Créer des tableaux avec AI Studio

Un tableau est utile lorsque chaque ligne répond aux mêmes questions. Si une ligne représente un fournisseur, chaque fournisseur doit avoir les mêmes champs. Si elle représente une action, toutes les actions doivent suivre les mêmes règles de statut, de responsable et d'échéance. Sans ce schéma, l'IA produit une grille décorative qu'il faudra tout de même reconstruire.

Choisissez Tableau dans AI Studio lorsque les lignes et les colonnes constituent le livrable : comparaison, liste de contrôle, grille d'évaluation, extraction, inventaire ou plan d'exécution que vous souhaitez modifier sous forme d'objet tabulaire sur le canvas.

Résumé

1. Ouvrez le canvas modifiable sur lequel le tableau doit figurer.
2. Sélectionnez les objets sources qu'AI Studio doit utiliser.
3. Ouvrez AI Studio et choisissez Tableau.
4. Ajoutez, si nécessaire, des pièces jointes entièrement importées ou des URL sources publiques.
5. Définissez les en-têtes de colonnes, ce que représente une ligne, l'ordre des lignes et la valeur à inscrire lorsqu'une information manque.
6. Sélectionnez Envoyer.
7. Comparez chaque ligne à la source, en particulier les chiffres, unités, notes, responsables et cellules vides.

Commencez par une invite comme celle-ci :

Crée un tableau comparatif à partir des propositions jointes. Première ligne : Fournisseur, Prix, Durée du contrat, Assistance incluse, Risque principal, Source. Un fournisseur par ligne. Conserve les devises et les unités. Si une valeur n'est pas indiquée, écris « Non précisé ». N'invente ni note ni recommandation.

Cette démonstration montre comment AI Studio transforme le contexte du canvas en tableau modifiable :

L'espace réservé apparaît d'abord, puis l'objet tabulaire final le remplace sur le canvas. Vérifiez les cellules avant de considérer la grille comme une source de données.

Choisir Tableau uniquement lorsque la grille est le livrable

Tableau est volontairement plus précis que Document. Utilisez-le lorsque la cohérence des champs compte davantage que la narration.

Demander « un tableau » dans un Document crée un document avec du texte et un tableau intégré. Choisir Tableau crée un objet tabulaire autonome dont les cellules constituent le résultat principal.

Si la demande nécessite une longue explication des compromis, choisissez Document. Si chaque option peut être évaluée selon les mêmes champs, choisissez Tableau.

Commencer par les sources et un schéma

Sur ordinateur, ouvrez le canvas et utilisez le panneau AI Studio. Sur les téléphones pris en charge et les écrans étroits, ouvrez AI Studio depuis la barre d'outils du canvas. Vous devez pouvoir modifier le canvas et disposer de crédits IA utilisables.

AI Studio peut créer le tableau à partir des objets sélectionnés, du texte de l'invite, des pièces jointes entièrement importées et des URL publiques collées. Un brouillon peut contenir jusqu'à 10 pièces jointes, avec un maximum de 20 Mo lu dans chaque fichier pour le contexte. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 20 objets du canvas.

La sélection fournit le contexte source. AI Studio crée un nouveau tableau près de la zone visible du canvas au lieu de modifier les objets sélectionnés.

Avant de soumettre, définissez quatre éléments :

1. En-têtes : nommez les colonnes dans l'ordre souhaité.
2. Règle des lignes : indiquez ce que représente une ligne, par exemple un fournisseur, une exigence, une tâche ou un enregistrement source.
3. Ordre : précisez le tri, comme l'ordre des sources, la priorité décroissante ou l'ordre chronologique.
4. Valeurs manquantes : choisissez un marqueur visible, comme Non précisé, Inconnu, Sans objet ou À vérifier.

Les tableaux AI Studio prennent en charge jusqu'à 20 lignes et 6 colonnes. La première ligne compte dans la limite des 20, demandez donc une ligne d'en-têtes et jusqu'à 19 lignes de données. Si la source en exige davantage, réduisez le périmètre, répartissez le contenu dans plusieurs tableaux ou commencez par les lignes prioritaires.

Adapter l'invite à la fonction du tableau

Extraire des faits structurés

Utilisez l'extraction lorsque les faits existent déjà dans la source et doivent être conservés.

Extrais les clauses contractuelles des fichiers joints. Première ligne : Fichier, Date d'effet, Renouvellement, Préavis, Frais, Page source. Un contrat par ligne. Copie exactement les dates et les devises. Écris « Non précisé » pour les valeurs manquantes.

Ne demandez pas à l'IA de « combler les lacunes » sauf si l'inférence fait réellement partie de la tâche. Une cellule remplie de façon plausible peut être plus dangereuse qu'une valeur honnêtement manquante.

Comparer des options

Définissez des axes neutres avant de demander une recommandation.

Compare les outils sélectionnés. Première ligne : Outil, Usage principal, Effort de configuration, Collaboration, Options d'exportation, Preuve. Un outil par ligne. Garde des affirmations neutres et étayées par les sources. Écris « À vérifier » lorsque la source n'est pas claire.

Si vous voulez une recommandation argumentée après la grille, créez plutôt un Document et demandez-y un tableau comparatif.

