Gestire un'app live in Amministrazione

«Qualcuno può correggere il refuso sulla scheda dell'esportazione?» «Dove sono finite quelle 200 righe vecchie?» «Qualcuno da fuori ha aperto davvero il link?» Un mese dopo che il team di prodotto ha pubblicato la sua bacheca dei feedback dei clienti, nessuno chiede più che cosa debba fare l'app. Le domande sono altre: che cosa contiene, chi può metterci mano e se sta funzionando.

Per rispondere, la chat di creazione è la strada lunga. Ricreare l'app per correggere un refuso in una sola scheda è lo strumento sbagliato, e una modifica a una voce salvata non dovrebbe mai passare inosservata. Amministrazione è il posto in cui gestite l'app che avete già: i suoi record, i collegamenti, la pianificazione, il link e le chiavi. La chat resta lo strumento per cambiare che cosa fa l'app.

Questa guida percorre la scheda Amministrazione nell'ordine in cui il menu a sinistra elenca le sezioni, usando la stessa bacheca dei feedback. Come la bacheca è stata creata e pubblicata all'inizio è spiegato in Creare un'app live sulla canvas.

In sintesi

Aprite l'app live e fate clic sulla scheda Amministrazione. In Panoramica rinominate l'app e aggiungete gli amministratori. In Dati controllate Utilizzo dei record, modificate le voci nella tabella e usate il menu Altre azioni sui dati per Aggiungi da file CSV o Salva come file CSV. Le pianificazioni si impostano in Automazione, la versione pubblicata e l'indirizzo in Condivisione, le chiavi in Segreti. Quando in chat l'IA propone una modifica ai dati salvati, scegliete Applica o Scarta.

Chi vede la scheda Amministrazione

La scheda Amministrazione si trova accanto ad Anteprima e Codice, e la vede solo chi può gestire l'app: il creatore e gli amministratori dell'app che il creatore aggiunge. Tutti gli altri che aprono l'app live, compresi i membri della canvas, gli ospiti e i visitatori arrivati da un link pubblicato, vedono soltanto l'app.

Il menu a sinistra non è uguale per i due gruppi:

In Panoramica, solo il creatore può cambiare chi fa parte dell'elenco degli amministratori.

Rinominare l'app e scegliere gli amministratori in Panoramica

Panoramica è la prima sezione che si apre. In alto ci sono i dati di riferimento dell'app: ID app, con un pulsante per copiarlo, e le date di Creazione e Aggiornamento. L'ID app identifica proprio questa app, quindi incollatelo quando contattate il supporto per un problema che la riguarda.

Nome dell’app è il nome che vede chiunque riceva l'app in condivisione, ed è anche il titolo della pagina pubblicata. Scrivete il nuovo nome e fate clic su Salva.

Sotto il nome, tre righe riassumono lo stato dell'app. Fate clic su una riga per aprire la sezione corrispondente:

• Dati indica in quante tabelle l'app salva, ad esempio «2 tabelle», oppure Ancora nessun dato salvato.
• Dati collegati riporta la prima fonte collegata, oppure Niente di collegato.
• Automazione mostra lo stato della pianificazione, ad esempio Automazione spenta.

In fondo c'è Amministratori dell’app. Il creatore compare per primo, con l'etichetta Creatore. Per aggiungere qualcuno, il creatore scrive in Cerca per nome o email, fa clic su Aggiungi amministratore accanto alla persona giusta e conferma con Salva modifiche. Gli amministratori devono essere membri dell'area di lavoro che possono già aprire questa canvas: l'accesso in modifica alla canvas, da solo, non rende nessuno amministratore.

Ogni riga di amministratore ha l'interruttore Condividi conversazioni. Se è attivo, quella persona legge anche le conversazioni passate e modifica l'app in chat. Se è disattivato, gestisce codice, dati e automazione senza vedere la conversazione. Rimuovi accesso toglie una persona dall'elenco.

Per la bacheca dei feedback, la product manager che l'ha creata aggiunge il designer come amministratore con Condividi conversazioni attivo, perché sarà lui a chiedere in chat le modifiche al layout. L'ingegnere che si limita a riordinare le voci riceve l'accesso da amministratore con l'interruttore disattivato.

Tenere d'occhio il limite di record in Dati

Dati contiene tutto ciò che l'app ha salvato, e la prima cosa che mostra è Utilizzo dei record: un indicatore che riporta, ad esempio, «63 record su 10.000», con sotto il conteggio di ogni raccolta.

