Tabellen mit AI Studio erstellen

Eine Tabelle ist hilfreich, wenn jede Zeile dieselben Fragen beantwortet. Steht eine Zeile für einen Anbieter, sollte jeder Anbieter dieselben Felder erhalten. Steht eine Zeile für eine Aufgabe, sollte jede Aufgabe denselben Regeln für Status, Verantwortliche und Fälligkeit folgen. Ohne dieses Schema erstellt AI ein dekoratives Raster, das anschließend neu aufgebaut werden muss.

Wählen Sie in AI Studio Tabelle, wenn Zeilen und Spalten selbst das Ergebnis sind: ein Vergleich, eine Checkliste, eine Bewertungsmatrix, eine Datenextraktion, ein Inventar oder ein Umsetzungsplan, den Sie als tabellenähnliches Canvas-Objekt bearbeiten möchten.

Kurzfassung

1. Öffnen Sie das bearbeitbare Canvas, auf dem die Tabelle abgelegt werden soll.
2. Wählen Sie die Quellobjekte aus, die AI Studio verwenden soll.
3. Öffnen Sie AI Studio und wählen Sie Tabelle.
4. Fügen Sie bei Bedarf vollständig hochgeladene Anhänge oder öffentliche Quell-URLs hinzu.
5. Legen Sie Spaltenüberschriften, die Bedeutung einer Zeile, die Sortierung und den Text für fehlende Werte fest.
6. Wählen Sie Senden.
7. Gleichen Sie jede Zeile mit der Quelle ab, besonders Zahlen, Einheiten, Bewertungen, Verantwortliche und leere Zellen.

Beginnen Sie zum Beispiel mit diesem Prompt:

Erstelle aus den angehängten Angeboten eine Vergleichstabelle. Erste Zeile: Anbieter, Preis, Vertragslaufzeit, enthaltener Support, Hauptrisiko, Quelle. Ein Anbieter pro Zeile. Übernimm Währungen und Einheiten unverändert. Wenn ein Wert nicht angegeben ist, schreibe „Nicht angegeben“. Leite keine Bewertungen oder Empfehlungen ab.

Dieser Ablauf zeigt, wie AI Studio Canvas-Kontext in eine bearbeitbare Tabelle verwandelt:

Zuerst erscheint der Platzhalter. Anschließend ersetzt ihn das fertige tabellenähnliche Objekt auf dem Canvas. Prüfen Sie die Zellen, bevor Sie das Raster als verlässliche Quelldaten behandeln.

Wählen Sie Tabelle nur, wenn das Raster das Ergebnis ist

Tabelle ist bewusst spezifischer als Dokument. Verwenden Sie diesen Typ, wenn einheitliche Felder wichtiger sind als eine Erzählung.

Wenn Sie innerhalb eines Dokuments „eine Tabelle“ verlangen, entsteht ein Dokument mit Fließtext und einer darin eingebetteten Tabelle. Wenn Sie Tabelle wählen, entsteht ein eigenständiges tabellenähnliches Objekt, dessen Zellen das Hauptergebnis bilden.

Benötigt Ihre Anfrage eine ausführliche Erläuterung der Abwägungen, wählen Sie Dokument. Lassen sich alle Optionen anhand derselben Felder bewerten, wählen Sie Tabelle.

Beginnen Sie mit Quellkontext und einem Schema

Öffnen Sie auf dem Desktop das Canvas und verwenden Sie das Panel AI Studio. Öffnen Sie AI Studio auf unterstützten Smartphones und schmalen Bildschirmen über die Canvas-Toolbar. Sie benötigen Bearbeitungszugriff auf das Canvas und nutzbares AI-Guthaben im Workspace.

AI Studio kann die Tabelle aus ausgewählten Canvas-Objekten, Prompt-Text, vollständig hochgeladenen Anhängen und eingefügten öffentlichen URLs erstellen. Ein Entwurf kann bis zu 10 Anhänge enthalten. Aus jeder Datei werden bis zu 20 MB als Kontext gelesen. Sie können bis zu 20 Canvas-Objekte auswählen.

Die Auswahl dient als Quellkontext. AI Studio erstellt eine neue Tabelle in der Nähe des sichtbaren Canvas-Bereichs, statt die ausgewählten Objekte zu verändern.

Legen Sie vor dem Absenden vier Dinge fest:

1. Überschriften: Nennen Sie die Spalten in der gewünschten Reihenfolge.
2. Zeilenregel: Legen Sie fest, wofür eine Zeile steht, etwa für einen Anbieter, eine Anforderung, eine Aufgabe oder einen Quelldatensatz.
3. Sortierung: Geben Sie an, wie die Zeilen sortiert werden sollen, etwa in Quellreihenfolge, nach höchster Priorität oder chronologisch.
4. Regel für fehlende Werte: Wählen Sie eine sichtbare Kennzeichnung wie Nicht angegeben, Unbekannt, Nicht zutreffend oder Prüfung erforderlich.

AI Studio-Tabellen unterstützen bis zu 20 Zeilen und 6 Spalten. Die erste Zeile zählt zur Grenze von 20 Zeilen. Verlangen Sie daher eine Kopfzeile und höchstens 19 Datenzeilen. Wenn Ihre Quelle mehr benötigt, grenzen Sie den Umfang ein, teilen Sie die Daten auf mehrere Tabellen auf oder extrahieren Sie zunächst die wichtigsten Zeilen.

Passen Sie den Prompt an die Tabellenaufgabe an

Strukturierte Fakten extrahieren

Verwenden Sie die Extraktion, wenn die Quelle bereits Fakten enthält und die Tabelle diese bewahren soll.

Extrahiere die Vertragsbedingungen aus den angehängten Dateien. Erste Zeile: Datei, Inkrafttreten, Verlängerung, Kündigungsfrist, Gebühr, Quellseite. Ein Vertrag pro Zeile. Übernimm Datumsangaben und Währungen exakt. Schreibe bei fehlenden Werten „Nicht angegeben“.

Bitten Sie AI nicht, „die Lücken zu füllen“, es sei denn, Schlussfolgerungen sind ausdrücklich Teil der Aufgabe. Eine vollständig wirkende Zelle kann gefährlicher sein als ein ehrlicher fehlender Wert.

Optionen vergleichen

Definieren Sie neutrale Vergleichskriterien, bevor Sie nach einer Empfehlung fragen.

Vergleiche die ausgewählten Werkzeuge. Erste Zeile: Werkzeug, Hauptverwendung, Einrichtungsaufwand, Zusammenarbeit, Exportoptionen, Beleg. Ein Werkzeug pro Zeile. Formuliere Aussagen neutral und quellenbasiert. Schreibe „Muss geprüft werden“, wenn die Quelle unklar ist.

Wenn Sie nach dem Raster eine begründete Empfehlung benötigen, erstellen Sie stattdessen ein Dokument und bitten Sie um eine darin enthaltene Vergleichstabelle.

Checkliste erstellen

Legen Sie die Kriterien für die Erfüllung ausdrücklich fest.

Erstelle eine Checkliste zur Launch-Bereitschaft. Erste Zeile: Prüfung, Bestehenskriterium, Verantwortlicher, Status, Beleg, Notizen. Eine Prüfung pro Zeile. Verwende nur den ausgewählten Plan. Trage bei Verantwortlicher „Nicht angegeben“ ein, wenn keine Person oder kein Team genannt ist. Verwende bei Status „Prüfung erforderlich“, sofern die Quelle nichts anderes angibt.

AI darf einen nicht angegebenen Status weder in Abgeschlossen verwandeln noch eine verantwortliche Person erfinden.

Bewertungsmatrix erstellen

Definieren Sie die Skala und ob AI Bewertungen vergeben darf.

Erstelle eine Bewertungsmatrix für Anbieter. Erste Zeile: Anbieter, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Support, Preis, Gesamt. Verwende eine Skala von 1-5. Vergib nur dann eine Bewertung, wenn die angehängte Auswertung ausdrücklich genügend Belege enthält. Schreibe andernfalls „Nicht bewertet“. Berechne keine Gesamtbewertung, wenn eine erforderliche Einzelbewertung fehlt.

Wenn AI selbst urteilen soll, nennen Sie die Kriterien für jede Bewertung und prüfen Sie jeden Wert. Eine Zahl ohne Bewertungsmaßstab wirkt nur objektiv.

Umsetzungsplan erstellen

Stützen Sie Pläne auf ausdrücklich festgehaltene Zusagen.

Verwandle die ausgewählten Projektnotizen in eine Umsetzungstabelle. Erste Zeile: Arbeitspaket, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum, Abhängigkeit, Status, Quelle. Ein Arbeitspaket pro Zeile. Bewahre die Schreibweise der Datumsangaben. Verwende „Nicht angegeben“ für fehlende Verantwortliche oder Fälligkeitstermine. Erfinde keine Abhängigkeiten oder Statusangaben.

Wählen Sie Dokument für einen Vorschlag, der erklärt, warum die Arbeit wichtig ist. Wählen Sie Tabelle für die Zeilen, die während der Umsetzung aktualisiert werden.

