동료 초대하기

첫 초대가 워크스페이스의 모양을 정합니다

사람을 초대하는 일은 작은 초기 설정처럼 보입니다. 하지만 첫 리뷰어가 캔버스를 열지 못하거나, 클라이언트가 구성원 목록에 보이지 않거나, 새 팀원이 다른 이메일로 로그인해 빈 워크스페이스에 들어가는 순간 이야기가 달라집니다. 초대 문제는 대부분 멤버 초대하기를 누르기 전에 시작됩니다. 이 사람이 워크스페이스에 속해야 하는지, 아니면 작업 하나만 열면 되는지 먼저 정하지 않은 것입니다.

워크스페이스 초대는 팀 공간의 일부가 되어야 하는 사람에게 씁니다. 공유는 캔버스, 프로젝트, 리뷰 화면 하나에만 들어오면 되는 사람에게 씁니다. 이 선택을 먼저 맞추면 그다음 일이 훨씬 차분해집니다. 구성원 목록은 필요한 사람만 담고, 권한은 좁게 유지되며, 접근 문제가 생겼을 때 누가 확인해야 하는지도 분명해집니다.

요약

지원 범위

버튼보다 접근 범위를 먼저 고르세요

먼저 이 사람이 해야 할 일을 정하세요. 초대 경로는 그다음에 자연스럽게 따라옵니다.

판단이 애매하면 더 좁은 경로부터 고르세요. 나중에 워크스페이스로 초대할 수 있습니다. 넓게 열어 둔 접근 권한을 뒤늦게 정리하는 쪽이 훨씬 번거롭습니다.

워크스페이스 팀원 초대하기

팀 공간에 속해야 하는 사람에게는 워크스페이스 초대를 사용합니다.

1. 상대가 들어와야 하는 워크스페이스에 있는지 확인합니다.
2. 워크스페이스 멤버를 열거나, 홈 → 구성원에서 워크스페이스에 초대 동작이 보이는지 확인합니다.
3. 멤버 초대하기를 선택합니다.
4. 상대가 실제 로그인할 이메일 주소를 정확히 입력합니다.
5. 책임에 맞는 멤버 역할 또는 초대 권한 옵션을 고릅니다.
6. 초대를 보냅니다.
7. 초대받은 사람이 같은 이메일 주소로 로그인한 상태에서 수락하도록 안내합니다.
8. 가입 후 구성원에 표시되는지 확인합니다.

멤버 초대하기가 보이지 않는다면 숨은 버튼을 더 찾지 마세요. 워크스페이스 관리자에게 내 역할, 라이선스 여유, 플랜, 도메인 정책을 확인해 달라고 요청하세요. 전체 관리자 체크리스트는 워크스페이스 멤버 초대하기에서 다룹니다.

모든 문제를 관리자 권한으로 풀지 마세요

워크스페이스 역할은 넓은 책임을 다룹니다. 작업별 권한은 작업 하나를 다룹니다. 둘은 분리해 두는 편이 좋습니다.

누군가 캔버스 하나를 편집해야 한다면 해당 캔버스를 편집 권한으로 공유하세요. 멤버를 초대하거나, 역할을 조정하거나, 비활성화된 접근을 검토하거나, 워크스페이스 설정을 다뤄야 한다면 알맞은 워크스페이스 역할이 필요합니다. 캔버스 편집 문제를 해결하려고 관리자 권한을 주는 것은 너무 넓고, 나중에 워크스페이스 권한을 이해하기 어렵게 만듭니다.

멤버, 관리자, 비회원, 외부 협업자, 보기, 댓글, 편집의 차이가 핵심이라면 멤버, 비회원, 외부 협업자 이해하기를 읽으세요. 이미 멤버인 사람의 워크스페이스 책임이 바뀐 경우에는 멤버 권한 바꾸기를 사용합니다.