Créer une liste de contrôle

Rendez la règle de validation explicite.

Crée une liste de contrôle de préparation au lancement. Première ligne : Contrôle, Critère de réussite, Responsable, Statut, Preuve, Notes. Un contrôle par ligne. Utilise uniquement le plan sélectionné. Inscris « Non précisé » pour le responsable sauf si une personne ou une équipe est nommée. Utilise « À vérifier » pour le statut sauf indication contraire dans la source.

L'IA ne doit pas transformer un statut absent en Terminé ni inventer la personne responsable.

Construire une matrice de notation

Définissez l'échelle et précisez si l'IA est autorisée à attribuer des notes.

Crée une matrice d'évaluation des fournisseurs. Première ligne : Fournisseur, Sécurité, Fiabilité, Assistance, Prix, Total. Utilise une échelle de 1 à 5. N'attribue une note que si l'évaluation jointe fournit explicitement assez de preuves. Sinon, écris « Non noté ». Ne calcule pas le total si une note obligatoire manque.

Si vous attendez un jugement de l'IA plutôt qu'une extraction, définissez les critères de chaque note et vérifiez-les toutes. Un chiffre sans grille de critères paraît seulement objectif.

Préparer un plan d'exécution

Ancrez le plan dans les engagements réellement exprimés.

Transforme les notes de projet sélectionnées en tableau d'exécution. Première ligne : Tâche, Responsable, Échéance, Dépendance, Statut, Source. Une tâche par ligne. Conserve la formulation des dates. Utilise « Non précisé » pour les responsables ou échéances manquants. N'invente ni dépendance ni statut.

Pour une proposition qui explique la valeur du travail, choisissez Document. Pour les lignes que l'équipe mettra à jour pendant l'exécution, choisissez Tableau.

Garder des lignes et des colonnes propres

Le résultat est plus utile lorsque chaque ligne contient le même nombre de cellules ayant le même sens.

• Placez les en-têtes sur la première ligne et gardez-les courts.
• Utilisez une seule entité ou action par ligne.
• Conservez un seul type de valeur par colonne.
• Ajoutez l'unité dans l'en-tête, comme Coût (USD) ou Durée (jours).
• Utilisez un format de date cohérent si la source le permet.
• Ne regroupez pas le responsable, le statut et l'échéance dans une cellule.
• Utilisez un marqueur cohérent pour les valeurs manquantes, plutôt que d'alterner cellules vides, tirets et suppositions.
• Demandez une colonne Source ou Preuve lorsque la vérification des faits compte.

Évitez une colonne fourre-tout Détails si deux champs plus clairs peuvent la remplacer. Ne créez pas non plus six colonnes simplement parce qu'elles sont disponibles. Chaque colonne doit servir une décision ou une action de suivi.

Vérifier le résultat cellule par cellule

AI Studio renvoie un objet tabulaire autonome dimensionné selon son contenu. Il est facile à parcourir et à modifier, mais sa géométrie régulière ne valide pas les données.

Vérifiez :

Lorsque la précision compte, comparez chaque ligne à la source et conservez une colonne Source ou Preuve. Si une cellule ne peut pas être vérifiée, signalez-le clairement au lieu de laisser le tableau suggérer une certitude.

Après vérification, modifiez les cellules directement sur le canvas. Pour une retouche ciblée du tableau existant, ouvrez son badge de version IA ou le chat de l'objet et précisez ce qui peut changer :

Compare les colonnes Prix et Durée du contrat aux propositions jointes. Modifie uniquement ces cellules. Utilise « Non précisé » lorsque la source ne contient aucune valeur.

Consacrer les crédits au schéma, pas aux extractions répétées

La génération de tableaux consomme les crédits IA de l'espace de travail. La suppression d'un tableau terminé ne restitue pas les crédits.

Avant de sélectionner Envoyer :

• Commencez par le plus petit ensemble de sources utile.
• Définissez vous-même les en-têtes et la règle des lignes.
• Limitez l'extraction aux enregistrements nécessaires.
• Indiquez le marqueur des valeurs manquantes.
• Définissez une grille de critères avant de demander des notes.
• Demandez une colonne Source ou Preuve lorsque la vérification compte.
• Divisez les travaux qui dépasseraient 20 lignes ou 6 colonnes.

La modification manuelle de quelques cellules coûte généralement moins cher que la régénération d'un tableau presque correct. Si le schéma est faux sur toutes les lignes, corrigez l'invite et relancez une seule fois. Si trois cellules sont fausses, corrigez-les ou demandez une retouche limitée dans le chat de l'objet.

Si la génération du tableau ne fonctionne pas comme prévu

La suppression de l'espace réservé d'un tableau en cours de traitement annule la tâche sur le canvas. Si vous contactez le support, indiquez le lien du canvas, l'heure approximative de la demande, un résumé de l'invite, les en-têtes et le nombre de lignes prévus, les types de pièces jointes, si l'espace réservé est apparu et si les crédits ont été bloqués ou consommés. N'envoyez pas de fichiers sources privés ni de données clients, sauf si le support en a explicitement besoin et que vous êtes autorisé à les partager.