Gestionar una app en vivo desde Administración

«¿Alguien puede corregir la errata de la tarjeta sobre la exportación?» «¿Adónde han ido esas 200 filas antiguas?» «¿Ha abierto el enlace alguien de fuera?» Un mes después de que el equipo de producto publicara su tablero de opiniones de clientes, ya nadie pregunta qué debería hacer la app. Las preguntas son otras: qué contiene, quién puede tocarla y si está funcionando.

Responderlas desde el chat de creación es dar un rodeo. Reconstruir la app para corregir una errata en una sola tarjeta no tiene sentido, y un cambio en una entrada guardada nunca debería colarse sin que nadie lo vea. Administración es el lugar donde se hace funcionar la app que ya tiene: sus registros, sus conexiones, su programación, su enlace y sus claves. El chat queda para cambiar lo que la app hace.

Esta guía recorre Administración en el mismo orden en que el menú de la izquierda presenta las secciones, con ese mismo tablero de opiniones como ejemplo. Cómo se construyó y se publicó el tablero se explica en Crear una app en vivo.

Resumen

Abra la app en vivo y haga clic en la pestaña Administración. En Resumen, cambie el nombre de la app y añada administradores. En Datos, revise el Uso de registros, edite las entradas en la tabla y use el menú Más acciones de datos para Añadir desde archivo CSV o Guardar como archivo CSV. Configure las programaciones en Automatización, la versión publicada y la dirección en Compartir, y las claves en Secretos. Cuando la IA proponga en el chat un cambio en los datos guardados, elija Aplicar o Descartar.

Quién ve Administración

La pestaña Administración está junto a Vista previa y Código, y solo la ven quienes pueden gestionar la app: la persona que la creó y los administradores de la app que esa persona añada. Todos los demás que abren la app en vivo, ya sean miembros del canvas, invitados o visitantes que llegan desde un enlace publicado, ven únicamente la app.

El menú de la izquierda no es igual para los dos grupos:

Dentro de Resumen, solo quien creó la app puede cambiar quién figura en la lista de administradores.

Ponga nombre a la app y elija administradores en Resumen

Resumen es lo primero que se abre. Arriba aparecen los datos de referencia de la app: el ID de la app, con un botón para copiarlo al lado, y las fechas de Creación y Actualización. El ID de la app identifica exactamente esta app, así que péguelo cuando contacte con soporte por algo relacionado con ella.

Nombre de la app es el nombre que ven todas las personas con las que comparte la app, y también el título de su página publicada. Escriba uno nuevo y haga clic en Guardar.

Debajo del nombre, tres filas resumen el estado de la app. Haga clic en una fila para abrir su sección:

• Datos indica en cuántas tablas guarda información la app, por ejemplo «2 tablas», o muestra Aún no hay datos guardados.
• Datos conectados indica la primera fuente conectada o muestra Nada conectado.
• Automatización muestra el estado de la programación, por ejemplo Automatización desactivada.

Al final está Administradores de la app. Quien creó la app aparece primero, con la etiqueta Creador. Para añadir a alguien, esa persona escribe en Buscar por nombre o correo, hace clic en Añadir administrador junto a la persona correcta y confirma con Guardar cambios. Los administradores deben ser miembros del espacio de trabajo que ya puedan abrir este canvas. Tener acceso de edición al canvas no convierte a nadie en administrador.

Cada fila de administrador tiene un interruptor Compartir conversaciones. Si está activado, esa persona también lee las conversaciones anteriores y cambia la app en el chat. Si está desactivado, gestiona el código, los datos y la automatización sin ver la conversación. Retirar acceso quita a alguien de la lista.

En el tablero de opiniones, el responsable de producto que lo creó añade a la diseñadora como administradora con Compartir conversaciones activado, porque ella pedirá cambios de diseño en el chat. El ingeniero que solo ordena entradas recibe acceso de administrador con el interruptor desactivado.

Vigile el límite de registros en Datos

Datos contiene todo lo que la app ha guardado, y lo primero que muestra es el Uso de registros: un medidor que indica, por ejemplo, «63 de 10.000 registros», con el recuento de cada colección debajo.

Cada app puede guardar 10.000 registros en total, sumando todas sus colecciones. Los archivos adjuntos a los registros no cuentan para este límite: su tamaño se descuenta del almacenamiento del espacio de trabajo, como recuerda la nota al pie del medidor.

Hay además dos límites más pequeños para elementos sueltos. Un registro puede ocupar hasta 32 KB, y un archivo adjunto, hasta 64 MB. Lo que supere esos tamaños se rechaza con su propio mensaje.

Cuando el uso llega al 90 % del límite, el medidor se vuelve rojo y aparece la nota «El límite de registros está cerca. Contáctanos para solicitar un límite mayor.» Haga clic en Contactar y se abrirá un chat de soporte con la solicitud para ampliar el límite de esta app ya redactada. Administración no tiene ningún ajuste para el límite: un límite mayor se solicita a ALLO por esta vía.

Cuando se alcanza el límite

En cuanto una app llega a 10.000 registros, los nuevos se rechazan, tanto si los escribe la propia app como si los envía un visitante desde el enlace publicado o si los importa usted. El mismo aviso cubre todos estos casos:

• Quien creó la app y sus administradores ven «Se alcanzó el límite de registros de la app. Contáctanos para solicitar un límite mayor.», con Ver uso, que abre Administración → Datos, y Contactar.
• Los demás ven «Se alcanzó el límite de registros de la app. Pide a un administrador de la app que nos contacte.»

Si un compañero le reenvía ese segundo mensaje, abra Datos, compruebe el medidor y haga clic en Contactar. La solicitud llega al mismo equipo que atiende cuando usted contacta con soporte.

Decida quién puede ver y añadir en cada colección

Debajo del medidor, cada colección tiene su pestaña para cambiar de vista. Las pestañas llevan el nombre de la colección, como Registros y Envíos, o «feedback» y «votes» en el tablero de opiniones.

Cada colección tiene sus propios Permisos de la colección. La persona propietaria y los administradores siempre tienen acceso completo, con una excepción: una colección conectada desde otra app con acceso Solo ver es de solo lectura para todo el mundo aquí, incluidos quien creó esta app y sus administradores. La tabla muestra «Datos de solo lectura. Edítalos en su app original.», así que esos cambios se hacen en la app original. La fila Todos los demás abarca a los miembros del canvas, a los invitados y a quienes llegan desde un enlace publicado. Haga clic en Cambiar acceso para configurarla:

• Ver y Añadir están activados o desactivados.
• Actualizar y Eliminar pueden ser Desactivado, Solo propios o Todos.

Haga clic en Guardar para aplicar los cambios. Al activar Ver, primero aparece el aviso sobre la exposición de los datos, y usted lo confirma con Compartir registros.

Edite las entradas en la tabla

Debajo de los permisos está la tabla de la colección, que funciona como una pequeña hoja de cálculo.

• Buscar filtra las filas por texto. Filtro añade condiciones, por ejemplo que un campo es, contiene o está vacío.
• La flecha junto al nombre de un campo abre Ordenar ascendente, Ordenar descendente, Filtrar por este campo y Ocultar campo.
• Nueva fila añade una entrada. En una colección cuyos campos aún no están definidos, Añadir campo (el signo más al final de la fila de encabezado) añade uno.
• Haga clic en una celda para editarla. Enter guarda y Esc cancela.
• El menú de cada fila incluye Copiar ID del registro y Eliminar. Un elemento eliminado sigue eliminado aunque vuelva a una versión anterior del código.

Las columnas Autor, Creado y Actualizado muestran quién añadió cada entrada y cuándo, así que la pregunta «¿quién ha añadido estas 200 filas?» tiene respuesta.

El menú Más acciones de datos (...), arriba a la derecha de la tabla, reúne las acciones que afectan a toda la colección:

Traer datos de una conexión nunca deshace su propio trabajo. Las filas que eliminó siguen eliminadas, y las que editó en la tabla no se sobrescriben. Para que una fila editada vuelva a seguir a la fuente, abra el menú de esa fila y elija Volver a la fuente.

Antes de confiar en una sincronización, conviene conocer dos límites:

• Si la fuente no tiene ID de fila, una fila que cambia en la fuente llega como registro nuevo en lugar de actualizar el anterior. El resultado de la importación lo indica: «El origen no tiene ID de fila, así que una fila modificada entra como fila nueva».
• Los registros que desaparecen de la fuente se quedan en la colección. El resultado de la importación los cuenta como «ya no están en el origen; se conservan aquí». Elimínelos en la tabla si ya no los quiere.

Importe una hoja de cálculo con Añadir desde archivo CSV

El tablero de opiniones se puso en marcha en octubre, pero el equipo tiene 200 filas de opiniones anteriores en una hoja de cálculo. Añadir desde archivo CSV las incorpora sin volver a escribirlas, y revisa cada fila antes de guardar nada.

Primero, la app debe tener sus campos definidos. Si no los tiene, ALLO muestra «Los campos de esta app aún no están definidos. Vuelve a crear la app o solicita un cambio para definirlos antes de importar.» Pida los campos en el chat y después importe. Un CSV puede ocupar hasta 10 MB y tener como máximo 10.000 filas.

1. Abra la colección, abra Más acciones de datos y elija Añadir desde archivo CSV. Seleccione el archivo.
2. Se abre Revisar importación CSV, con el nombre del archivo arriba y sus filas debajo. Cada columna del CSV tiene un selector de campo en su encabezado. Las columnas cuyo encabezado coincide con el nombre de un campo se asignan solas. Para las demás, elija un campo o elija Ignorar esta columna si la app no necesita esos datos.
3. Revise las fichas que hay sobre la tabla: Listas, Por corregir, Columnas sin asignar y Columnas omitidas, cada una con su recuento.
4. Corrija las filas que lo necesiten. Las celdas con problemas aparecen sombreadas, y la columna Errores indica los campos afectados, por ejemplo «Se requiere un valor: Título» o «El valor no coincide con el tipo del campo: Votos». Una fila de más de 32 KB muestra «Esta fila supera los 32 KB.» Corríjalas en su hoja de cálculo y vuelva a seleccionar el archivo.
5. Haga clic en Importar filas, que muestra el recuento, por ejemplo Importar filas (200).

Importar filas sigue desactivado hasta que todas las filas son válidas y todas las columnas están asignadas u omitidas. Mientras tanto, no se escribe nada. Una importación tampoco cambia nunca los campos de la app. Si una columna de la hoja de cálculo no tiene un campo equivalente, elija Ignorar esta columna en su encabezado o, si necesita esos datos, pida primero el campo en el chat y vuelva a seleccionar el archivo. Si deja la columna sin asignar, Importar filas seguirá desactivado.

Algunos detalles le ahorrarán un segundo intento:

• Un campo de lista acepta texto separado por comas, como «dulce, crujiente», además de la lista JSON que escribe Guardar como archivo CSV.
• Si vuelve a importar el mismo archivo con las mismas columnas elegidas, las mismas filas no se añaden dos veces. Esas filas se cuentan como ya existentes.
• Los archivos grandes se importan por tandas. Una línea de progreso indica cuántas filas se han procesado.

Al terminar la importación, unas fichas muestran cuántas filas se añadieron, cuántas ya estaban y cuántas fallaron. Las filas se guardan en lotes de hasta 500, y cada lote se guarda entero o no se guarda. Si un lote haría que la app superara su límite de registros, no se añade ninguna de sus filas, ni siquiera las que habrían cabido, y todas cuentan como fallidas. En un archivo grande, puede que los lotes anteriores ya se hayan guardado. Aparece el aviso habitual «Se alcanzó el límite de registros de la app. Contáctanos para solicitar un límite mayor.», con Ver uso y Contactar.

Revise los cambios que la IA propone en los datos guardados

El chat también puede cambiar los datos guardados, pero nunca en silencio. Si pide a la IA que corrija la errata de la tarjeta sobre la exportación o que elimine un duplicado, no modifica la entrada directamente. En su lugar, aparece en el chat una fila de revisión marcada como Pendiente de aprobación. Si es una actualización, muestra el valor actual de cada campo tachado junto al nuevo. Si es una eliminación, muestra la entrada que desaparecería.