Ogni app può contenere in totale 10.000 record, sommando tutte le sue raccolte. I file allegati ai record non rientrano in questo limite: il loro peso occupa invece lo spazio di archiviazione dell'area di lavoro, come ricorda anche la nota in fondo all'indicatore.

Per i singoli elementi valgono due limiti più piccoli: un record può arrivare a 32 KB e un file allegato a 64 MB. Tutto ciò che li supera viene rifiutato con un messaggio specifico.

Quando l'utilizzo raggiunge il 90% del limite, l'indicatore diventa rosso e compare la nota «Il limite di record è quasi raggiunto. Contattaci per richiedere un aumento.» Fate clic su Contattaci: si apre una chat con il supporto in cui la richiesta di aumentare il limite di questa app è già scritta. In Amministrazione non esiste un'impostazione per il limite: un limite più alto si chiede ad ALLO in questo modo.

Quando si raggiunge il limite

Quando un'app arriva a 10.000 record, i nuovi record vengono rifiutati, sia che li scriva l'app stessa, sia che li invii un visitatore tramite il link pubblicato, sia che li importiate voi. Un unico avviso copre tutti questi casi:

• Il creatore e gli amministratori dell'app vedono «Limite di record dell'app raggiunto. Contattaci per richiedere un aumento.» con Visualizza utilizzo, che apre Amministrazione → Dati, e Contattaci.
• Tutti gli altri vedono «Limite di record dell'app raggiunto. Chiedi a un amministratore dell'app di contattarci.»

Se un collega vi inoltra questo secondo messaggio, aprite Dati, verificate l'indicatore e fate clic su Contattaci. La richiesta arriva allo stesso team che raggiungete quando contattate il supporto.

Decidere chi può vedere e aggiungere, raccolta per raccolta

Sotto l'indicatore, una scheda per ogni raccolta cambia la vista. Le schede riportano i nomi delle raccolte, come Record e Invii, oppure «feedback» e «voti» nella bacheca dei feedback.

Ogni raccolta ha i propri Permessi della raccolta. Il proprietario e gli amministratori hanno sempre accesso completo, con un'eccezione: una raccolta collegata da un'altra app con accesso Solo visualizzazione resta in sola lettura per tutti, compresi il creatore e gli amministratori di questa app. La tabella indica «Dati di sola visualizzazione. Modificali nell'app originale.», quindi queste modifiche vanno fatte nell'app originale. La riga Tutti gli altri riguarda i membri della canvas, gli ospiti e i visitatori arrivati da un link pubblicato. Fate clic su Modifica accesso per impostarla:

• Visualizza e Aggiungi possono essere attivi o disattivati.
• Modifica ed Elimina possono essere Disattivato, Solo propri o Tutti.

Fate clic su Salva per applicare. Se attivate Visualizza, compare prima l'avviso sull'esposizione dei dati, che confermate con Condividi record.

Modificare le voci nella tabella

Sotto i permessi c'è la tabella della raccolta, che funziona come un piccolo foglio di calcolo.

• Cerca filtra le righe per testo. Filtro aggiunge condizioni, ad esempio un campo che è, contiene o è vuoto.
• La freccia accanto al nome di un campo apre Ordina crescente, Ordina decrescente, Filtra per questo campo e Nascondi campo.
• Nuova riga aggiunge una voce. In una raccolta i cui campi non sono ancora definiti, Aggiungi campo (il segno più alla fine della riga di intestazione) ne aggiunge uno.
• Fate clic su una cella per modificarla. Invio salva, Esc annulla.
• Il menu di ogni riga contiene Copia ID record ed Elimina. Un elemento eliminato resta eliminato anche se tornate a una versione precedente del codice.

Le colonne Autore, Creazione e Modifica mostrano chi ha aggiunto ogni voce e quando, così anche «chi ha aggiunto queste 200 righe?» ha una risposta.

Il menu Altre azioni sui dati (...), in alto a destra della tabella, raccoglie le azioni che valgono per l'intera raccolta:

Un recupero dalla connessione non annulla mai il vostro lavoro. Le righe che avete eliminato restano eliminate e quelle che avete modificato nella tabella non vengono sovrascritte. Se volete che una riga modificata torni a seguire la fonte, aprite il menu di quella riga e scegliete Ripristina dalla fonte.

