto, abra o projeto e selecione Gerenciar membros. Escolha a permissão com base na atividade que será realizada:

Em seguida, envie informações de contexto junto com o link. Uma mensagem como "Por favor, adicione um comentário na página de preços até sexta-feira" é muito mais útil do que enviar apenas o link puro. O link abre as portas; o contexto orienta as pessoas sobre o que fazer ao entrarem.

Para compreender o modelo de compartilhamento completo, comece lendo Compartilhar o trabalho com colegas de equipe. Para comportamentos específicos do canvas, consulte Compartilhar um canvas.

Ofereça um ponto de partida para a nova pessoa

Um convite aceito não substitui o processo de integração. Assim que a pessoa entrar no espaço de trabalho, envie a ela a primeira tarefa real.

1. Envie o nome do espaço de trabalho e o primeiro canvas, projeto ou linha de comentários que ela deve abrir.
2. Explique o que você precisa que ela faça: visualizar, comentar, editar ou assumir tarefas administrativas.
3. Mencione a pessoa no primeiro comentário que exigir a atenção dela.
4. Direcione-a para a Página Inicial para que ela possa encontrar itens Recentes, Menções, Atividades e Pessoas.
5. Use a seção Pessoas para confirmar que ela ingressou como membro do espaço de trabalho.
6. Envie o guia Encontrar trabalhos novamente caso ela precise de orientação para usar a função Buscar, acessar itens recentes e visualizar trabalhos compartilhados.

Essa breve orientação evita aquela situação clássica em que a pessoa aceita o convite e se depara com uma tela em branco. Toda pessoa precisa de uma porta de entrada e de um destino claro.

O que pode dar errado

• O e-mail de convite não chegou.

  • Confirme se o endereço de e-mail inserido está correto.
  • Peça ao destinatário para verificar as pastas de spam, promoções, quarentena corporativa ou regras de e-mail.
  • Se o problema persistir, use as orientações do artigo Quando um convite não chega.

• Eles entraram no espaço de trabalho, mas não conseguem abrir o canvas.

  • A associação ao espaço de trabalho é diferente das permissões do canvas.
  • Abra o diálogo de compartilhamento do canvas e conceda acesso de visualização, comentário ou edição.

• Eles conseguem abrir um canvas, mas não aparecem em Pessoas.

  • O usuário provavelmente tem acesso apenas ao item como Convidado ou colaborador externo, e não associação ao espaço de trabalho.
  • Esse comportamento é esperado para acessos restritos de revisão.

• O botão de convite não está visível.

  • Sua função, plano, limite de Licenças ou política de domínio de e-mail podem ocultar os convites de membros.
  • Solicite que um administrador do espaço de trabalho verifique as configurações em Membros do espaço de trabalho.

• Eles fizeram login com o e-mail incorreto.

  • Peça para o usuário sair e entrar novamente utilizando o e-mail que recebeu o convite.
  • O ALLO trata contas profissionais, escolares, Google, Microsoft e pessoais como identidades distintas.

• Um ex-colega de equipe precisa de acesso novamente.

  • Verifique o status de membro dele antes de enviar um novo convite.
  • Um membro desativado necessita de recuperação por um administrador ou de um compartilhamento direto de item, e não de um link antigo.

• Dúvida sobre convidar ou compartilhar.

  • Use esta referência rápida: