Dokumente mit AI Studio erstellen

Ein hilfreiches Dokument ist nicht einfach „etwas Text zu einem Thema“. Es erfüllt eine Aufgabe: Es informiert eine entscheidende Person, hält die Ergebnisse einer Besprechung fest, verwandelt Recherchen in einen Bericht oder gibt einem Team einen Plan, den es bearbeiten kann.

Wählen Sie in AI Studio Dokument, wenn das Ergebnis ein bearbeitbarer schriftlicher Inhalt auf dem Canvas sein soll. AI Studio kann Ihren Prompt, ausgewählte Canvas-Objekte, vollständig hochgeladene Anhänge und eingefügte URLs verwenden, um Zusammenfassungen, Berichte, Pläne, Vorschläge, Besprechungsnotizen, Vergleiche, Checklisten oder andere strukturierte Entwürfe zu erstellen.

Kurzfassung

1. Öffnen Sie das bearbeitbare Canvas, auf dem das Dokument abgelegt werden soll.
2. Wählen Sie die Quellobjekte aus, die AI Studio verwenden soll.
3. Öffnen Sie AI Studio und wählen Sie Dokument.
4. Hängen Sie weitere Quelldateien an oder fügen Sie relevante URLs ein. Warten Sie, bis alle Uploads abgeschlossen sind.
5. Geben Sie Dokumenttyp, Zielgruppe, Struktur, Länge und die Grenzen der Quellen an.
6. Wählen Sie Senden.
7. Gleichen Sie das fertige Dokument mit den Quellen ab. Bearbeiten Sie es anschließend auf dem Canvas oder setzen Sie die Arbeit im Objekt-Chat fort.

Ein zuverlässiger Prompt sieht zum Beispiel so aus:

Verwandle die ausgewählten Besprechungsnotizen in knappe Notizen für das Projektteam. Gliedere sie in Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen. Nenne Verantwortliche oder Fälligkeitstermine nur, wenn sie in der Quelle stehen. Schreibe andernfalls „Nicht angegeben“, statt zu raten.

Wählen Sie Dokument, wenn der Text das Ergebnis ist

Dokument ist die richtige Wahl, wenn jemand das Ergebnis als Text lesen, bearbeiten oder weitergeben soll.

Schlagwörter im Thema bestimmen nicht den Typ. Schreibe ein Launch-Briefing für eine Landingpage sollte ein Dokument ergeben, weil das Briefing das Ergebnis ist. Erstelle eine Landingpage für diesen Launch sollte eine Webseite ergeben, weil die Seite selbst das Ergebnis ist.

Verwenden Sie stattdessen Tabelle, wenn jeder Eintrag denselben Spalten folgen muss, etwa Funktion, Verantwortlicher, Status, Bewertung oder Fälligkeitsdatum. Verwenden Sie Dokument, wenn der Vergleich Begründungen, Vorbehalte, Empfehlungen oder eine Einordnung der Daten benötigt.

Beginnen Sie mit dem richtigen Canvas-Kontext

Öffnen Sie auf dem Desktop das Canvas und verwenden Sie das Panel AI Studio. Öffnen Sie AI Studio auf unterstützten Smartphones und schmalen Bildschirmen über die Canvas-Toolbar. Sie benötigen Bearbeitungszugriff auf das Canvas und nutzbares AI-Guthaben im Workspace.

AI Studio kann Folgendes verwenden:

Ein Entwurf kann bis zu 10 Anhänge enthalten. Aus jeder Datei werden bis zu 20 MB als Kontext gelesen. Nur vollständig hochgeladene Dateien sind enthalten. Entfernen Sie fehlgeschlagene Dateien und warten Sie, bis laufende Uploads abgeschlossen sind, bevor Sie Senden wählen.

