Управление живым приложением

«Можно поправить опечатку на карточке про экспорт?» «Куда делись эти 200 старых строк?» «Кто-нибудь со стороны вообще открывал ссылку?» Через месяц после того, как продуктовая команда опубликовала доску клиентских отзывов, уже никто не спрашивает, что приложение должно уметь. Спрашивают другое: что в нём хранится, у кого к нему есть доступ и работает ли оно.

Отвечать на такие вопросы через чат сборки долго. Пересобирать приложение ради одной опечатки на одной карточке незачем, а изменение сохранённой записи вообще не должно проходить незаметно. Вкладка Управление нужна, чтобы вести уже готовое приложение: его записи, подключения, расписание, ссылку и ключи. Чат остаётся для того, чтобы менять то, что приложение делает.

Ниже разделы вкладки разобраны в том порядке, в каком их перечисляет левое меню, на примере той же доски отзывов. Как эту доску собрали и опубликовали, рассказывает статья Создание живого приложения на холсте.

Коротко о главном

Откройте живое приложение и перейдите на вкладку Управление. В разделе Обзор переименуйте приложение и добавьте администраторов. В разделе Данные проверьте Использование записей, правьте записи прямо в таблице, а через меню Другие действия с данными выбирайте Добавить из файла CSV или Сохранить в файл CSV. Расписание настраивается в разделе Автоматизация, опубликованная версия и адрес в разделе Общий доступ, ключи в разделе Секреты. Когда ИИ предлагает в чате изменить сохранённые данные, выберите Применить или Отменить.

Кто видит вкладку «Управление»

Вкладка Управление находится рядом с Просмотр и Код, и видят её только те, кто может управлять приложением: создатель и администраторы приложения, которых он добавил. Все остальные, кто открывает живое приложение, в том числе участники холста, гости и посетители по опубликованной ссылке, видят только само приложение.

Левое меню у этих двух групп разное:

Менять список администраторов в разделе Обзор может только создатель.

Название и администраторы в разделе «Обзор»

Обзор открывается первым. Вверху собраны справочные сведения о приложении: ID приложения с кнопкой копирования, а также даты Создано и Обновлено. ID приложения однозначно указывает именно на это приложение, поэтому вставьте его в сообщение, когда будете обращаться в поддержку.

Название приложения видят все, с кем вы делитесь приложением, и оно же становится заголовком опубликованной страницы. Введите новое название и нажмите Сохранить.

Под названием три строки кратко описывают приложение. Нажмите на строку, чтобы перейти в её раздел:

• Раздел Данные показывает, в скольких таблицах приложение сохраняет данные, например «Таблиц: 2», или Данных пока нет.
• Подключённые данные называет первый подключённый источник или показывает Ничего не подключено.
• Автоматизация показывает состояние расписания, например Автоматизация выключена.

Последний блок называется Администраторы приложения. Первым в нём указан создатель с пометкой Создатель. Чтобы добавить человека, создатель вводит его имя в поле Поиск по имени или почте, нажимает Добавить администратора рядом с нужным человеком и подтверждает выбор кнопкой Сохранить изменения. Администратором может стать только участник рабочего пространства, который уже может открыть этот холст. Одних прав на редактирование холста для этого мало.

В строке каждого администратора есть переключатель Делиться перепиской. Если он включён, человек также читает прошлые разговоры и меняет приложение через чат. Если выключен, он управляет кодом, данными и автоматизацией, но разговора не видит. Отозвать доступ убирает человека из списка.

На доске отзывов продакт-менеджер, который её собрал, добавляет дизайнера администратором и включает ему Делиться перепиской: дизайнер будет просить в чате поменять макет. Инженер, который только наводит порядок в записях, тоже становится администратором, но с выключенным переключателем.

Следите за лимитом записей в разделе «Данные»

В разделе Данные лежит всё, что сохранило приложение, и первым в нём идёт блок Использование записей: шкала с подписью вроде «63 из 10 000 записей», а под ней число записей в каждой коллекции.

Каждое приложение может хранить в сумме 10 000 записей во всех своих коллекциях. Файлы, прикреплённые к записям, в этот лимит не входят: их объём учитывается в хранилище рабочего пространства, о чём напоминает и примечание под шкалой.

Для отдельных элементов есть ещё два ограничения. Одна запись может занимать до 32 КБ, один прикреплённый файл до 64 МБ. Всё, что больше, отклоняется с отдельным сообщением.

Когда использование доходит до 90% лимита, шкала становится красной и появляется примечание «Лимит записей почти достигнут. Свяжитесь с нами для его увеличения.» Нажмите Связаться с нами, и откроется чат поддержки с уже написанной просьбой увеличить лимит этого приложения. Настройки лимита на вкладке нет: более высокий лимит запрашивают у ALLO именно так.

Когда лимит достигнут

Как только в приложении набирается 10 000 записей, новые записи отклоняются, кто бы их ни добавлял: само приложение, посетитель через опубликованную ссылку или вы при импорте. Во всех этих случаях показывается одно и то же уведомление:

• Создатель и администраторы приложения видят «Лимит записей приложения достигнут. Свяжитесь с нами для его увеличения.» с кнопками Посмотреть использование, которая открывает Управление → Данные, и Связаться с нами.
• Все остальные видят «Лимит записей приложения достигнут. Попросите администратора приложения связаться с нами.»

Если коллега переслал вам второе сообщение, откройте Данные, проверьте шкалу и нажмите Связаться с нами. Запрос попадёт к той же команде, что и при обращении в поддержку.

Кто может просматривать и добавлять записи в каждой коллекции

Под шкалой у каждой коллекции есть своя вкладка. На вкладках написаны названия коллекций, например Записи и Заявки, а на доске отзывов «feedback» и «votes».

У каждой коллекции свои Права доступа к коллекции. Владелец и администраторы всегда имеют полный доступ, с одним исключением: коллекция, подключённая из другого приложения с доступом Только просмотр, здесь доступна только для чтения всем, включая создателя и администраторов этого приложения. В таблице тогда написано «Данные только для просмотра. Изменяйте их в исходном приложении.», так что такие правки вносите в исходном приложении. Строка Все остальные охватывает участников холста, гостей и посетителей по опубликованной ссылке. Чтобы настроить её, нажмите Изменить доступ:

• Просмотр и Добавление либо включены, либо выключены.
• Для Изменять и Удалять есть значения Выключено, Только свои и Все.

Нажмите Сохранить, чтобы применить настройки. Если вы включаете Просмотр, сначала появится предупреждение о том, что данные станут видны, и вы подтверждаете его кнопкой Открыть доступ к записям.

Правка записей в таблице

Под правами доступа находится таблица коллекции, и устроена она как небольшая электронная таблица.

• Поиск оставляет только строки с нужным текстом. Фильтр добавляет условия, например поле, которое равно, содержит или пусто.
• Стрелка рядом с названием поля открывает По возрастанию, По убыванию, Фильтровать по этому полю и Скрыть поле.
• Новая строка добавляет запись. Если поля коллекции ещё не определены, новое поле добавляется кнопкой Добавить поле (плюс в конце строки заголовков).
• Нажмите на ячейку, чтобы изменить её. Enter сохраняет, Esc отменяет.
• В меню каждой строки есть Копировать ID записи и Удалить. Удалённая запись не вернётся, даже если откатиться к более старой версии кода.

Столбцы Автор, Создано и Обновлено показывают, кто и когда добавил каждую запись, так что на вопрос «кто добавил эти 200 строк?» всегда есть ответ.

В меню Другие действия с данными (...) справа над таблицей собраны действия для всей коллекции:

Получение данных из подключения никогда не отменяет вашу работу. Удалённые вами строки остаются удалёнными, а строки, которые вы правили в таблице, не перезаписываются. Чтобы отредактированная строка снова обновлялась из источника, откройте её меню и выберите Вернуть к источнику.