Prima di affidarvi a una sincronizzazione, conviene conoscere due limiti:

• Se la fonte non ha un ID di riga, una riga che cambia nella fonte arriva come nuovo record invece di aggiornare quello vecchio. Il risultato del recupero lo segnala con «La fonte non ha un ID di riga, quindi una riga modificata entra come nuova riga».
• I record che spariscono dalla fonte restano nella raccolta. Il risultato del recupero li conta come «non sono più nella fonte e restano qui». Se non vi servono più, eliminateli dalla tabella.

Importare un foglio di calcolo con Aggiungi da file CSV

La bacheca dei feedback è partita a ottobre, ma il team ha 200 righe di feedback precedenti in un foglio di calcolo. Aggiungi da file CSV le porta nell'app senza doverle ribattere, e controlla ogni riga prima di salvare qualsiasi cosa.

Prima, però, l'app deve avere i campi definiti. In caso contrario ALLO avvisa: «I campi di questa app non sono ancora definiti. Ricrea l'app o richiedi una modifica per definirli prima dell'importazione.» Chiedete i campi in chat, poi importate. Un CSV può pesare fino a 10 MB e contenere al massimo 10.000 righe.

1. Aprite la raccolta, aprite Altre azioni sui dati e scegliete Aggiungi da file CSV. Selezionate il file.
2. Si apre Verifica importazione CSV, con il nome del file in alto e le vostre righe sotto. Ogni colonna del CSV ha un selettore di campo nell'intestazione. Le colonne la cui intestazione corrisponde al nome di un campo vengono associate automaticamente. Per le altre scegliete un campo, oppure Ignora questa colonna per i dati che all'app non servono.
3. Leggete i chip sopra la tabella: Pronte, Da correggere, Colonne non associate e Colonne escluse, ciascuno con il suo conteggio.
4. Sistemate le righe che ne hanno bisogno. Le celle con problemi sono evidenziate e la colonna Errori indica i campi, ad esempio «È richiesto un valore: Titolo» o «Il valore non corrisponde al tipo del campo: Voti». Una riga oltre i 32 KB mostra «Questa riga supera i 32 KB.» Correggete il foglio di calcolo e selezionate di nuovo il file.
5. Fate clic su Importa righe con il relativo conteggio, ad esempio Importa righe (200).

Importa righe resta disattivato finché tutte le righe non sono valide e ogni colonna non è associata o esclusa. Fino ad allora non viene scritto nulla. Un'importazione, inoltre, non cambia mai i campi dell'app. Per una colonna del foglio senza un campo corrispondente, scegliete Ignora questa colonna nella sua intestazione oppure, se quei dati vi servono, chiedete prima il campo in chat e poi selezionate di nuovo il file. Se lasciate la colonna non associata, Importa righe resta disattivato.

Qualche dettaglio vi evita un secondo tentativo:

• Un campo elenco accetta testo semplice separato da virgole, come «dolce, croccante», oltre all'elenco JSON che scrive Salva come file CSV.
• Se importate di nuovo lo stesso file con le stesse scelte di colonna, le stesse righe non vengono aggiunte due volte: risultano già presenti.
• I file grandi vengono importati a più riprese. Una riga di avanzamento indica quante righe sono state completate.

Al termine dell'importazione, alcuni chip indicano quante righe sono state aggiunte, quante erano già presenti e quante non sono riuscite. Le righe entrano in blocchi da massimo 500, e ogni blocco viene salvato per intero oppure per niente. Se un blocco porterebbe l'app oltre il limite di record, nessuna delle sue righe viene aggiunta, nemmeno quelle che ci sarebbero state, e vengono contate come non riuscite. In un file grande, i blocchi precedenti potrebbero essere già stati salvati. Compare l'avviso standard «Limite di record dell'app raggiunto. Contattaci per richiedere un aumento.» con Visualizza utilizzo e Contattaci.

Approvare le modifiche dell'IA ai dati salvati

Anche la chat può modificare i dati salvati, ma mai di nascosto. Se chiedete all'IA di correggere il refuso sulla scheda dell'esportazione o di eliminare un duplicato, non tocca direttamente la voce. Nella chat compare invece una riga di revisione con l'indicazione In attesa di approvazione. Per una modifica mostra il valore attuale di ogni campo barrato accanto al nuovo valore. Per un'eliminazione mostra la voce che sparirebbe.

