팀원 초대하기

첫 초대가 워크스페이스 운영 방식을 좌우합니다

팀원 초대는 간단한 설정 작업처럼 보입니다. 하지만 리뷰어가 캔버스를 열지 못하거나, 클라이언트가 구성원 목록에 보이지 않거나, 새 팀원이 다른 이메일로 로그인해 빈 워크스페이스를 보게 되면 문제가 됩니다. 이런 문제는 대부분 초대 보내기를 누르기 전에 이미 시작됩니다. 이 사람을 워크스페이스에 들일지, 작업 하나만 보여 줄지 정하지 않은 채 초대했기 때문입니다.

워크스페이스 초대는 팀의 일원으로 함께 일할 사람에게 보냅니다. 공유는 캔버스, 프로젝트, 리뷰 하나에만 참여하면 되는 사람에게 씁니다. 이 구분만 제대로 해도 이후 관리가 훨씬 수월합니다. 구성원 목록이 깔끔하게 유지되고, 권한은 필요한 범위로 제한되며, 접근 문제가 생겼을 때 누가 해결해야 하는지도 분명해집니다.

요약

지원 범위

초대 방식보다 접근 범위를 먼저 정하세요

상대가 어떤 일을 맡을지부터 정하세요. 그러면 어떤 방식으로 초대할지는 자연스럽게 정해집니다.

판단이 어렵다면 범위가 좁은 방법을 먼저 선택하세요. 워크스페이스 초대는 나중에 해도 되지만, 넓게 열어 둔 권한을 뒤늦게 정리하는 일은 훨씬 번거롭습니다.

워크스페이스에 팀원 초대하기

팀의 일원으로 함께 일할 사람은 워크스페이스에 초대합니다.

1. 상대가 합류할 워크스페이스에 들어와 있는지 확인합니다.
2. 워크스페이스 멤버를 엽니다. 워크스페이스에 따라 홈 → 구성원에서도 초대할 수 있습니다.
3. 멤버 초대하기를 선택합니다.
4. 상대가 로그인할 때 쓸 이메일 주소를 정확히 입력합니다.
5. 여러 명을 초대하려면 이메일 입력란을 추가합니다. 초대 링크를 켜서 복사해 전달할 수도 있습니다.
6. 초대를 보냅니다.
7. 초대받은 사람에게 같은 이메일 주소로 로그인한 상태에서 수락하도록 안내합니다.
8. 합류한 뒤 구성원에 표시되는지 확인합니다.

멤버 초대하기가 보이지 않는다면 메뉴를 더 찾아다니지 마세요. 워크스페이스 관리자에게 내 역할, 남은 라이선스, 플랜, 도메인 정책을 확인해 달라고 요청하는 것이 빠릅니다. 관리자용 전체 체크리스트는 워크스페이스 멤버 초대하기에 정리되어 있습니다.

관리자 권한으로 모든 문제를 해결하려 하지 마세요

워크스페이스 역할은 워크스페이스 전체에 대한 책임 범위를 정하고, 항목 권한은 작업 하나에 대한 권한을 정합니다. 두 가지는 따로 관리하세요.

캔버스 하나만 편집하면 되는 사람에게는 그 캔버스를 편집 권한으로 공유하면 됩니다. 멤버 초대, 역할 변경, 비활성화된 멤버 관리, 워크스페이스 설정이 필요한 사람에게만 알맞은 워크스페이스 역할을 주세요. 캔버스 편집 문제를 풀려고 관리자 권한을 주면 권한 범위가 지나치게 넓어지고, 나중에 누가 무엇을 할 수 있는지 파악하기 어려워집니다.

멤버, 관리자, 비회원, 외부 협업자의 차이나 보기, 댓글, 편집 권한의 차이가 궁금하다면 멤버, 비회원, 외부 협업자를 참고하세요. 이미 멤버인 사람의 담당 범위가 바뀌었다면 멤버 역할 바꾸기를 확인하세요.

작업 하나만 공유하기

캔버스, 프로젝트, 대시보드, 파일, 리뷰 하나에만 참여하면 되는 사람에게는 공유를 사용합니다.

