팀원 초대하기

초대하기 전에 참여 범위부터 정하세요

초대는 간단한 설정처럼 보입니다. 그러다 첫 리뷰어가 캔버스를 못 열고, 클라이언트는 구성원 목록에 보이지 않고, 새 팀원은 엉뚱한 이메일로 로그인해 텅 빈 워크스페이스를 보게 됩니다. 이런 문제는 대부분 초대 보내기를 누르기 전에 이미 시작됩니다. 이 사람이 워크스페이스의 일원이 되어야 하는지, 작업 하나만 보면 되는지를 정하지 않았기 때문입니다.

워크스페이스 초대는 팀 공간에 함께 있을 사람에게 보냅니다. 공유는 캔버스나 프로젝트 하나를 보거나 특정 리뷰에만 참여하면 되는 사람에게 씁니다. 이 선택만 맞으면 그다음은 한결 수월합니다. 구성원 목록에는 실제로 함께 일하는 사람만 남고, 권한도 필요한 범위로 제한됩니다. 접근 문제가 생겨도 누구에게 확인하면 되는지 분명합니다.

요약

지원 범위

버튼보다 접근 범위를 먼저 고르세요

이 사람이 어떤 일을 할지부터 생각하세요. 그러면 워크스페이스에 초대할지, 작업만 공유할지 정할 수 있습니다.

판단이 서지 않으면 접근 범위가 좁은 방법부터 고르세요. 워크스페이스 초대는 나중에 해도 됩니다. 필요 이상으로 준 권한을 나중에 줄이는 일이 훨씬 번거롭습니다.

워크스페이스에 팀원 초대하기

팀의 일원이 될 사람은 워크스페이스에 초대합니다.

1. 상대가 들어올 워크스페이스에 내가 있는지 확인합니다.
2. 워크스페이스 멤버를 엽니다. 워크스페이스에 따라 홈 → 구성원에서 바로 초대할 수도 있습니다.
3. 멤버 초대하기를 선택합니다.
4. 상대가 로그인할 때 쓸 이메일 주소를 정확히 입력합니다.
5. 여러 명이면 이메일 입력란을 더 추가합니다. 초대 링크를 켜고 복사해서 보낼 수도 있습니다.
6. 초대를 보냅니다.
7. 받는 사람에게 초대받은 이메일로 로그인한 상태에서 수락해 달라고 안내합니다.
8. 합류하면 구성원에 보이는지 확인합니다.

멤버 초대하기가 안 보이면 숨은 버튼을 찾아 헤매지 마세요. 워크스페이스 관리자에게 내 역할, 남은 라이선스, 플랜, 도메인 정책을 확인해 달라고 하는 편이 빠릅니다. 관리자용 전체 체크리스트는 워크스페이스 멤버 초대하기에 있습니다.

모든 문제를 관리자 권한으로 풀지 마세요

워크스페이스 역할은 워크스페이스 전체에서 맡는 책임을, 항목 권한은 작업 하나에 대한 권한을 정합니다. 둘은 따로 다루세요.

캔버스 하나를 편집해야 하는 사람에게는 그 캔버스를 편집 가능 권한으로 공유하면 됩니다. 멤버 초대, 역할 조정, 비활성화된 멤버 정리, 워크스페이스 설정을 맡아야 하는 사람에게만 그에 맞는 워크스페이스 역할을 주세요. 캔버스 편집 문제 하나 때문에 관리자 권한을 주면 범위가 너무 넓어지고, 나중에 누가 무엇을 할 수 있는지 파악하기 어려워집니다.

멤버, 관리자, 비회원, 외부 협업자의 차이나 보기, 댓글, 편집 권한의 차이가 궁금하다면 멤버, 비회원, 외부 협업자를 보세요. 이미 멤버인 사람의 역할이 바뀌었다면 멤버 역할 바꾸기를 참고하세요.

작업 하나만 공유하기

캔버스, 프로젝트, 대시보드, 파일, 리뷰처럼 작업 하나에만 참여할 사람에게는 공유를 씁니다.

캔버스는 캔버스를 열고 공유를, 프로젝트는 프로젝트를 열고 멤버관리를 선택합니다. 권한은 상대가 할 일에 맞춰 고르세요.

링크를 보낼 때는 무엇을 해 달라는지도 한 줄 적으세요. 링크만 보내는 것보다 "금요일까지 가격 페이지에 댓글 부탁드립니다"라고 한 줄 덧붙이는 편이 훨씬 확실합니다. 링크는 들어오는 길만 열어 줄 뿐, 들어와서 무엇을 할지는 그 한 줄이 알려 줍니다.

공유 방식 전반은 팀원과 작업 공유하기에서, 캔버스 공유의 세부 동작은 캔버스 공유하기에서 확인하세요.

새로 온 사람이 바로 일을 시작할 수 있게

초대를 수락했다고 온보딩이 끝난 건 아닙니다. 합류한 사람에게는 바로 열어 볼 실제 작업을 건네세요.

1. 워크스페이스 이름과 처음 열어 볼 캔버스, 프로젝트, 댓글 스레드를 보냅니다.
2. 보기, 댓글, 편집, 관리 업무 중 무엇을 해 주길 바라는지 알려 줍니다.
3. 그 사람이 봐야 할 첫 댓글에서 멘션합니다.
4. 홈에서 최근 항목, 멘션, 활동, 구성원을 볼 수 있다고 알려 줍니다.
5. 구성원에서 워크스페이스 멤버로 들어왔는지 확인합니다.
6. 검색, 최근 항목, 공유받은 작업으로 자료 찾는 법이 필요하면 예전 작업 다시 찾기를 보내 줍니다.

이렇게 안내하면 "초대는 수락했는데 아무것도 안 보여요" 하며 빈 화면에서 막히는 일을 줄일 수 있습니다. 새로 온 사람에게는 초대뿐 아니라 처음 열어 볼 작업도 필요합니다.

문제 해결

초대 메일이 오지 않았습니다. 이메일 주소가 정확한지 먼저 확인하고, 받는 사람에게 스팸함, 프로모션함, 회사 메일 보안 필터, 메일 규칙을 봐 달라고 하세요. 주소를 확인했으면 한 번만 다시 보냅니다. 그래도 안 오면 초대 메일이나 링크가 안 올 때를 참고하세요.

합류했는데 캔버스를 못 엽니다. 워크스페이스 멤버라고 모든 캔버스를 열 수 있는 건 아닙니다. 캔버스의 공유 대화상자에서 그 캔버스에 읽기 가능, 댓글, 채팅 가능, 편집 가능 중 알맞은 권한을 주세요.

캔버스는 열리는데 구성원 목록에는 없습니다. 워크스페이스 멤버가 아니라 비회원이나 외부 협업자로 그 항목에만 들어와 있을 가능성이 큽니다. 특정 작업만 검토하는 사람이라면 이게 맞는 상태입니다.

초대 버튼이 안 보입니다. 내 역할, 플랜, 남은 라이선스, 워크스페이스 유형, 이메일 도메인 정책에 따라 멤버 초대가 숨겨질 수 있습니다. 워크스페이스 관리자에게 워크스페이스 멤버 설정을 확인해 달라고 요청하세요.

다른 이메일로 로그인했습니다. 로그아웃한 뒤 초대 메일을 받은 이메일로 다시 로그인해 달라고 안내하세요. ALLO는 회사, 학교, Google, Microsoft, 개인 계정을 모두 별개의 독립된 계정으로 봅니다.

예전 팀원이 다시 들어와야 합니다. 초대를 새로 보내기 전에 그 멤버의 상태부터 확인하세요. 비활성화된 멤버는 관리자가 복구하거나, 필요한 항목만 따로 공유해야 합니다. 예전 링크를 다시 보내서는 해결되지 않습니다.

초대할지 공유할지 헷갈립니다. 아래 기준으로 나누세요.