Monitorare l'attività degli oggetti e le modifiche non lette

Quando più persone lavorano sulla stessa canvas, la parte difficile non è sempre trovare la pagina, bensì sapere cosa è cambiato dall'ultima volta che l'avete visualizzata. ALLO offre segnali di attività leggeri direttamente sulla canvas: una scheda al passaggio del mouse (hover) che mostra chi ha aggiunto o modificato un oggetto, un puntino rosso sugli oggetti non letti e il conteggio degli elementi non letti nella barra delle pagine (slide rail). Per la presenza in tempo reale e i cursori della sessione corrente, utilizzate la collaborazione dal vivo.

Questi segnali non costituiscono un registro di controllo (audit log) completo. Si tratta di strumenti di navigazione utili per la revisione, il passaggio di consegne e il monitoraggio. Utilizzateli quando un collega dice "Ho aggiornato il mockup", quando tornate su una canvas dopo una riunione o quando una pagina vi sembra familiare ma qualcosa al suo interno è cambiato.

Disponibilità e permessi

I segnali esatti dipendono dallo stato della collaborazione, dal tipo di oggetto e dalla presenza nei sistemi ALLO dei metadati relativi all'autore o al redattore dell'oggetto.

Vedere chi ha aggiunto o modificato un oggetto

Posizionate il cursore del mouse sopra un oggetto della canvas per visualizzare i dettagli sulle modifiche recenti, quando disponibili. La scheda al passaggio del mouse può mostrare voci quali Modificato da e Aggiunto da, insieme al nome della persona e all'ora. Questo è utile quando si ha la necessità di capire se un oggetto rappresenta il contesto originale, una nuova nota di revisione o un aggiornamento recente.

La scheda informativa compare dopo un breve ritardo e si chiude quando spostate il cursore, fate clic altrove, scorrete, regolate lo zoom, entrate in modalità di modifica, aprite i commenti o cambiate lo stato della canvas. È temporanea per scelta, in modo da non coprire la canvas mentre lavorate.

Alcuni oggetti potrebbero non mostrare i dettagli sulle modifiche. Ad esempio, ALLO non mostra questa scheda informativa quando l'oggetto non dispone di metadati utilizzabili sul creatore o sul redattore, quando la visualizzazione della collaborazione è disattivata, mentre state inserendo commenti o modificando, negli stati a schermo intero in cui la scheda risulterebbe di disturbo, o per le tipologie di oggetti che sono escluse dalla scheda delle modifiche.

Leggere il puntino rosso su un oggetto

Un puntino rosso su un oggetto della canvas indica che ALLO considera quell'oggetto come non letto per voi. Di solito compare quando un altro collaboratore ha creato o modificato l'oggetto dopo il vostro ultimo stato di lettura.

Il passaggio del cursore sull'oggetto lo contrassegna come letto. Ecco perché il puntino rosso può scomparire dopo averlo esaminato. Se desiderate solo scansionare visivamente una pagina senza cancellare tutti gli stati di non lettura, verificate prima i conteggi nella barra delle pagine (slide rail), quindi aprite la pagina specifica in cui il conteggio è significativo.

I puntini degli oggetti non letti sono distinti dalle icone dei commenti. Una pagina può presentare modifiche agli oggetti non lette, commenti non letti o entrambi. Para i flussi di lavoro dei commenti, consultate Commenti e menzioni e il Pannello laterale di collaborazione.

Trovare le pagine con modifiche agli oggetti non lette

La barra delle pagine (slide rail) può mostrare i conteggi dei non letti sulle righe o sulle miniature delle pagine. Il conteggio deriva dagli oggetti non letti su quella pagina, aiutandovi a saltare direttamente alla pagina modificata anziché esaminare ogni singola pagina in una canvas molto lunga.

Aprite la pagina con il conteggio dei non letti, quindi cercate i puntini rossi sugli oggetti. Passate il cursore sull'oggetto modificato per vedere chi lo ha aggiunto o modificato, qualora tali metadati siano disponibili. Se la canvas è composta da molte pagine, combinate i conteggi dei non letti con i titoli delle pagine e la funzione Panoramica per rivedere le modifiche in ordine.

L'etichetta inferiore nella barra delle pagine aperta può riassumere il conteggio totale degli oggetti non letti in tutte le pagine. Consideratela come un promemoria dell'attività ancora non visualizzata sulla canvas, non come un elenco di attività da svolgere.

In cosa differisce dall'attività

Gli indicatori di attività degli oggetti sono locali rispetto alla canvas. Vi aiutano a verificare le modifiche direttamente sul posto.

Utilizzate la sezione Attività quando avete bisogno di un flusso più ampio relativo a progetti, canvas, dashboard o lavori nell'area di lavoro. Utilizzate i dettagli al passaggio del mouse sugli oggetti quando vi trovate già all'interno della canvas e avete bisogno di comprendere le modifiche a un oggetto specifico.

Flusso di lavoro tipico per la revisione

Iniziate dalla barra delle pagine (slide rail) e cercate le pagine con conteggi di elementi non letti. Aprite la prima pagina contrassegnata, cercate i puntini rossi degli oggetti, quindi passate il cursore sull'oggetto per vedere chi lo ha aggiunto o modificato. Se la modifica richiede un confronto, aggiungete un commento all'oggetto o rispondete al thread esistente. Se la modifica è chiara e non richiede risposta, è sufficiente aver esaminato l'oggetto.

Nelle revisioni di design, questo vi aiuta a individuare quale immagine, nota o elemento di layout sia cambiato. Nei workshop, consente ai facilitatori di trovare le nuove note dopo che un partecipante le ha aggiunte. Nel passaggio di consegne ai clienti, aiuta il team a confermare che le modifiche finali siano state inserite prima dell'esportazione o della presentazione.

Cosa può andare storto

Se vi aspettavate un puntino rosso di non lettura ma non lo visualizzate, l'oggetto potrebbe essere già stato letto dal vostro account, la modifica potrebbe essere avvenuta prima del vostro riferimento di lettura, la tipologia di oggetto potrebbe essere esclusa o la canvas potrebbe essere ancora in fase di sincronizzazione.

Se un puntino rosso scompare non appena passate il cursore, questo è il comportamento previsto. Il passaggio del cursore su un oggetto non letto lo contrassegna come letto.

Se il conteggio nella barra delle pagine (slide rail) rimane attivo dopo aver esaminato una pagina, è possibile che sulla pagina sia presente un altro oggetto non letto, oppure che la vostra visualizzazione debba essere aggiornata al termine della sincronizzazione. Utilizzate il Pannello laterale di collaborazione se avete la necessità di confrontare le modifiche agli oggetti non letti con i thread dei commenti.

Se i dettagli al passaggio del mouse non mostrano la persona o l'ora, utilizzate i commenti, la sezione Attività o contattate il collaboratore che ha condiviso l'aggiornamento per ottenere maggiori informazioni. La scheda informativa è uno strumento di comodità, non l'unica fonte di verità per la cronologia della collaborazione.