Nada cambia hasta que usted elige Aplicar. Descartar desecha la propuesta y deja la entrada como estaba. Después, la fila muestra Aplicado o Descartado, de modo que el chat conserva constancia de lo ocurrido. Aplicar espera a que termine cualquier construcción que esté en curso.

Los elementos nuevos que añade la IA se guardan sin esta revisión, porque añadir un elemento no sobrescribe nada de lo que alguien haya guardado.

Conecte datos externos en Datos conectados

Datos conectados muestra todas las fuentes de las que lee la app:

• Un servicio externo. Cada uno aparece como «Trae datos de» seguido de su dirección, con el proveedor y «clave guardada de forma segura» debajo. Desconectar lo quita, y su interruptor Solo actualizar datos mantiene al día los datos de esa fuente según una programación.
• Otra app de este canvas. Cada una aparece como «Usa datos de» seguido del nombre de esa app, con Solo ver o Ver y editar. Desconectar quita solo el vínculo: la app original conserva sus datos y archivos.
• Una carpeta local. Carpeta local conecta una carpeta de este dispositivo. El acceso a la carpeta se queda en el dispositivo, y las copias que seleccione se comparten con las personas que tienen acceso al objeto.

Cuando no hay nada conectado, la sección muestra el formulario de conexión (Endpoint de datos (URL), Clave de API y Conectar y probar) o le indica que lo pida en el chat, por ejemplo con «conecta mis datos». Al final, Apps que usan los datos de esta app muestra las apps que leen de esta.

Programe tareas en Automatización

Automatización ejecuta una sola Acción programada para la app:

• Repetir la tarea de la app vuelve a ejecutar de forma programada su última petición completada. Cada ejecución consume créditos de IA. Empieza con una vez al día y muestra su programación actual. Necesita que antes haya una petición terminada en el chat.
• Solo actualizar datos trae datos nuevos de la conexión. Es gratuito y no cambia la app. Se ejecuta cada 15 minutos, cada hora o una vez al día, y necesita que antes haya una conexión.

Elija una opción, revise el Intervalo de repetición y active el interruptor. Para cambiar de acción más adelante, pause primero la automatización. Debajo, Historial de ejecuciones muestra cada ejecución como Hecho, Falló, Omitido, Te necesita o Iniciado por ti.

Si el espacio de trabajo se queda sin créditos de IA, la siguiente repetición programada se omite y la automatización se pausa. Añada créditos y vuelva a activar la automatización.

Publique versiones y configure el enlace en Compartir

Compartir reúne lo que ven los visitantes:

• Versión publicada muestra la versión activa, por ejemplo «Versión 3», o Sin publicar. Publicar comparte su última versión y Dejar de publicar cierra el enlace. Los visitantes siguen usando la versión publicada mientras usted edita la siguiente.
• Dirección muestra el enlace de la app con Copiar enlace y Abrir en una pestaña nueva.
• Cualquiera con el enlace puede verlo permite abrir el enlace sin iniciar sesión. Si lo desactiva, solo las personas invitadas al canvas pueden abrirlo; Invitar personas abre las opciones para compartir el canvas.
• Búsqueda y vista previa del enlace contiene la Descripción que aparece bajo el nombre de la app en los resultados de búsqueda y en las vistas previas del enlace. Haga clic en Guardar después de editarla. El título de la página es siempre el nombre de la app, y las vistas previas del enlace usan una captura de la página publicada cuando está disponible.

Consulte visitas y actividad en Estadísticas

Estadísticas es solo para quien creó la app. Cuenta las Vistas (cargas de la página publicada, incluidas las de visitantes que llegan por el enlace anónimo) y las Personas/navegadores, y muestra la Última vista. Las visitas de la persona propietaria y de los administradores identificados, así como las vistas previas, no se cuentan, para que sus propias pruebas no inflen las cifras.

Cambie entre Por día · 90 días y Por hora · 7 días, haga clic en Actualizar para ver las cifras más recientes o en Exportar JSON para guardar una copia. Debajo, Colecciones muestra los Registros y Archivos de cada colección, un gráfico de Adiciones diarias y la fecha de Última adición y Último cambio de las entradas.