Прежде чем полагаться на синхронизацию, учтите две особенности:

• Если у источника нет ID строк, изменившаяся в источнике строка приходит новой записью, а не обновляет старую. В результате получения так и написано: «У источника нет ID строк, поэтому изменённая строка добавляется как новая».
• Записи, которые пропали из источника, остаются в коллекции. Результат получения учитывает их в строке «Нет в источнике, оставлено здесь». Если они больше не нужны, удалите их в таблице.

Импорт таблицы через «Добавить из файла CSV»

Доска отзывов заработала в октябре, но у команды есть электронная таблица с 200 строками более старых отзывов. Добавить из файла CSV переносит их без перепечатывания и проверяет каждую строку, прежде чем что-либо сохранить.

Сначала у приложения должны быть определены поля. Если их нет, ALLO сообщит: «Поля приложения ещё не определены. Пересоберите приложение или запросите изменение, чтобы определить поля перед импортом.» Попросите в чате задать поля, а потом импортируйте. Файл CSV может весить до 10 МБ и содержать не больше 10 000 строк.

1. Откройте коллекцию, затем меню Другие действия с данными и выберите Добавить из файла CSV. Укажите файл.
2. Откроется окно Проверка импорта CSV: вверху имя файла, ниже ваши строки. В заголовке каждого столбца CSV есть выбор поля. Столбцы, заголовок которых совпадает с названием поля, сопоставляются сами. Для остальных выберите поле или Пропустить столбец, если эти данные приложению не нужны.
3. Посмотрите на метки над таблицей: Готово строк, Нужно исправить строк, Не сопоставлено столбцов и Пропущено столбцов, у каждой своё число.
4. Исправьте строки, где это нужно. Проблемные ячейки подсвечены, а столбец Ошибки называет поля, например «Укажите значение: Название» или «Значение не соответствует типу поля: Голоса». У строки больше 32 КБ написано «Размер этой строки превышает 32 КБ.» Исправьте всё это в своей таблице и выберите файл заново.
5. Нажмите Импортировать строки с количеством строк, например Импортировать строки (200).

Кнопка Импортировать строки неактивна, пока все строки не станут корректными, а каждый столбец не будет сопоставлен или пропущен. До этого ничего не записывается. Кроме того, импорт никогда не меняет поля приложения. Если для столбца таблицы нет подходящего поля, выберите в его заголовке Пропустить столбец, а если эти данные нужны, сначала попросите в чате добавить поле и затем выберите файл заново. Пока столбец не сопоставлен, Импортировать строки остаётся неактивной.

Несколько деталей, которые избавят от второй попытки:

• Поле-список принимает обычный текст через запятую, например «сладкий, хрустящий», а также список JSON в том виде, в каком его записывает Сохранить в файл CSV.
• Если ещё раз импортировать тот же файл с теми же настройками столбцов, строки не задвоятся. Они будут учтены как уже существующие.
• Большие файлы импортируются по частям. Строка прогресса показывает, сколько строк уже обработано.

Когда импорт завершится, метки покажут, сколько строк добавлено, сколько уже было и сколько не удалось импортировать. Строки записываются пакетами до 500, и каждый пакет сохраняется либо целиком, либо никак. Если пакет вывел бы приложение за лимит записей, из него не добавляется ни одна строка, даже те, что поместились бы, и все они считаются неудачными. В большом файле более ранние пакеты к этому моменту могут уже быть сохранены. Появится стандартное уведомление «Лимит записей приложения достигнут. Свяжитесь с нами для его увеличения.» с кнопками Посмотреть использование и Связаться с нами.

Проверка изменений ИИ в сохранённых данных

Чат тоже может менять сохранённые данные, но никогда втихую. Попросите ИИ исправить опечатку на карточке про экспорт или удалить дубликат, и он не станет менять запись напрямую. Вместо этого в чате появится строка на проверку с пометкой Ждёт подтверждения. Для изменения она показывает текущее значение каждого поля зачёркнутым рядом с новым, для удаления показывает запись, которая исчезнет.

Ничего не изменится, пока вы не выберете Применить. Отменить отклоняет предложение и оставляет запись как была. После этого в строке появляется Применено или Отменено, так что в чате остаётся след того, что произошло. Если в этот момент идёт сборка, Применить дождётся её окончания.