캔버스는 캔버스를 열고 공유를, 프로젝트는 프로젝트를 열고 멤버관리를 선택합니다. 상대가 할 일에 맞춰 권한을 고르세요.

링크를 보낼 때는 무엇을 해 주면 되는지도 함께 적어 주세요. 링크만 보내는 것보다 "금요일까지 가격 페이지에 댓글 부탁드립니다"라고 한 줄 덧붙이는 편이 훨씬 효과적입니다. 링크는 들어오는 길만 알려 줄 뿐, 들어와서 무엇을 해야 하는지는 알려 주지 않습니다.

공유 방식 전반은 팀원과 작업 공유하기에서, 캔버스 공유만의 세부 동작은 캔버스 공유하기에서 확인하세요.

합류한 사람이 바로 일을 시작할 수 있게 해 주세요

초대를 수락했다고 온보딩이 끝난 것은 아닙니다. 새로 합류한 사람에게는 바로 확인할 실제 작업을 알려 주세요.

1. 워크스페이스 이름과 처음 열어 볼 캔버스, 프로젝트, 댓글 스레드를 보냅니다.
2. 보기, 댓글, 편집, 관리 업무 중 무엇을 맡기려는지 알려 줍니다.
3. 확인이 필요한 첫 댓글에서 상대를 멘션합니다.
4. 홈에서 최근 항목, 멘션, 활동, 구성원을 확인할 수 있다고 안내합니다.
5. 구성원에서 워크스페이스 멤버로 합류했는지 확인합니다.
6. 검색, 최근 항목, 공유받은 작업에서 자료를 찾는 방법도 알려 줍니다. 예전 작업 다시 찾기 링크를 함께 보내면 됩니다.

이렇게 첫 작업까지 연결해 주면 "초대는 수락했는데 아무것도 안 보여요" 같은 상황을 막을 수 있습니다. 새로 온 사람에게는 들어올 방법뿐 아니라 처음 열어 볼 작업도 필요합니다.

문제 해결

초대 메일이 오지 않았습니다. 이메일 주소가 정확한지 먼저 확인하고, 받는 사람에게 스팸함, 프로모션함, 회사 메일 보안 필터, 메일 규칙을 확인해 달라고 요청하세요. 주소를 확인했다면 한 번만 다시 보냅니다. 그래도 받지 못했다면 초대 메일이나 링크가 안 올 때를 참고하세요.

합류했는데 캔버스를 열지 못합니다. 워크스페이스 멤버라고 해서 모든 캔버스 권한이 있는 것은 아닙니다. 캔버스의 공유 대화상자에서 해당 캔버스에 읽기 가능, 댓글, 채팅 가능, 편집 가능 중 알맞은 권한을 주세요.

캔버스는 열리는데 구성원 목록에 없습니다. 워크스페이스 멤버가 아니라 비회원이나 외부 협업자로 해당 항목에만 접근하고 있을 가능성이 높습니다. 특정 작업만 검토하는 경우라면 정상입니다.

초대 버튼이 보이지 않습니다. 내 역할, 플랜, 남은 라이선스, 워크스페이스 유형, 이메일 도메인 정책에 따라 멤버 초대 기능이 보이지 않을 수 있습니다. 워크스페이스 관리자에게 워크스페이스 멤버 설정을 확인해 달라고 요청하세요.

다른 이메일로 로그인했습니다. 로그아웃한 뒤 초대 메일을 받은 이메일로 다시 로그인하도록 안내하세요. ALLO는 회사, 학교, Google, Microsoft, 개인 계정을 모두 별개의 독립된 계정으로 구분합니다.

전에 함께 일했던 팀원이 다시 접근해야 합니다. 새로 초대하기 전에 해당 멤버의 상태를 확인하세요. 비활성화된 멤버는 관리자가 복구하거나 필요한 항목만 직접 공유해야 합니다. 예전 링크를 다시 보내는 것으로는 해결되지 않습니다.

초대와 공유 중 무엇을 써야 할지 모르겠습니다. 아래 표를 기준으로 고르세요.