작업 하나만 공유하기

상대가 캔버스, 프로젝트, 대시보드, 파일, 리뷰 흐름 하나만 필요하다면 공유를 사용합니다.

캔버스에서는 캔버스를 열고 공유를 선택합니다. 프로젝트에서는 프로젝트를 열고 멤버관리를 선택합니다. 일의 성격에 맞춰 권한을 고르세요.

그다음 링크와 함께 맥락을 보냅니다. "금요일까지 요금제 페이지에 댓글을 남겨 주세요"는 링크만 보내는 것보다 훨씬 많은 일을 해냅니다. 링크는 문을 열어 줍니다. 맥락은 들어간 뒤 무엇을 해야 하는지 알려 줍니다.

공유 모델 전체는 팀원과 작업 공유하기에서 시작하세요. 캔버스에만 해당하는 동작은 캔버스 공유하기를 보세요.

새로 들어온 사람이 바로 시작할 곳을 주세요

초대를 수락했다고 온보딩이 끝난 것은 아닙니다. 가입한 사람에게는 처음 열 실제 작업을 보내야 합니다.

1. 워크스페이스 이름과 처음 열어야 할 캔버스, 프로젝트, 댓글 스레드를 보냅니다.
2. 보기, 댓글, 편집, 관리자 업무 중 무엇을 기대하는지 알려 줍니다.
3. 확인해야 할 첫 댓글에서 @로 멘션합니다.
4. 홈을 알려 주고 최근 항목, 멘션, 활동, 구성원을 어디서 찾는지 보게 합니다.
5. 구성원에서 워크스페이스 멤버로 들어왔는지 확인합니다.
6. 검색, 최근 항목, 공유받은 작업을 찾는 지도가 필요하다면 예전 작업 다시 찾기를 보냅니다.

이 작은 인계가 "초대는 수락했는데 빈 제품만 보입니다"라는 순간을 막습니다. 사람에게는 문과 목적지가 둘 다 필요합니다.

예상과 다르게 동작할 때

초대 이메일이 도착하지 않았습니다. 이메일 주소가 정확한지 먼저 확인한 뒤, 수신자에게 스팸함, 프로모션함, 회사 격리함, 메일 규칙을 확인해 달라고 요청하세요. 주소를 확인한 뒤 한 번만 다시 보냅니다. 그래도 보이지 않으면 초대 메일이나 링크가 안 올 때를 사용하세요.

가입했지만 캔버스를 열 수 없습니다. 워크스페이스 멤버십과 캔버스 권한은 다릅니다. 캔버스의 공유 대화상자를 열고 해당 캔버스에 읽기 가능, 댓글, 채팅 가능, 편집 가능 중 알맞은 권한을 부여하세요.

캔버스 하나는 열 수 있지만 구성원에 보이지 않습니다. 워크스페이스 멤버가 아니라 작업별 접근 권한을 가진 비회원 또는 외부 협업자일 가능성이 큽니다. 좁은 리뷰 접근이라면 정상적인 상태입니다.

초대 버튼이 보이지 않습니다. 멤버 초대는 내 역할, 플랜, 라이선스 여유, 워크스페이스 유형, 이메일 도메인 정책 때문에 보이지 않을 수 있습니다. 워크스페이스 관리자에게 워크스페이스 멤버를 확인해 달라고 요청하세요.

상대가 다른 이메일로 로그인했습니다. 로그아웃한 뒤 초대를 받은 이메일로 다시 로그인하도록 안내하세요. ALLO는 직장, 학교, Google, Microsoft, 개인 계정을 별개의 독립된 계정으로 다룹니다.

이전 팀원이 다시 접근해야 합니다. 새 초대를 보내기 전에 멤버 상태를 확인하세요. 비활성화된 멤버는 관리자 복구나 의도적인 작업별 공유가 필요합니다. 오래된 링크로 해결할 일이 아닙니다.

초대와 공유 중 무엇이 맞는지 모르겠습니다. 아래 기준으로 고르세요.