Новые элементы, которые добавляет ИИ, сохраняются без такой проверки: добавление не перезаписывает ничего из того, что кто-то сохранил.

Внешние данные в разделе «Подключённые данные»

Раздел Подключённые данные перечисляет все источники, из которых читает приложение:

• Внешний сервис. У каждого написано «Получает данные из» и его адрес, а ниже поставщик и пометка «ключ хранится безопасно». Отключить удаляет подключение, а переключатель Только обновлять данные обновляет данные этого источника по расписанию.
• Другое приложение на этом холсте. У каждого написано «Использует данные из» и название того приложения, а также Только просмотр или Просмотр и правка. Отключить убирает только связь: исходное приложение сохраняет свои данные и файлы.
• Локальная папка. Локальная папка подключает папку на этом устройстве. Доступ к папке остаётся на устройстве, а выбранные копии становятся доступны людям, у которых есть доступ к объекту.

Если ничего не подключено, раздел либо предлагает форму подключения (Адрес данных (URL), API-ключ и Подключить и проверить), либо советует попросить в чате, например «подключи мои данные». В самом низу блок Приложения, использующие данные этого приложения показывает, какие приложения читают данные из этого.

Расписание в разделе «Автоматизация»

Автоматизация выполняет для приложения одно Запланированное действие:

• Повторять задачу приложения снова выполняет ваш последний завершённый запрос по расписанию. Каждый запуск расходует кредиты ИИ. По умолчанию задача запускается раз в день, а раздел показывает текущее расписание. Для этого варианта в чате уже должен быть завершённый запрос.
• Только обновлять данные подтягивает свежие данные из подключения. Это бесплатно и само приложение не меняет. Обновление запускается каждые 15 минут, каждый час или раз в день, и для него сначала нужно подключение.

Выберите вариант, проверьте Интервал повторения и включите переключатель. Чтобы потом сменить действие, сначала приостановите автоматизацию. Ниже, в блоке История запусков, каждый запуск помечен как Готово, Ошибка, Пропущено, Нужно ваше решение или Запущено вами.

Если у рабочего пространства закончатся кредиты ИИ, следующий плановый повтор будет пропущен, а автоматизация встанет на паузу. Пополните кредиты и снова включите автоматизацию.

Публикация версий и ссылка в разделе «Общий доступ»

В разделе Общий доступ собрано всё, что видят посетители:

• Опубликованная версия показывает действующую версию, например «Версия 3», или Не опубликовано. Опубликовать открывает доступ к вашей последней версии, а Снять с публикации закрывает ссылку. Пока вы правите следующую версию, посетители продолжают пользоваться опубликованной.
• Адрес показывает ссылку на приложение с кнопками Скопировать ссылку и Открыть в новой вкладке.
• Просматривать может любой, у кого есть ссылка позволяет открывать ссылку без входа в аккаунт. Если выключить переключатель, открыть её смогут только люди, приглашённые на холст. Пригласить людей открывает настройки общего доступа к холсту.
• Поиск и предпросмотр ссылки содержит Описание, которое показывается под названием приложения в результатах поиска и в превью ссылок. После правки нажмите Сохранить. Заголовок страницы всегда совпадает с названием приложения, а для превью ссылки берётся снимок опубликованной страницы, если он есть.

Посещения и активность в разделе «Аналитика»

Раздел Аналитика доступен только создателю. Он считает Просмотры (загрузки опубликованной страницы, включая посетителей по анонимной ссылке) и Люди/браузеры, а также показывает Последний просмотр. Посещения владельца и администраторов, вошедших в аккаунт, и предварительные просмотры не учитываются, так что ваши собственные проверки не завышают цифры.

Переключайтесь между По дням · 90 дней и По часам · 7 дней, нажмите Обновить, чтобы увидеть свежие цифры, или Экспорт JSON, чтобы сохранить копию. Ниже блок Коллекции показывает для каждой коллекции Записи и Файлы, график Добавления по дням, а также Последнее добавление и Последнее изменение.

