Utilizzare la chat del canvas

La chat del canvas è destinata alle discussioni in tempo reale sul canvas corrente

Utilizzate la chat del canvas quando le persone stanno già visualizzando lo stesso canvas e hanno bisogno di una conversazione testuale rapida che non sia riferita a un singolo oggetto specifico. La chat è ideale per coordinarsi durante una revisione, facilitare la gestione di un workshop, fornire brevi aggiornamenti di stato o porre domande che potrebbero interrompere chi sta parlando durante una chiamata.

La chat del canvas non equivale ai commenti. Un commento è ancorato a un oggetto, a una pagina, a un file o a una posizione specifica, e rimane utile anche dopo il termine della sessione. La chat, invece, è uno spazio in tempo reale per la discussione sul canvas: è più immediata, ma i suoi contenuti possono essere smarriti più facilmente in seguito.

La chat del canvas non è neppure una chat IA. La Chat del team è destinata alle persone. Utilizzate la chat dell'oggetto (o la chat dell'elemento del canvas) per porre domande su un singolo elemento del canvas, oppure utilizzate AI Studio per generare nuovi contenuti IA a partire dal contesto selezionato sul canvas.

Disponibilità e permessi

Il limite dei permessi segue intenzionalmente l'accesso di commento in modo più stretto rispetto all'associazione allo spazio di lavoro. Un ospite con accesso di commento potrebbe essere autorizzato a chattare, mentre un membro dello spazio di lavoro con accesso di sola visualizzazione potrebbe non esserlo.

L'accesso alla chat non crea né estende l'accesso al canvas. Se un utente non riesce ad aprire il canvas, condividete il canvas o invitatelo prima di procedere. Se l'utente riesce ad aprire il canvas ma non la chat, verificate se il suo ruolo consente di aggiungere commenti o effettuare modifiche.

Dove trovare la chat

Aprite il canvas e cercate il comando della Chat del team nell'intestazione del canvas o nell'area di collaborazione. Una volta aperta, la chat viene visualizzata come un pannello mobile collegato alla discussione corrente sul canvas.

Se il comando della chat non è visibile, verificate innanzitutto il livello di accesso al canvas. Successivamente, controllate se lo spazio di lavoro e il contesto corrente supportano la chat. Vi consigliamo di non iniziare cercando di risolvere problemi del browser, poiché l'assenza della chat è spesso legata a permessi o allo stato del prodotto.

Quando la chat è lo strumento adatto

Utilizzate la chat per comunicazioni come:

1. "Passiamo alla pagina 3."
2. "Sto caricando l'immagine finale."
3. "Tutti possono controllare la sezione dei prezzi?"
4. "Il cliente si è unito alla sessione. Inizio la presentazione."
5. "Ho trovato la versione precedente nella sezione File."

Questi messaggi aiutano a far progredire la sessione in tempo reale. Non è necessario che diventino note di revisione permanenti, a meno che non includano una decisione, una richiesta o un'approvazione.

Quando è necessario fare riferimento a un singolo messaggio di chat in un secondo momento, copiate il collegamento al messaggio dal relativo menu, se disponibile. Il collegamento metterà in evidenza il messaggio per gli utenti che hanno già accesso al canvas e alla Chat del team. Si tratta di un collegamento diretto al messaggio, non di un collegamento di accesso.

Quando utilizzare invece i commenti

Utilizzate i commenti quando il riscontro richiede una posizione specifica, un responsabile o un record permanente. Se in un secondo momento qualcuno deve correggere un titolo, approvare uno screenshot, verificare un numero o rispondere a una domanda, inserite questa informazione in un commento.

La chat può indirizzare gli utenti verso una discussione, ma non deve sostituirla. Una prassi utile consiste nel discutere l'argomento in chat e poi registrare la decisione in un commento, oppure aggiornare il contenuto del canvas prima del termine della sessione.

Chat e chiamate audio/video

Utilizzate le chiamate audio/video quando la digitazione richiede troppo tempo o quando il tono della voce è importante. Durante una chiamata, utilizzate la chat per note a margine, collegamenti, domande discrete e coordinamento dei tempi. La chat è particolarmente utile quando una persona sta presentando e gli altri non devono interrompere.

Le chiamate e la chat sono entrambe modalità di comunicazione in tempo reale. Nessuna delle due costituisce di per sé un record finale affidabile. Se la conversazione modifica il lavoro, riportate il risultato all'interno del canvas, in un commento o nel relativo progetto.