Finché non scegliete Applica, non cambia nulla. Scarta lascia cadere la proposta e la voce resta com'era. La riga mostra poi Applicato o Scartato, così nella chat resta traccia di ciò che è successo. Se è in corso una creazione, Applica aspetta che finisca.

I nuovi elementi aggiunti dall'IA vengono salvati senza questa revisione, perché aggiungere un elemento non sovrascrive nulla di ciò che qualcuno ha salvato.

Collegare dati esterni in Dati collegati

Dati collegati elenca ogni fonte da cui l'app legge:

• Un servizio esterno. Ognuno riporta «Prende dati da» seguito dal suo indirizzo, con sotto il fornitore e «chiave custodita in sicurezza». Scollega lo rimuove, e il suo interruttore Aggiorna solo i dati mantiene aggiornati i dati di quella fonte secondo una pianificazione.
• Un'altra app su questa canvas. Ognuna riporta «Usa i dati di» seguito dal nome di quell'app, con Solo visualizzazione o Visualizzazione e modifica. Scollega rimuove solo il collegamento: l'app originale conserva i suoi dati e i suoi file.
• Una cartella locale. Cartella locale collega una cartella di questo dispositivo. L'accesso alla cartella resta sul dispositivo, mentre le copie che selezionate vengono condivise con chi ha accesso all'oggetto.

Quando non c'è nulla di collegato, la sezione propone il modulo di connessione (Endpoint dei dati (URL), Chiave API e Connetti e prova) oppure vi invita a chiederlo in chat, ad esempio con «collega i miei dati». In fondo, App che usano i dati di questa app elenca le app che leggono da questa.

Pianificare il lavoro in Automazione

Automazione esegue per l'app una sola Azione pianificata:

• Riesegui l'attività dell'app ripete secondo una pianificazione l'ultima richiesta completata. Ogni esecuzione usa crediti IA. Parte da una volta al giorno e mostra la pianificazione attuale. Richiede prima una richiesta completata in chat.
• Aggiorna solo i dati recupera dati aggiornati dalla connessione. È gratuito e non modifica l'app. Si esegue ogni 15 minuti, ogni ora o una volta al giorno, e richiede prima una connessione.

Sceglietene una, controllate l'Intervallo di ripetizione e attivate l'interruttore. Per cambiare azione in seguito, mettete prima in pausa l'automazione. Più in basso, Cronologia esecuzioni elenca ogni esecuzione come Fatto, Non riuscito, Saltato, Serve il tuo intervento o Avviato da te.

Se l'area di lavoro esaurisce i crediti IA, la successiva riesecuzione pianificata viene saltata e l'automazione si mette in pausa. Aggiungete crediti, poi riattivate l'automazione.

Pubblicare le versioni e impostare il link in Condivisione

Condivisione raccoglie tutto ciò che vedono i visitatori:

• Versione pubblicata mostra la versione online, ad esempio «Versione 3», oppure Non pubblicato. Pubblica condivide la vostra versione più recente e Annulla pubblicazione chiude il link. I visitatori continuano a usare la versione pubblicata mentre voi modificate la successiva.
• Indirizzo mostra il link dell'app con Copia link e Apri in una nuova scheda.
• Chiunque abbia il link può visualizzare permette di aprire il link senza accedere. Se lo disattivate, possono aprirlo solo le persone invitate alla canvas; Invita persone apre la condivisione della canvas.
• Ricerca e anteprima del link contiene la Descrizione che appare sotto il nome dell'app nei risultati di ricerca e nelle anteprime dei link. Dopo averla modificata, fate clic su Salva. Il titolo della pagina è sempre il nome dell'app, e le anteprime dei link usano una schermata della pagina pubblicata quando è disponibile.

Leggere visite e attività in Statistiche

Statistiche è riservata al creatore. Conta le Visualizzazioni (i caricamenti della pagina pubblicata, compresi i visitatori arrivati dal link anonimo) e le Persone/browser, e mostra l'Ultima visualizzazione. Le visite del proprietario e degli amministratori riconosciuti, così come le anteprime, sono escluse: i vostri test non gonfiano i numeri.

Passate da Per giorno · 90 giorni a Per ora · 7 giorni e viceversa, fate clic su Aggiorna per i numeri più recenti oppure su Esporta JSON per conservarne una copia. Più in basso, Raccolte mostra per ogni raccolta Record e File, un grafico delle Aggiunte giornaliere e quando una voce ha avuto l'Ultima aggiunta e l'Ultima modifica.