Для доски отзывов здесь и находится ответ на вопрос из начала статьи: если после рассылки ссылки Просмотры растут, а Последнее добавление у коллекции отзывов стоит на месте, участники интервью открывают доску, но ничего не добавляют.

Ключи в разделе «Секреты»

В разделе Секреты хранятся ключи, через которые приложение обращается к внешним сервисам, например API-ключ для CRM. Управляет ими только создатель. ИИ (модель) никогда не видит их значений: ALLO отправляет ключ только в тот сервис, для которого он одобрен.

1. Нажмите Добавить секрет. Введите Имя и Значение. Кнопка Добавить ключ добавляет новые строки, так что сохранить можно сразу несколько ключей.
2. Нажмите Сохранить.

После этого у каждого ключа появляется своя строка с четырьмя кнопками: Копировать имя, Изменить, Показать значения (значок глаза) и Удалить секреты (значок корзины). Изменить переименовывает ключ или заменяет его значение. Чтобы оставить текущее значение, не заполняйте поле.

Для Показать значения дополнительный пароль не нужен. Значение появляется сразу, рядом с ним кнопка копирования и Скрыть значения, а через 15 секунд или как только вы переключитесь на другую вкладку браузера, оно снова скрывается.

Удаление ключа останавливает все операции, которые им пользуются, и отменить его нельзя. Если ключей несколько, отметьте нужные и нажмите Удалить выбранные секреты. Под ключами блок Одобренные операции перечисляет, что приложению разрешено делать с их помощью.

Удаление приложения навсегда

Внизу раздела Данные пункт Связанные приложения и удаление открывает блок Опасная зона с кнопкой Удалить приложение навсегда. Она удаляет все копии приложения и всё, что оно сохранило. Ни отмена, ни старые версии этого не вернут, поэтому сначала выполните Сохранить в файл CSV для каждой коллекции, которую хотите оставить. Если данные этого приложения читают другие приложения, второе предупреждение, Подключённые приложения используют эти данные, перечислит их, и только потом можно будет выбрать Всё равно вывести.

Если что-то пошло не так

Кнопка «Импортировать строки» неактивна. Проверьте метки:

• Нужно исправить строк больше нуля: в некоторых строках есть ошибки. Столбец Ошибки называет поля.
• Не сопоставлено столбцов больше нуля: выберите поле для каждого такого столбца или Пропустить столбец.

«Поля приложения ещё не определены». Попросите в чате задать поля, которые должно хранить приложение, и повторите импорт.

«Поля приложения изменились. Выберите CSV заново и проверьте сопоставление.» Кто-то изменил приложение, пока вы проверяли файл. Выберите CSV ещё раз.

Часть импортированных строк не прошла. Если вместе с этим появилось уведомление «Лимит записей приложения достигнут.», импорт вышел бы за лимит записей, поэтому не прошёл весь пакет, включая строки, которые поместились бы. Если такого уведомления не было, следуйте сообщению, которое показано вместе с ошибкой, и выберите файл заново: уже сохранённые строки дважды не добавятся.

В окне проверки написано «Размер этой строки превышает 32 КБ.» Из-за этой строки Импортировать строки недоступна для всего файла. Сократите её в своей таблице и выберите исправленный файл заново.

«Лимит записей приложения достигнут.» Создатель и администраторы нажимают Связаться с нами. Все остальные просят об этом администратора приложения.

ИИ сказал, что изменил запись, но в таблице всё по-прежнему. Изменение ждёт в чате. Найдите строку на проверку и выберите Применить.

Плановое обновление пропущено. У рабочего пространства закончились кредиты ИИ, и автоматизация встала на паузу. Пополните кредиты и снова включите автоматизацию.

Не видно разделов «Аналитика» и «Секреты». Их видит только создатель.

Коллега не может открыть вкладку «Управление». Её видят только создатель и администраторы приложения. Попросите создателя добавить коллегу в разделе Обзор → Администраторы приложения.

Значение ключа пропало. Показанные значения скрываются через 15 секунд или при переключении вкладки. Снова нажмите Показать значения.

Если ничего из этого не подходит, обратитесь в поддержку и укажите ID приложения из раздела Обзор и точный текст сообщения.