AI Studioでドキュメントを作成する

役に立つドキュメントは、単に「そのテーマについて書かれた文章」ではありません。意思決定者へ要点を伝える、会議で起きたことを残す、リサーチをレポートにまとめる、チームが編集できる計画を渡す、といった役割があります。

キャンバス上で編集できる文章の成果物が必要な場合は、AI Studioでドキュメントを選びます。プロンプト、選択したキャンバスオブジェクト、アップロード済みの添付ファイル、貼り付けたURLをもとに、要約、レポート、計画書、提案書、会議メモ、比較、チェックリストなどの構造化された下書きを作成できます。

要約

1. ドキュメントを置く編集可能なキャンバスを開きます。
2. AI Studioに読み込ませるソースオブジェクトを選択します。
3. AI Studioを開き、ドキュメントを選びます。
4. 必要なソースファイルを添付するかURLを貼り付け、アップロードの完了を待ちます。
5. ドキュメントの種類、読者、構成、長さ、参照するソースの範囲を具体的に指定します。
6. 送信を選びます。
7. 完成したドキュメントをソースと照合し、キャンバス上で編集するかオブジェクトチャットで続きを依頼します。

次のようなプロンプトなら、必要な形が明確です。

選択した会議メモを、プロジェクトチーム向けの簡潔な議事録にまとめてください。「決定事項」「アクションアイテム」「未解決の質問」の構成にします。担当者や期限はソースに明記されている場合だけ記載し、推測せず「未指定」と書いてください。

文章そのものが成果物ならドキュメントを選ぶ

誰かが文章として読み、編集し、引き渡すものにはドキュメントが適しています。

テーマに含まれる単語だけで種類を決めないでください。このランディングページのローンチブリーフを書いてなら成果物はブリーフなのでドキュメントです。このローンチ用のランディングページを作ってなら成果物はページなのでウェブページです。

すべての項目を同じ列で管理する必要がある場合、たとえば機能、担当者、ステータス、スコア、期限を揃える場合はテーブルを使います。比較に理由、注意点、推奨事項、データを補う説明が必要ならドキュメントを使います。

適切なキャンバスコンテキストから始める

デスクトップではキャンバスを開き、AI Studioパネルを使います。対応するスマートフォンや狭い画面では、キャンバスのツールバーからAI Studioを開きます。キャンバスの編集権限と、使用できるワークスペースのAIクレジットが必要です。

AI Studioでは次のコンテキストを利用できます。

1つの下書きには最大10件のファイルを添付でき、各ファイルからコンテキストとして最大20 MBを読み込みます。アップロードが完了したファイルだけが含まれます。失敗したファイルを削除し、処理中のアップロードが終わってから送信を選んでください。

コンテキストには最大20個のキャンバスオブジェクトを選択できます。選択は読み取る対象の指定であり、そのオブジェクトを上書きする指示ではありません。生成したドキュメントは、表示中のキャンバス領域の近くに新しいオブジェクトとして置かれます。

作成するドキュメントの形を伝える

テーマから長さや構成を推測させず、ドキュメントの種類を指定します。

AI Studioは通常のドキュメント構造より、明示した形式を優先します。箇条書きを正確に5件にしたいなら、そのまま指定してください。タイトルなしの1ページメモが必要なら、それも伝えます。長いレポートを生成してから短くさせるより、明確でクレジットも抑えられます。

推測を減らすプロンプトを使う

よいドキュメント用プロンプトには、目的、読者、ソース、構成、制約、不明な情報の扱いを含めます。

ソース素材を要約する

添付したリサーチを、プロダクト責任者向けに350語以内で要約してください。見出しは1つ、箇条書きは5件にします。日付と割合はすべて変更せず、推奨事項は追加しないでください。

ノートを会議メモにする

選択したノートから会議メモを作成してください。「決定事項」「アクションアイテム」「未解決の質問」の構成にします。名前と日付は明記されている場合だけ記載し、担当者がない項目には「未指定」と書いてください。

