Usar el chat de canvas

El chat de canvas está diseñado para conversaciones en vivo en el canvas actual

Utilice el chat de canvas cuando los usuarios ya se encuentren visualizando el mismo canvas y necesiten mantener una conversación rápida por texto que no pertenezca a un objeto específico. El chat resulta útil para la coordinación durante una revisión, la facilitación durante un taller, el envío de actualizaciones breves de estado o para plantear preguntas que de otro modo interrumpirían a un ponente durante una llamada.

El chat de canvas no es lo mismo que los comentarios. Un comentario se encuentra anclado a un objeto, página, archivo o ubicación, y sigue siendo útil después de finalizar la sesión. El chat es una sala en vivo para la conversación del canvas; fluye con mayor rapidez, pero es más fácil perder su contenido posteriormente.

El chat de canvas tampoco es un chat de IA. El chat de equipo está diseñado para las personas. Utilice el Chat de objeto para realizar consultas sobre un elemento de canvas específico, o bien acceda a AI Studio para generar nuevos contenidos de IA a partir del contexto seleccionado en el canvas.

Disponibilidad y permisos

El límite de permisos sigue intencionalmente el acceso a los comentarios de manera más cercana que la membresía del espacio de trabajo. Un invitado con acceso de comentario puede tener permitido chatear, mientras que un miembro del espacio de trabajo con acceso de solo lectura podría no tener esta opción habilitada.

El acceso al chat no crea ni amplía el acceso al canvas. Si una persona no puede abrir el canvas, comparta el canvas o invítela primero. Si puede abrir el canvas pero no el chat, verifique si su rol le permite realizar comentarios o editar.

Dónde encontrar el chat

Abra el canvas y busque la opción de chat de equipo en el encabezado del canvas o en el área de colaboración. Al abrir el chat, este se mostrará como un panel flotante conectado a la conversación actual del canvas.

Si la opción de chat no está disponible, verifique primero el nivel de acceso al canvas. Luego, compruebe si el espacio de trabajo y el contexto actual admiten el chat. Evite comenzar por depurar el navegador; la falta de acceso al chat suele ser un problema de permisos o de la configuración del producto.

Cuándo el chat es la herramienta adecuada

Utilice el chat para mensajes rápidos como:

1. "Vayamos a la página 3."
2. "Estoy subiendo la imagen final ahora."
3. "¿Todos pueden revisar la sección de precios?"
4. "El cliente se ha unido. Comenzaré con la presentación."
5. "Encontré la versión anterior en Archivos."

Estos mensajes ayudan a que la sesión en vivo progrese. No es necesario que se conviertan en notas de revisión permanentes, a menos que incluyan una decisión, una solicitud o una aprobación.

Cuando necesite hacer referencia a un mensaje de chat específico más adelante, copie el enlace del mensaje desde el menú de mensajes (si la opción está disponible). El enlace destaca el mensaje para las personas que ya tienen acceso al canvas y al chat de equipo. Se trata de un enlace de referencia preciso, no de un enlace que otorgue acceso.

Cuándo usar comentarios en su lugar

Utilice los comentarios cuando los comentarios requieran una ubicación, un responsable asignado o un registro duradero. Si alguien necesita corregir un título, aprobar una captura de pantalla, verificar una cifra o responder a una pregunta más tarde, colóquelo en un comentario.

El chat puede dirigir a los usuarios hacia un hilo de conversación, pero no debe reemplazarlo. Un flujo de trabajo útil es: debatir el tema en el chat y luego registrar la decisión final en un comentario o actualizar directamente el contenido del canvas antes de que termine la sesión.

El chat y las llamadas de audio/video

Utilice las llamadas de audio/video cuando escribir resulte demasiado lento o cuando el tono de la conversación sea importante. Durante una llamada, utilice el chat para tomar notas secundarias, compartir enlaces, realizar preguntas rápidas o dar indicaciones de tiempo. El chat es especialmente útil cuando una persona está exponiendo y los demás no desean interrumpir la presentación.

