Créer des documents avec AI Studio

Un document utile n'est pas simplement « du texte sur un sujet ». Il remplit une fonction : préparer une décision, conserver le déroulement d'une réunion, transformer une recherche en rapport ou fournir à l'équipe un plan modifiable.

Choisissez Document dans AI Studio lorsque le résultat doit être un document modifiable sur le canvas. AI Studio peut exploiter votre invite, les objets sélectionnés, les pièces jointes importées et les URL collées pour créer un résumé, un rapport, un plan, une proposition, des notes de réunion, une comparaison, une liste de contrôle ou tout autre brouillon structuré.

Résumé

1. Ouvrez le canvas modifiable sur lequel le document doit figurer.
2. Sélectionnez les objets sources qu'AI Studio doit utiliser.
3. Ouvrez AI Studio et choisissez Document.
4. Joignez les fichiers sources supplémentaires ou collez les URL pertinentes, puis attendez la fin des importations.
5. Demandez un type de document, un public, une structure, une longueur et des limites de sources précis.
6. Sélectionnez Envoyer.
7. Comparez le document final à ses sources, puis modifiez-le sur le canvas ou poursuivez dans le chat de l'objet.

Voici un exemple d'invite fiable :

Transforme les notes de réunion sélectionnées en notes concises pour l'équipe projet. Utilise les sections Décisions, Actions et Questions ouvertes. N'ajoute un responsable ou une échéance que si la source les mentionne. Écris « Non précisé » au lieu de deviner.

Choisir Document lorsque le texte est le livrable

Document convient lorsque quelqu'un doit lire, modifier ou transmettre le résultat sous forme de texte.

Le sujet ne détermine pas le type. Rédige un brief de lancement pour une page de destination doit produire un Document, car le livrable est un brief. Crée une page de destination pour ce lancement doit produire une Page web, car le livrable est la page.

Choisissez plutôt Tableau lorsque chaque élément doit suivre les mêmes colonnes, telles que fonctionnalité, responsable, statut, note ou échéance. Choisissez Document lorsque la comparaison demande un raisonnement, des réserves, des recommandations ou un récit autour des données.

Partir du bon contexte sur le canvas

Sur ordinateur, ouvrez le canvas et utilisez le panneau AI Studio. Sur les téléphones pris en charge et les écrans étroits, ouvrez AI Studio depuis la barre d'outils du canvas. Vous devez pouvoir modifier le canvas et disposer de crédits IA utilisables dans l'espace de travail.

AI Studio peut utiliser :

Un brouillon peut contenir jusqu'à 10 pièces jointes, avec un maximum de 20 Mo lus dans chaque fichier pour le contexte. Seules les importations terminées sont incluses. Supprimez les fichiers en échec et attendez la fin des importations en cours avant de sélectionner Envoyer.

Vous pouvez sélectionner jusqu'à 20 objets du canvas. La sélection indique à AI Studio ce qu'il doit lire, pas ce qu'il doit remplacer. Le document généré apparaît comme un nouvel objet près de la zone visible du canvas.

Indiquer à AI Studio le type de document à rédiger

Nommez le type de document au lieu d'espérer que la longueur et la structure émergent du sujet.

Une demande de format explicite prime sur la structure habituelle du document. Si vous voulez exactement cinq puces, dites-le. Si vous voulez une note d'une page sans titre, précisez-le. C'est plus clair et moins coûteux que de générer un long rapport puis de demander à l'IA de le raccourcir.

Utiliser des modèles d'invite qui limitent les inventions

Une bonne invite de document précise la tâche, le public, la source, la structure, les contraintes et la règle applicable aux informations manquantes.

Résumer les sources

Résume la recherche jointe pour un responsable produit en 350 mots maximum. Utilise un titre et cinq puces. Conserve toutes les dates et tous les pourcentages. N'ajoute aucune recommandation.

Transformer des notes en compte rendu

Crée des notes de réunion à partir des notes sélectionnées. Utilise les sections Décisions, Actions et Questions ouvertes. N'inclus les noms et les dates que s'ils sont explicitement indiqués. Si une action n'a pas de responsable, écris « Non précisé ».

Rédiger une note de décision

Rédige une note de décision d'une page comparant les options A et B pour l'équipe de direction. Ajoute le contexte, trois axes de comparaison, les risques, une recommandation et les points restant à vérifier. Utilise uniquement les sources sélectionnées.

