Was ist ALLO?

Sie sollten dieselbe Arbeit nicht für jede Zielgruppe neu aufbereiten müssen

Stellen Sie sich vor, wie ein einzelnes Arbeitsergebnis in einem echten Team weitergegeben wird. Das Briefing befindet sich in einem Dokument. Die Referenzen liegen in einem Drive-Ordner. Die Mockups befinden sich in einem anderen Werkzeug. Das Feedback ist über Chat und E-Mail verstreut. Und jedes Mal, wenn eine neue Person einbezogen werden muss, sei es ein Teammitglied, ein Kunde oder eine Führungskraft, baut jemand die gesamte Geschichte von vorne auf: eine Zusammenfassungspräsentation, eine Status-E-Mail oder ein kurzes Video, um das zu erklären, was das Team ohnehin schon weiß.

Diese ständige Wiederaufbereitung verursacht die versteckten Kosten. Die eigentliche Arbeit war nie der Engpass. Das ständige Erklären war es.

ALLO macht diesen Schritt überflüssig. Die Plattform bündelt Briefings, Referenzen, Dateien, Feedback und Entscheidungen an einem zentralen Ort, auf den das gesamte Team zugreifen kann. So sieht die nächste Person die tatsächliche Arbeit direkt im Kontext, ohne dass sie vorher aufbereitet werden muss.

Kurzfassung

Betrachten Sie ALLO als einen einzigen visuellen Projektraum und nicht als eine Ansammlung separater Listen, Ordner und Zusammenfassungsdokumente. Beginnen Sie auf Home, wenn Sie eine Arbeit wieder aufnehmen möchten. Verwenden Sie ein Projekt, wenn Aufgaben Verantwortliche, Termine und einen Status benötigen, und nutzen Sie ein Canvas, wenn Beteiligte die Inhalte sehen, besprechen und Entscheidungen direkt im Kontext treffen sollen. Platzieren Sie echte Briefings, Dateien, Referenzen, Notizen und Kommentare direkt auf dem Canvas, damit Teammitglieder, Kunden oder Führungskräfte die Arbeit ohne zusätzliche Präsentationen oder Übergaben nachvollziehen können. Wenn Ihnen etwas fehlt, überprüfen Sie zuerst den Arbeitsbereich, gefolgt von der Suche, Mit mir geteilt und dem Papierkorb, bevor Sie es neu erstellen.

Die Karte ist das Canvas

Die meisten Werkzeuge behandeln ein Projekt als eine Zeile mit verschiedenen Anhängen. Sie öffnen die Karte und finden dort Verknüpfungen zur eigentlichen Arbeit, die jedoch ganz woanders liegt.

ALLO kehrt dieses Prinzip um. Die Karte ist das Canvas. Wenn Sie ein Projekt öffnen, landen Sie direkt in dem Raum, in dem sich das Briefing, die Referenzen, die Mockups, die Kommentare und die Entscheidungen tatsächlich befinden: räumlich angeordnet und von oben nach unten scrollbar, genau so, wie die Arbeit tatsächlich aussieht.

Dieser eine Unterschied verändert den eigentlichen Zweck eines Canvas. Es ist kein Whiteboard, das Sie nach einem Workshop fotografieren und dann vergessen. Es ist das Arbeitsgedächtnis des Projekts: der Ort, an dem aus ungeordneten Beiträgen konkrete Richtungen entstehen und an dem die Argumente für eine Entscheidung noch lange nach dem Treffen sichtbar bleiben. Sechs Monate später lässt sich die Frage „Warum haben wir uns so entschieden?“ durch einfaches Scrollen beantworten, ohne dass Sie die damals beteiligte Person ausfindig machen müssen.

Was sich ändert, wenn die Arbeit der Raum ist

Wenn die Arbeit und die Diskussion am selben Ort stattfinden, verschwindet eine ganze Reihe von Reibungspunkten. Fragen wie diese werden hinfällig:

• „Wo ist die neueste Version?“ Es gibt nur einen Raum, und dieser ist immer aktuell.
• „Was haben wir entschieden?“ Die Entscheidung befindet sich direkt neben dem Inhalt, um den es geht.
• „Kann mir das jemand kurz zusammenfassen?“ Der Raum lässt sich in 30 Sekunden erfassen, selbst für jemanden, der nicht dabei war.

Und das funktioniert für alle auf die gleiche Weise. Das Team, die Kunden und die Führungskräfte blicken auf das selbe Canvas, ohne Übersetzungsebenen und ohne separate „externe Versionen“. Laden Sie externe Prüfer ein, das Canvas anzusehen und Kommentare zu hinterlassen, ohne ihnen gleich Zugriff auf den gesamten Arbeitsbereich zu gewähren (der Artikel Rollen und Zugriffrechte erläutert genau, wer was sehen kann).

Was ALLO ist und was nicht

ALLO ist ein visueller Arbeitsbereich für kreative, operative und funktionsübergreifende Teams, deren Arbeit sich nicht einfach in Tabellenzeilen pressen lässt. Es verbindet die Freiheit eines Canvas mit der Struktur von Projekten, OKRs, Kommentaren, Dateien, Berechtigungen und einer KI, die direkt innerhalb des Canvas agiert, statt in einem separaten Chat-Fenster.

Ebenso wichtig ist es, klarzustellen, was ALLO nicht ist:

Teams, die am meisten von ALLO profitieren

ALLO entfaltet seine Stärken besonders dann, wenn die Arbeit visuell und kollaborativ geprägt ist und sich nur schwer in ein einfaches Ticket pressen lässt.

Wo die Arbeit stattfindet

Sie benötigen am ersten Tag noch nicht jeden Bereich. Die Struktur zu kennen hilft Ihnen jedoch, den richtigen Weg zu wählen, anstatt Arbeiten doppelt zu erledigen oder eine getroffene Entscheidung aus den Augen zu verlieren.

Die einfachste Regel: Wenn Sie unsicher sind, wohin Sie gehen sollen, öffnen Sie Home. Wenn Sie genau wissen, wonach Sie suchen, wechseln Sie direkt in den entsprechenden Bereich.

Wie die Arbeit in ALLO verläuft

Ein typisches Arbeitsergebnis beginnt als Kontext, durchläuft eine visuelle Prüfung, sammelt Feedback und führt schließlich zu einer Entscheidung.

1. Öffnen Sie Home, um zu sehen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
2. Verwenden Sie ein Projekt, wenn die Arbeit feste Verantwortliche, Termine oder einen Status benötigt.
3. Erstellen oder öffnen Sie ein Canvas, wenn Beteiligte Materialien gemeinsam prüfen möchten.
4. Fügen Sie Dateien, Bilder, Notizen und Kommentare hinzu, damit die Diskussion direkt mit der Arbeit verknüpft bleibt.
5. Nutzen Sie Kommentare und Erwähnungen, wenn eine bestimmte Person antworten soll.
6. Verknüpfen Sie die Arbeit mit einem Ziel, wenn sie mit einem Quartalsziel in Verbindung stehen soll.

Dieser Ablauf ist flexibel. Für kleinere Teams reichen Home und eine Handvoll Canvases für den Einstieg völlig aus. Größere Teams binden von Beginn an Projekte, Ziele, Teams und Berechtigungen ein.

Ein konkretes Beispiel: Die Überprüfung einer Kampagne

Ein Designteam bereitet eine Markteinführung vor. Das Projekt erfasst die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine. Das Canvas enthält alle Inhalte, die für die Überprüfung tatsächlich benötigt werden: Referenzbilder, drei verschiedene Textvarianten, die neuesten Mockups, die Markenrichtlinien als Datei und eine Spalte für offene Fragen. Wenn für ein bestimmtes Anliegen eine bestimmte Person benötigt wird, zieht eine Erwähnung diese direkt in den entsprechenden Kommentar und nicht in einen allgemeinen Thread. Wenn Kunden zur Überprüfung hinzukommen, öffnen sie dasselbe Canvas, an dem das Team gearbeitet hat. Kein Export, keine zusätzliche Präsentation. Und das Ziel erklärt an zentraler Stelle, warum diese Kampagne in diesem Quartal wichtig ist.

Nichts musste für die Kunden neu aufbereitet werden. Der Plan, die Personen, die visuelle Arbeit und die Entscheidungen waren bereits miteinander verknüpft.

Eine erste Woche, die wirklich funktioniert

Wenn Sie ALLO in einem Team einführen, sollten Sie dem Impuls widerstehen, zuerst eine perfekte Struktur aufzubauen. Beginnen Sie stattdessen direkt mit der echten Arbeit:

1. Legen Sie den Arbeitsbereich fest, in dem das Team zusammenarbeiten soll.
2. Laden Sie die Kernmitglieder ein, die dauerhaften Zugriff benötigen.
3. Erstellen Sie ein einzelnes Canvas für eine Aufgabe, die das Team ohnehin gerade prüfen muss.
4. Platzieren Sie echte Inhalte darauf und keine Beispiel-Platzhalter.
5. Geben Sie das Canvas für die Prüfer frei und bitten Sie über Kommentare und Erwähnungen um konkretes Feedback.
6. Kehren Sie am nächsten Tag über Home zurück, um nahtlos an Ihre Arbeit anzuknüpfen.

Leere Strukturen wirken zwar für einige Minuten ordentlich, werden danach jedoch von allen Beteiligten ignoriert.

Wenn Sie etwas nicht finden können

Was Sie sehen können, hängt von dem Arbeitsbereich ab, in dem Sie sich befinden, sowie von Ihrer Rolle und der Art und Weise, wie das jeweilige Element freigegeben wurde. Wenn ein Teammitglied ein Element öffnen kann und Sie nicht, liegt es fast immer an den Zugriffsrechten, dem falschen Arbeitsbereich, einer aufgehobenen Freigabe oder gelöschten Inhalten (in dieser Reihenfolge).

Eine Gewohnheit, die Sie beibehalten sollten: Erstellen Sie wichtige Arbeiten nicht voreilig neu. Überprüfen Sie zuerst Arbeitsbereich wechseln, die Suche, den Bereich Mit mir geteilt und den Papierkorb. Wenn Sie zu früh von vorne beginnen, führt das oft zu zwei unvollständigen Versionen und unnötigem Aufwand bei der anschließenden Überprüfung.