En el tablero de opiniones, esto responde a la pregunta del principio de esta guía: si las Vistas suben después de enviar el enlace, pero la Última adición de la colección de opiniones no se mueve, las personas entrevistadas abren el tablero sin añadir nada.

Proteja las claves en Secretos

Secretos guarda las claves que la app usa para conectarse con servicios externos, como la clave de API de un CRM. Solo quien creó la app las gestiona. La IA (el modelo) nunca ve sus valores, y ALLO envía cada clave únicamente al servicio para el que se aprobó.

1. Haga clic en Añadir secreto. Escriba un Nombre y un Valor. Añadir otra clave añade más filas, para que pueda guardar varias a la vez.
2. Haga clic en Guardar.

A partir de ahí, cada clave tiene su propia fila con cuatro botones: Copiar nombre, Editar, Mostrar valores (el ojo) y Eliminar secretos (la papelera). Editar cambia el nombre de la clave o sustituye su valor; deje el valor vacío para conservar el actual.

Mostrar valores no pide ninguna contraseña adicional. El valor aparece al momento, con un botón para copiarlo y Ocultar valores, y vuelve a ocultarse solo al cabo de 15 segundos o en cuanto cambia a otra pestaña del navegador.

Eliminar una clave detiene todas las operaciones que la usan, y no se puede deshacer. Si tiene más de una clave, seleccione varias y use Eliminar secretos seleccionados. Debajo de las claves, Operaciones aprobadas muestra lo que la app tiene aprobado hacer con ellas.

Elimine la app para siempre

Al final de Datos, Apps conectadas y eliminación abre la Zona de riesgo, con Eliminar la app para siempre. Esta acción elimina todas las copias de la app y todo lo que guardó. Ni deshacer ni las versiones anteriores lo recuperan, así que antes use Guardar como archivo CSV en cada colección que quiera conservar. Si otras apps leen los datos de esta, un segundo aviso, Hay apps conectadas usando estos datos, las enumera antes de que pueda elegir Retirar de todos modos.

Qué puede fallar

Importar filas sigue desactivado. Revise las fichas:

• Por corregir por encima de cero: algunas filas tienen errores. La columna Errores indica los campos afectados.
• Columnas sin asignar por encima de cero: elija un campo para cada una o elija Ignorar esta columna.

«Los campos de esta app aún no están definidos.» Pida en el chat los campos que debe guardar la app y vuelva a importar.

«Los campos de la app cambiaron. Selecciona el CSV de nuevo para revisar la asignación.» Alguien cambió la app mientras usted revisaba el archivo. Vuelva a elegir el CSV.

Algunas filas importadas fallaron. Si apareció a la vez el aviso «Se alcanzó el límite de registros de la app.», la importación habría superado el límite de registros, así que fallaron todas las filas de ese lote, incluidas las que habrían cabido. Si no apareció ese aviso, siga el mensaje que acompaña al fallo y vuelva a seleccionar el archivo; las filas que ya se guardaron no se añaden dos veces.

La revisión indica «Esta fila supera los 32 KB.» Esa fila bloquea Importar filas para todo el archivo. Acórtela en su hoja de cálculo y vuelva a seleccionar el archivo corregido.

«Se alcanzó el límite de registros de la app.» Quien creó la app y sus administradores hacen clic en Contactar. Los demás piden a un administrador de la app que lo haga.

La IA dijo que había cambiado una entrada, pero la tabla sigue igual. El cambio está esperando en el chat. Busque su fila de revisión y elija Aplicar.

Se omitió una actualización programada. El espacio de trabajo se quedó sin créditos de IA y la automatización se pausó. Añada créditos y vuelva a activar la automatización.

No ve Estadísticas ni Secretos. Solo quien creó la app los ve.

Un compañero no puede abrir Administración. Solo la ven quien creó la app y sus administradores. Pida a quien la creó que añada a su compañero en Resumen → Administradores de la app.

El valor de una clave ha desaparecido. Los valores mostrados se ocultan al cabo de 15 segundos o cuando cambia de pestaña. Vuelva a hacer clic en Mostrar valores.

Si ninguno de estos casos coincide, contacte con soporte e incluya el ID de la app que aparece en Resumen y el mensaje exacto que ve.