Sie können bis zu 20 Canvas-Objekte als Kontext auswählen. Die Auswahl bestimmt, was AI Studio liest. Die ausgewählten Objekte werden nicht überschrieben. Das generierte Dokument erscheint als neues Objekt in der Nähe des sichtbaren Canvas-Bereichs.

Sagen Sie AI Studio, welches Dokument Sie benötigen

Nennen Sie den Dokumenttyp ausdrücklich, statt darauf zu hoffen, dass sich Länge und Struktur allein aus dem Thema ergeben.

AI Studio folgt einer ausdrücklichen Formatvorgabe anstelle seiner üblichen Dokumentstruktur. Wenn Sie genau fünf Punkte möchten, verlangen Sie genau fünf Punkte. Wenn Sie ein einseitiges Memo ohne Titel möchten, sagen Sie das. Das ist klarer und günstiger, als zunächst einen langen Bericht zu generieren und AI anschließend um eine Kürzung zu bitten.

Verwenden Sie Prompt-Muster, die Erfindungen vermeiden

Ein guter Dokument-Prompt enthält Aufgabe, Zielgruppe, Quelle, Struktur, Einschränkungen und eine Regel für fehlende Angaben.

Quellmaterial zusammenfassen

Fasse die angehängte Recherche für eine Produktleitung in höchstens 350 Wörtern zusammen. Verwende eine Überschrift und fünf Aufzählungspunkte. Lass alle Datumsangaben und Prozentwerte unverändert. Füge keine Empfehlungen hinzu.

Notizen in Besprechungsnotizen verwandeln

Erstelle aus den ausgewählten Notizen Besprechungsnotizen. Gliedere sie in Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen. Nenne Namen und Datumsangaben nur, wenn sie ausdrücklich angegeben sind. Wenn eine Aufgabe keine verantwortliche Person hat, schreibe „Nicht angegeben“.

Entscheidungsvorlage schreiben

Schreibe eine einseitige Entscheidungsvorlage, die Option A und B für das Führungsteam vergleicht. Nenne den Kontext, drei Vergleichskriterien, Risiken, eine Empfehlung und die noch zu prüfenden Punkte. Verwende ausschließlich die ausgewählten Quellen.

Vorschlag erstellen

Verwandle die angehängte Projektskizze in einen kundengerechten Vorschlag. Gliedere ihn in Problem, Ziel, vorgeschlagenes Vorgehen, Zeitplan, Risiken und erwartete Wirkung. Schreibe direkt und entferne interne Teamnamen.

Tabelle in ein Dokument einfügen

Schreibe eine kurze Anbieterempfehlung. Beginne mit einer Analyse in zwei Absätzen, füge eine kompakte Tabelle mit Anbieter, Stärke, Risiko und bester Eignung ein und schließe mit einer Empfehlung.

Eine Tabelle innerhalb eines Dokuments ergänzt die umgebende Erläuterung. Sie ist nicht dasselbe wie ein eigenständiges Tabellen-Objekt. Wählen Sie Tabelle, wenn Sie vor allem ein wiederverwendbares Raster benötigen oder hauptsächlich einzelne Zellen bearbeiten möchten.

Prüfen Sie das Dokument vor der Verwendung

AI Studio liefert ein bearbeitbares Textobjekt. Je nach Anfrage kann es Überschriften, Absätze, Hervorhebungen, Aufzählungen, nummerierte Schritte und eine Tabelle im Dokument enthalten. Längere Inhalte werden an das Ergebnis angepasst. Ein stimmiges Layout beweist jedoch nicht, dass der Inhalt korrekt ist.

Prüfen Sie den Entwurf in dieser Reihenfolge:

1. Vergewissern Sie sich, dass er die gewünschte Aufgabe erfüllt und den verlangten Dokumenttyp verwendet.
2. Gleichen Sie Aussagen, Namen, Datumsangaben, Zahlen, Entscheidungen und Zitate mit der Quelle ab.
3. Prüfen Sie, ob fehlende Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Statusangaben oder Kennzahlen als nicht angegeben markiert und nicht erfunden wurden.
4. Entfernen Sie Abschnitte, die plausibel klingen, aber nicht durch die Quelle belegt sind.
5. Passen Sie Ton und Länge an die tatsächliche Zielgruppe an.
6. Prüfen Sie Links und Quellenangaben vor der Freigabe.