Tanto las llamadas como el chat constituyen medios de comunicación en vivo. Ninguno de los dos representa un registro final confiable por sí solo. Si la conversación produce cambios en el trabajo, asegúrese de registrar el resultado en el canvas, en un comentario o en el proyecto correspondiente.

El chat y la presencia en línea

El chat funciona de manera óptima en combinación con la presencia en línea. La presencia le indica quién está en el canvas, en qué sección se ubica y si es probable que esté visualizando el mismo contexto. Si alguien le pregunta sobre un objeto que usted no puede encontrar, utilice la presencia, los indicadores de página o la función de 'Seguir' para orientarse antes de responder.

En canvases de gran tamaño, los mensajes de chat como "el objeto de la izquierda" resultan ambiguos. Utilice el nombre de la página, un enlace al objeto, un enlace de comentario o una mención directa cuando el contenido del canvas esté muy distribuido.

Chat con invitados y colaboradores externos

Los invitados y colaboradores externos pueden utilizar el chat de canvas si cuentan con los permisos adecuados a nivel de elemento. Esto no los convierte en miembros del espacio de trabajo ni los añade a la sección de Personas. Consulte Invitar a invitados y colaboradores externos para conocer más sobre el modelo de acceso externo.

Utilice el chat con los invitados para la coordinación de talleres y revisiones en vivo. Utilice los comentarios para solicitudes de revisión que requieran una respuesta después de que el invitado se haya retirado. Si un invitado no puede abrir el chat, confirme que el enlace compartido otorgue acceso de comentario o de edición, y que el invitado haya completado el flujo de acceso.

Aunque un invitado pueda participar en el chat, es posible que no tenga visibilidad de las opciones para compartir, la sección de Personas, las configuraciones del proyecto o las áreas internas del espacio de trabajo. Mantenga la conversación del chat enfocada en el canvas compartido.

Mantener la utilidad del chat después de la sesión

Antes de salir de una sesión en vivo, revise brevemente el chat en busca de decisiones que no deban desaparecer en el historial. Traslade los resultados importantes al canvas:

1. Añada un comentario en el objeto que requiera acción.
2. Actualice el texto o la nota del canvas con la decisión tomada.
3. Agregue una actualización del proyecto cuando la asignación de responsables y la fecha de vencimiento sean importantes.
4. Copie un enlace de comentario en el chat cuando el grupo necesite dirigirse al hilo duradero.
5. Mencione a la persona responsable en el comentario, no solo en el chat.

Este hábito evita que las decisiones queden limitadas a una conversación en vivo que los usuarios no podrán encontrar más adelante.

Qué puede salir mal

• La opción de chat no aparece:
  • Verifique si tiene acceso de comentario o de edición.
  • Compruebe si el canvas es de solo lectura.
  • Confirme si el espacio de trabajo admite el chat de canvas o si se encuentra en un contexto que oculta las herramientas de colaboración.
• Los mensajes no aparecen para otras personas:
  • Actualice el canvas y confirme que todos se encuentren en el mismo espacio de trabajo y en el mismo canvas.
  • Si el indicador de presencia también presenta fallas, el problema podría deberse a la conexión o al estado de la cuenta, y no solo al chat.
• El mensaje de un invitado muestra un nombre inesperado:
  • Solicite al Invitado que revise el nombre que ingresó en el flujo de Invitado.
  • La identidad del Invitado está vinculada a su sesión de Invitado y no a un perfil de miembro del espacio de trabajo.
• El chat se convierte en el lugar donde se toman todas las decisiones:
  • Modifique este hábito en su equipo.
  • Registre las decisiones finales en comentarios o directamente en el contenido visible del canvas antes de que termine la revisión.
• El enlace de un mensaje de chat abre el canvas pero no el mensaje:
  • Confirme que el mensaje aún exista y que el destinatario tenga acceso al chat.
  • Asegúrese de que el enlace no haya sido modificado manualmente.