Halten Sie Zeilen und Spalten eindeutig

Das Ergebnis ist am nützlichsten, wenn jede Zeile dieselbe Anzahl von Zellen mit derselben Bedeutung enthält.

• Setzen Sie die Überschriften in die erste Zeile und halten Sie sie kurz.
• Verwenden Sie eine Entität oder Aufgabe pro Zeile.
• Verwenden Sie pro Spalte nur eine Art von Wert.
• Nennen Sie Einheiten in der Überschrift, zum Beispiel Kosten (USD) oder Dauer (Tage).
• Verwenden Sie für Datumsangaben möglichst ein einheitliches Format, sofern die Quelle dies zulässt.
• Fassen Sie Verantwortliche, Status und Fälligkeit nicht in einer Zelle zusammen.
• Verwenden Sie eine einheitliche Kennzeichnung für fehlende Werte, statt zwischen leeren Zellen, Strichen und Vermutungen zu wechseln.
• Verlangen Sie eine Spalte für Quelle oder Beleg, wenn die Überprüfung von Fakten wichtig ist.

Vermeiden Sie eine Sammelspalte Details, wenn sich deren Inhalt in zwei klarere Felder aufteilen lässt. Erstellen Sie aber nicht sechs Spalten, nur weil sechs verfügbar sind. Jede Spalte sollte eine echte Entscheidung oder Folgeaktion unterstützen.

Prüfen Sie das Ergebnis Zelle für Zelle

AI Studio liefert ein eigenständiges tabellenähnliches Objekt, dessen Größe sich am Inhalt orientiert. Das erleichtert Durchsicht und Bearbeitung, doch die saubere Geometrie bestätigt nicht die Richtigkeit der Daten.

Prüfen Sie Folgendes:

Wenn Genauigkeit wichtig ist, gleichen Sie jede Zeile mit der Quelle ab und behalten Sie eine Spalte für Quelle oder Beleg. Kennzeichnen Sie nicht überprüfbare Zellen sichtbar, statt durch die Tabelle Gewissheit vorzutäuschen.

Bearbeiten Sie die Zellen nach der Prüfung direkt auf dem Canvas. Für eine gezielte AI-Bearbeitung der vorhandenen Tabelle öffnen Sie ihr AI-Versions-Badge oder den Objekt-Chat und geben genau an, was verändert werden darf:

Gleiche die Spalten Preis und Vertragslaufzeit mit den angehängten Angeboten ab. Ändere nur diese Zellen. Verwende „Nicht angegeben“, wenn die Quelle keinen Wert enthält.

Nutzen Sie Guthaben für das Schema, nicht für wiederholte Extraktionen

Die Tabellengenerierung verbraucht AI-Guthaben des Workspace. Das Löschen einer fertigen Tabelle erstattet kein Guthaben.

Bevor Sie Senden wählen:

• Beginnen Sie mit der kleinsten sinnvollen Quellenauswahl.
• Legen Sie Überschriften und Zeilenregel selbst fest.
• Beschränken Sie die Extraktion auf die Datensätze, die Sie tatsächlich benötigen.
• Geben Sie die Kennzeichnung für fehlende Werte an.
• Definieren Sie einen Bewertungsmaßstab, bevor Sie Bewertungen verlangen.
• Verlangen Sie eine Spalte für Quelle oder Beleg, wenn eine Überprüfung wichtig ist.
• Teilen Sie Aufgaben auf, die 20 Zeilen oder 6 Spalten überschreiten würden.

Manuelle Zellbearbeitungen sind meist günstiger, als eine fast richtige Tabelle neu zu generieren. Wenn das Schema in jeder Zeile falsch ist, überarbeiten Sie den Prompt und generieren Sie einmal neu. Wenn drei Zellen falsch sind, korrigieren Sie diese drei Zellen oder verlangen Sie eine klar begrenzte Bearbeitung im Objekt-Chat.

Wenn die Tabellengenerierung nicht wie erwartet funktioniert

Wenn Sie den Tabellenplatzhalter während der Verarbeitung löschen, wird die Aufgabe auf dem Canvas abgebrochen. Wenn Sie den Support kontaktieren, geben Sie Canvas-Link, ungefähre Uhrzeit der Anfrage, eine Zusammenfassung des Prompts, gewünschte Überschriften und Zeilenzahl, Arten der Anhänge sowie an, ob der Platzhalter erschienen ist und ob Guthaben blockiert oder verbraucht wurde. Senden Sie keine privaten Quelldateien oder Kundendaten, es sei denn, der Support benötigt sie ausdrücklich und Sie dürfen sie weitergeben.