Chat e presenza online

La chat offre prestazioni ottimali in combinazione con la presenza online. La presenza indica chi si trova all'interno del canvas, la sua posizione e se i partecipanti stanno visualizzando lo stesso contesto. Se un utente fa domande su un oggetto che non riuscite a individuare, utilizzate la presenza, gli indicatori di pagina o la funzione Segui per orientarvi prima di rispondere.

Su canvas di grandi dimensioni, i messaggi in chat come "l'immagine a sinistra" risultano ambigui. Quando il canvas è molto esteso, utilizzate il nome di una pagina, il collegamento a un oggetto, il collegamento a un commento o una menzione diretta.

Chat con ospiti e collaboratori esterni

Gli ospiti e i collaboratori esterni possono utilizzare la chat del canvas se dispongono delle autorizzazioni appropriate a livello di elemento. Questo non li rende membri dello spazio di lavoro e non li aggiunge alla sezione Persone. Consultate la guida Invitare ospiti e collaboratori esterni per informazioni sul modello di accesso esterno.

Utilizzate la chat con gli ospiti per il coordinamento dei workshop e le revisioni in tempo reale. Utilizzate i commenti per le richieste di revisione che richiedono una risposta dopo che l'ospite ha abbandonato la sessione. Se un ospite non riesce ad aprire la chat, verificate che il collegamento condiviso conceda l'accesso di commento o di modifica e che l'ospite abbia completato la procedura di accesso.

Anche se un ospite può utilizzare la chat, potrebbe comunque non visualizzare le opzioni Condividi, Persone, le impostazioni del progetto o le aree interne dello spazio di lavoro. Mantenete la chat con gli ospiti incentrata esclusivamente sul canvas condiviso.

Mantenere l'utilità della chat dopo la sessione

Prima di abbandonare una sessione in tempo reale, scorrete la chat alla ricerca di decisioni che non dovrebbero andare perse nella cronologia. Riportate i risultati importanti all'interno del canvas:

1. Aggiungete un commento sull'oggetto che richiede un intervento.
2. Aggiornate il testo o la nota sul canvas inserendo la decisione presa.
3. Aggiungete un aggiornamento del progetto qualora la responsabilità e la data di scadenza siano rilevanti.
4. Copiate il collegamento a un commento nella chat quando il gruppo ha la necessità di passare a una discussione permanente.
5. Menzionate la persona responsabile all'interno del commento, non solo nella chat.

Questa abitudine evita che le decisioni rimangano relegate esclusivamente a una conversazione in tempo reale che gli utenti non riuscirebbero a ritrovare in seguito.

Risoluzione dei problemi della chat del canvas

Se riscontrate problemi durante l'utilizzo della chat, fate riferimento ai seguenti casi comuni:

• La chat non è visibile

  • Verificate se disponete dell'accesso di commento o di modifica al canvas.
  • Controllate se il canvas è in modalità sola lettura.
  • Assicuratevi che lo spazio di lavoro supporti la chat del canvas.
  • Verificate se vi trovate in un contesto in cui i comandi o gli strumenti di collaborazione sono nascosti.

• I messaggi non vengono visualizzati dagli altri utenti

  • Aggiornate il canvas e verificate che tutti i partecipanti si trovino nello stesso spazio di lavoro e nello stesso canvas.
  • Se anche le informazioni sulla presenza sono errate, il problema potrebbe riguardare lo stato della connessione o dell'account piuttosto che la sola chat.

• I messaggi di un ospite mostrano un nome imprevisto

  • Invitate l'ospite a verificare il nome inserito durante la procedura di accesso.
  • L'identità degli ospiti è legata alla sessione dell'ospite corrente e non a un profilo membro dello spazio di lavoro.

• La chat è diventata lo spazio in cui vengono prese tutte le decisioni

  • Modificate le abitudini del team.
  • Riportate le decisioni finali nei commenti o in elementi visibili del canvas prima di concludere la revisione.

• Il collegamento a un messaggio di chat apre il canvas ma non mostra il messaggio specifico

  • Verificate che il messaggio sia ancora esistente.
  • Accertatevi che il destinatario disponga dell'accesso alla chat.
  • Verificate che il collegamento non sia stato modificato manualmente.