Per la bacheca dei feedback, qui trova risposta la domanda dell'inizio di questa guida: se le Visualizzazioni salgono dopo l'invio del link ma l'Ultima aggiunta della raccolta dei feedback resta ferma, gli intervistati aprono la bacheca senza aggiungere nulla.

Proteggere le chiavi in Segreti

Segreti contiene le chiavi che l'app usa per raggiungere servizi esterni, ad esempio la chiave API di un CRM. Solo il creatore le gestisce. L'IA (il modello) non ne vede mai i valori: ALLO invia una chiave solo al servizio per cui è stata approvata.

1. Fate clic su Aggiungi segreto. Inserite un Nome e un Valore. Aggiungi altra chiave aggiunge altre righe, così potete salvarne diverse in una volta.
2. Fate clic su Salva.

A quel punto ogni chiave ha la sua riga con quattro pulsanti: Copia nome, Modifica, Mostra valori (l'occhio) ed Elimina segreti (il cestino). Modifica rinomina la chiave o ne sostituisce il valore; se lasciate vuoto il valore, resta quello attuale.

Mostra valori non richiede alcuna password aggiuntiva. Il valore compare subito, con un pulsante per copiarlo e Nascondi valori, e torna nascosto da solo dopo 15 secondi o appena passate a un'altra scheda del browser.

Eliminare una chiave interrompe tutte le operazioni che la usano, e non si può annullare. Se avete più chiavi, selezionatene diverse e usate Elimina segreti selezionati. Sotto le chiavi, Operazioni approvate elenca che cosa l'app è stata autorizzata a fare con esse.

Eliminare l'app per sempre

In fondo a Dati, App collegate ed eliminazione apre la Zona a rischio con Elimina l'app per sempre. Questa azione elimina ogni copia dell'app e tutto ciò che ha salvato. Né l'annullamento né le versioni precedenti possono riportarla indietro, quindi prima usate Salva come file CSV su ogni raccolta che volete conservare. Se altre app leggono i dati di questa, un secondo avviso, App collegate usano questi dati, le elenca prima che possiate scegliere Ritira comunque.

Se qualcosa non funziona

Importa righe resta disattivato. Controllate i chip:

• Da correggere maggiore di zero: alcune righe contengono errori. La colonna Errori indica i campi.
• Colonne non associate maggiore di zero: scegliete un campo per ciascuna, oppure Ignora questa colonna.

«I campi di questa app non sono ancora definiti.» Chiedete in chat i campi che l'app deve salvare, poi importate di nuovo.

«I campi dell'app sono cambiati. Seleziona di nuovo il CSV per verificare le associazioni.» Qualcuno ha modificato l'app mentre controllavate il file. Selezionate di nuovo il CSV.

Alcune righe importate non sono riuscite. Se insieme è comparso l'avviso «Limite di record dell'app raggiunto.», l'importazione avrebbe superato il limite di record, quindi tutte le righe di quel blocco non sono riuscite, comprese quelle che ci sarebbero state. Senza quell'avviso, seguite il messaggio mostrato insieme all'errore, poi selezionate di nuovo il file: le righe già salvate non vengono aggiunte due volte.

La verifica indica «Questa riga supera i 32 KB.» Quella riga blocca Importa righe per l'intero file. Accorciatela nel foglio di calcolo, poi selezionate di nuovo il file corretto.

«Limite di record dell'app raggiunto.» Il creatore e gli amministratori fanno clic su Contattaci. Tutti gli altri chiedono a un amministratore dell'app di farlo.

L'IA dice di aver modificato una voce, ma la tabella non è cambiata. La modifica è in attesa nella chat. Trovate la riga di revisione e scegliete Applica.

Un aggiornamento pianificato è stato saltato. L'area di lavoro ha esaurito i crediti IA e l'automazione si è messa in pausa. Aggiungete crediti, poi riattivate l'automazione.

Non vedete Statistiche o Segreti. Solo il creatore li vede.

Un collega non riesce ad aprire Amministrazione. La vedono solo il creatore e gli amministratori dell'app. Chiedete al creatore di aggiungere il collega in Panoramica → Amministratori dell’app.

Il valore di una chiave è sparito. I valori mostrati si nascondono dopo 15 secondi o quando cambiate scheda. Fate di nuovo clic su Mostra valori.

Se nessuno di questi casi corrisponde, contattate il supporto indicando l'ID app che trovate in Panoramica e il messaggio esatto che vedete.