意思決定用のブリーフを書く

経営チーム向けに、選択肢AとBを比較する1ページの意思決定ブリーフを書いてください。背景、3つの比較軸、リスク、推奨事項、今後確認が必要な点を含め、選択したソースだけを使ってください。

提案書を作成する

添付したプロジェクト概要から、クライアント向けの提案書を作成してください。「課題」「目標」「提案する方法」「スケジュール」「リスク」「期待する効果」の構成にし、簡潔なトーンで社内のチーム名は削除してください。

ドキュメント内に表を入れる

短いベンダー推奨文書を書いてください。最初に2段落の分析を置き、「ベンダー」「強み」「リスク」「最適な用途」の小さな表を続け、最後に推奨事項を記載してください。

ドキュメント内の表は、前後の説明を支えるものです。セルを主に編集する再利用可能な表が必要なら、独立したテーブルを選びます。

使用前にドキュメントを確認する

AI Studioは編集可能なテキストオブジェクトを1つ返します。依頼に応じて、見出し、段落、強調、箇条書き、番号付き手順、文書内の表を含められます。長い内容は結果に収まるようサイズ調整されますが、レイアウトが整っていても内容が正しい証拠にはなりません。

次の順序で下書きを確認します。

1. 依頼した目的に答え、指定したドキュメントの種類になっているか確認します。
2. 主張、名前、日付、数値、決定事項、引用をソースと照合します。
3. ソースにない担当者、期限、ステータス、指標が推測されず、未指定のままになっているか確認します。
4. もっともらしくてもソースに裏付けられていないセクションを削除します。
5. 実際の読者に合わせてトーンと長さを整えます。
6. 共有前にリンクとソース参照を確認します。

AI Studioはリサーチやソースコンテキストを利用できますが、整った文章にも誤りは入り得ます。クライアントへの約束、法的見解、採用判断、予算、スケジュール、公開情報に使う場合は、ソースの責任者と確認してください。

最初から作り直さずに編集する

完成したドキュメントをクリックすると、文言と書式を直接編集できます。全体は正しく、一部だけ直したい場合はAIバージョンバッジまたはオブジェクトチャットを開き、変更範囲を限定して依頼します。

• 冒頭を2文に短くしてください。数値は一切変更しないでください。
• 「リスク」セクションだけを経営層向けに書き直してください。
• アクションアイテムをチェックボックスに変更してください。担当者や日付は追加しないでください。
• 結論を中立的な要約に置き換え、ほかの部分は変更しないでください。

既存のドキュメントを引き続き編集する場合はオブジェクトチャットを使います。異なるコンテキストからまったく新しい成果物が必要な場合だけ、AI Studioをもう一度使います。

最初の下書きにクレジットを使う

ドキュメント生成にはワークスペースのAIクレジットを使います。AI処理はすでに実行されているため、完成したドキュメントを削除してもクレジットは戻りません。

無駄を減らすには次の点を押さえます。

• ドキュメントに必要なソースだけを選択します。
• 最初の依頼で、実際に必要なドキュメントの種類と読者を指定します。
• 長さやセクション構成が重要なら、正確に伝えます。
• 推測したり変更したりしてはいけない内容を指定します。
• 小さな文言や書式の問題は直接編集します。
• 1つのセクションだけが間違っている場合は、オブジェクトチャットで対象を絞って編集します。
• 最初のプレースホルダーが処理中の間は再送信しません。

ソースが大きい場合は、依頼の範囲を絞ります。この6つのファイルから完全な戦略を作ってより、この計画書からローンチのリスクを抽出しての方が安定します。

ドキュメント生成が期待どおりに動かない場合

処理中のドキュメントのプレースホルダーを削除すると、キャンバスからタスクをキャンセルできます。サポートに問い合わせる場合は、キャンバスのリンク、おおよその依頼時刻、プロンプトの要約、添付ファイルの種類、選択したソースの説明、プレースホルダーが表示されたか、クレジットがブロックまたは消費されたかを伝えてください。サポートから必要最小限の情報を求められない限り、非公開のソースファイルや顧客データは送らないでください。