Créer une proposition

Transforme le plan de projet joint en proposition destinée au client. Utilise les sections Problème, Objectif, Approche proposée, Calendrier, Risques et Impact attendu. Adopte un ton direct et supprime les noms internes des équipes.

Insérer un tableau dans un document

Rédige une courte recommandation de fournisseur. Commence par une analyse en deux paragraphes, ajoute un tableau compact avec Fournisseur, Point fort, Risque et Meilleur usage, puis termine par une recommandation.

Un tableau dans un Document appuie l'explication qui l'entoure. Il ne s'agit pas du même résultat qu'un objet Tableau autonome. Choisissez Tableau lorsque vous avez surtout besoin d'une grille réutilisable ou que la modification des cellules constitue le flux de travail principal.

Vérifier le document avant de l'utiliser

AI Studio renvoie un seul objet texte modifiable. Selon la demande, il peut contenir des titres, des paragraphes, des mises en valeur, des listes à puces ou numérotées et un tableau intégré. Le contenu long est dimensionné pour tenir dans le résultat, mais une mise en page nette ne garantit pas l'exactitude.

Vérifiez le brouillon dans cet ordre :

1. Confirmez qu'il remplit la tâche demandée et respecte le type de document prévu.
2. Comparez les affirmations, noms, dates, chiffres, décisions et citations avec la source.
3. Vérifiez que les responsables, échéances, statuts ou indicateurs absents n'ont pas été inventés.
4. Supprimez les sections plausibles qui ne sont pas étayées par la source.
5. Adaptez le ton et la longueur au lecteur réel.
6. Vérifiez les liens et les références aux sources avant de partager.

AI Studio peut exploiter des recherches et des sources, mais un paragraphe bien écrit peut rester faux. Si le document doit déterminer une promesse client, une position juridique, un recrutement, un budget, un calendrier ou une déclaration publique, faites-le valider par le propriétaire de la source.

Modifier le résultat sans recommencer

Cliquez dans le document terminé pour modifier directement le texte et la mise en forme. Si le brouillon est globalement correct mais nécessite une retouche ciblée, ouvrez son badge de version IA ou le chat de l'objet et demandez une modification limitée, par exemple :

• Raccourcis l'introduction à deux phrases. Ne modifie aucun chiffre.
• Réécris uniquement la section Risques pour un public de dirigeants.
• Transforme les actions en cases à cocher. N'ajoute ni responsable ni date.
• Remplace la conclusion par un résumé neutre. Conserve le reste du document.

Utilisez le chat de l'objet pour poursuivre le travail sur le document existant. Revenez dans AI Studio uniquement lorsque vous avez besoin d'un véritable nouveau livrable à partir d'un autre contexte.

Consacrer les crédits à un meilleur premier brouillon

La génération de documents consomme les crédits IA de l'espace de travail. La suppression d'un document terminé ne restitue pas les crédits, car le travail de l'IA a déjà été effectué.

Pour éviter le gaspillage :

• Sélectionnez uniquement les sources qui appartiennent au document.
• Précisez dès la première tentative le type de document et son lecteur.
• Indiquez la longueur ou la structure exacte lorsque cela compte.
• Dites à AI Studio ce qu'il ne doit ni inventer ni modifier.
• Corrigez manuellement les petits problèmes de formulation et de mise en forme.
• Utilisez une retouche ciblée dans le chat de l'objet lorsqu'une seule section pose problème.
• Ne soumettez pas à nouveau la demande tant que le premier espace réservé est en cours de traitement.

Si la source est volumineuse, réduisez la tâche. Extrais les risques de lancement de ce plan est plus fiable que Transforme ces six fichiers en stratégie complète.

Si la génération du document ne fonctionne pas comme prévu

La suppression de l'espace réservé d'un document en cours de traitement annule la tâche sur le canvas. Si vous contactez le support, indiquez le lien du canvas, l'heure approximative de la demande, un résumé de l'invite, les types de pièces jointes, une description des sources sélectionnées, si l'espace réservé est apparu et si les crédits ont été bloqués ou consommés. N'envoyez pas de fichiers sources privés ni de données clients, sauf si le support en a explicitement besoin et que vous êtes autorisé à les partager.