AI Studio kann Recherche- und Quellkontext verwenden, doch auch ein überzeugender Absatz kann falsch sein. Wenn das Dokument ein Kundenversprechen, eine Rechtsposition, eine Einstellungsentscheidung, ein Budget, einen Zeitplan oder eine öffentliche Aussage beeinflusst, lassen Sie es von der für die Quelle verantwortlichen Person prüfen.

Bearbeiten Sie das Ergebnis, ohne von vorn zu beginnen

Klicken Sie in das fertige Dokument, um Text und Formatierung direkt zu bearbeiten. Wenn der Entwurf im Wesentlichen stimmt, aber eine gezielte Änderung braucht, öffnen Sie sein AI-Versions-Badge oder den Objekt-Chat und bitten Sie um eine klar begrenzte Bearbeitung, zum Beispiel:

• Kürze die Einleitung auf zwei Sätze. Lass alle Zahlen unverändert.
• Schreibe nur den Abschnitt „Risiken“ für Führungskräfte um.
• Verwandle die Aufgaben in Kontrollkästchen. Füge keine Verantwortlichen oder Fälligkeitstermine hinzu.
• Ersetze die Schlussfolgerung durch eine neutrale Zusammenfassung. Lass den Rest des Dokuments unverändert.

Verwenden Sie den Objekt-Chat, um an dem vorhandenen Dokument weiterzuarbeiten. Verwenden Sie AI Studio nur dann erneut, wenn Sie aus anderem Kontext ein wirklich neues Ergebnis benötigen.

Nutzen Sie Guthaben für einen besseren ersten Entwurf

Die Dokumentgenerierung verbraucht AI-Guthaben des Workspace. Wenn Sie ein fertiges Dokument löschen, wird kein Guthaben erstattet, da die AI-Arbeit bereits ausgeführt wurde.

So vermeiden Sie unnötigen Verbrauch:

• Wählen Sie nur Quellen aus, die in das Dokument gehören.
• Geben Sie schon beim ersten Versuch den tatsächlichen Dokumenttyp und die Zielgruppe an.
• Legen Sie bei Bedarf die genaue Länge oder Abschnittsstruktur fest.
• Sagen Sie AI Studio, was es weder erfinden noch verändern darf.
• Beheben Sie kleine Text- und Formatierungsprobleme manuell.
• Verwenden Sie eine gezielte Bearbeitung im Objekt-Chat, wenn nur ein Abschnitt falsch ist.
• Senden Sie die Anfrage nicht erneut, solange der erste Platzhalter noch verarbeitet wird.

Grenzen Sie die Aufgabe ein, wenn die Quelle umfangreich ist. Extrahiere die Launch-Risiken aus diesem Plan ist zuverlässiger als Verwandle diese sechs Dateien in eine vollständige Strategie.

Wenn die Dokumentgenerierung nicht wie erwartet funktioniert

Wenn Sie den Platzhalter eines Dokuments während der Verarbeitung löschen, wird die Aufgabe auf dem Canvas abgebrochen. Wenn Sie den Support kontaktieren, geben Sie Canvas-Link, ungefähre Uhrzeit der Anfrage, eine Zusammenfassung des Prompts, die Arten der Anhänge, eine Beschreibung der ausgewählten Quellen sowie an, ob der Platzhalter erschienen ist und ob Guthaben blockiert oder verbraucht wurde. Senden Sie keine privaten Quelldateien oder Kundendaten, es sei denn, der Support benötigt sie ausdrücklich und Sie dürfen sie weitergeben.