Gérer une app en direct dans l'onglet Administration

« Quelqu'un peut corriger la faute sur la carte de l'export ? » « Où sont passées ces 200 anciennes lignes ? » « Est-ce qu'une personne extérieure a vraiment ouvert le lien ? » Un mois après la publication du tableau de retours clients, plus personne dans l'équipe produit ne se demande ce que l'app devrait faire. On se demande ce qu'elle contient, qui peut y toucher et si elle fonctionne.

Passer par le chat de création pour répondre à ces questions prend du temps. Reconstruire l'app pour corriger une faute sur une seule carte serait disproportionné, et la modification d'une entrée enregistrée ne devrait jamais passer inaperçue. L'onglet Administration sert à faire tourner l'app que vous avez déjà : ses enregistrements, ses connexions, sa planification, son lien et ses clés. Le chat reste l'endroit où l'on change ce que fait l'app.

Ce guide parcourt l'onglet Administration dans l'ordre de son menu de gauche, avec ce même tableau de retours. Créer une app en direct explique comment le tableau a été créé puis publié.

Résumé

Ouvrez l'app en direct et cliquez sur l'onglet Administration. Renommez l'app et ajoutez des administrateurs dans Vue d'ensemble. Dans Données, consultez Utilisation des données, modifiez les entrées dans le tableau et passez par le menu Autres actions sur les données pour Ajouter depuis un fichier CSV ou Enregistrer en fichier CSV. Réglez les planifications dans Automatisation, la version publiée et l'adresse dans Partage, et les clés dans Secrets. Quand l'IA propose dans le chat de modifier des données enregistrées, choisissez Appliquer ou Abandonner.

Savoir qui voit l'onglet Administration

L'onglet Administration se trouve à côté des onglets Aperçu et Code, et seules les personnes qui peuvent gérer l'app le voient : le créateur et les administrateurs de l'app qu'il a ajoutés. Toutes les autres personnes qui ouvrent l'app en direct, y compris les membres du canvas, les invités et les visiteurs arrivés par un lien publié, ne voient que l'app.

Le menu de gauche diffère d'un groupe à l'autre :

Dans Vue d'ensemble, seul le créateur peut modifier la liste des administrateurs.

Nommer l'app et choisir ses administrateurs dans Vue d'ensemble

Vue d'ensemble s'ouvre en premier. En haut figurent les références de l'app : ID de l’app, avec un bouton de copie juste à côté, puis les dates de Création et de Mise à jour. L'ID de l'app désigne cette app précise : collez-le quand vous contactez le support à son sujet.

Nom de l’app est le nom que voient toutes les personnes avec qui vous partagez l'app, ainsi que le titre de sa page publiée. Saisissez un nouveau nom et cliquez sur Enregistrer.

Sous le nom, trois lignes résument l'app. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la section correspondante :

• Données indique dans combien de tableaux l'app enregistre, par exemple « 2 tableaux », ou affiche Aucune donnée enregistrée.
• Données connectées nomme la première source connectée, ou affiche Rien de connecté.
• Automatisation indique l'état de la planification, par exemple Automatisation désactivée.

Administrateurs de l’app vient en dernier. Le créateur apparaît en tête, avec la mention Créateur. Pour ajouter quelqu'un, le créateur tape son nom dans Rechercher par nom ou e-mail, clique sur Ajouter un administrateur à côté de la bonne personne, puis confirme avec Enregistrer les modifications. Seuls les membres de l'espace de travail qui peuvent déjà ouvrir ce canvas peuvent devenir administrateurs. Un accès en modification au canvas ne suffit pas, à lui seul, à faire de quelqu'un un administrateur.

Chaque ligne d'administrateur comporte un interrupteur Partager les conversations. Activé, il permet à cette personne de lire aussi les conversations passées et de modifier l'app dans le chat. Désactivé, elle gère le code, les données et l'automatisation sans voir la conversation. Retirer l’accès retire quelqu'un de la liste.

Pour le tableau de retours, la responsable produit qui l'a créé ajoute le designer comme administrateur, avec Partager les conversations activé, parce qu'il demandera des changements de mise en page dans le chat. L'ingénieur qui se contente de faire le ménage dans les entrées devient administrateur avec l'interrupteur désactivé.

Surveiller la limite d'enregistrements dans Données

Données regroupe tout ce que l'app a enregistré, et la première chose qu'on y trouve est Utilisation des données : une jauge qui indique par exemple « 63 enregistrements sur 10 000 », avec le nombre d'enregistrements de chaque collection juste en dessous.

Chaque app peut contenir 10 000 enregistrements au total, toutes collections confondues. Les fichiers joints aux enregistrements ne comptent pas dans cette limite. Leur taille est prise sur le stockage de l'espace de travail, comme le rappelle la note en bas de la jauge.

Deux limites plus petites s'appliquent à chaque élément : 32 Ko pour un enregistrement, 64 Mo pour un fichier joint. Au-delà, l'élément est refusé avec un message dédié.

Quand l'utilisation atteint 90 % de la limite, la jauge passe au rouge et une note indique « La limite d'enregistrements est proche. Contactez-nous pour demander une augmentation. » Cliquez sur Nous contacter : un chat avec le support s'ouvre, avec une demande d'augmentation de la limite de cette app déjà rédigée. L'onglet Administration ne propose aucun réglage pour cette limite. Pour l'augmenter, c'est à ALLO qu'il faut le demander, de cette façon.

Quand la limite est atteinte

Dès qu'une app contient 10 000 enregistrements, les nouveaux enregistrements sont refusés, qu'ils viennent de l'app elle-même, d'un visiteur passé par le lien publié ou d'un import. Un même avis couvre tous ces cas :

• Le créateur et les administrateurs de l'app voient « La limite d'enregistrements de l'app est atteinte. Contactez-nous pour demander une augmentation. », avec Voir l'utilisation, qui ouvre Administration → Données, et Nous contacter.
• Toutes les autres personnes voient « La limite d'enregistrements de l'app est atteinte. Demandez à un administrateur de l'app de nous contacter. »

Si un collègue vous transfère ce second message, ouvrez Données, vérifiez la jauge et cliquez sur Nous contacter. La demande arrive à la même équipe que lorsque vous contactez le support.

Choisir qui peut voir et ajouter, collection par collection

Sous la jauge, un onglet par collection permet de passer de l'une à l'autre. Les onglets portent le nom des collections, par exemple Enregistrements et Envois, ou « retours » et « votes » dans le tableau de retours.

Chaque collection a ses propres Autorisations de la collection. Le propriétaire et les administrateurs ont toujours un accès complet, à une exception près : une collection connectée depuis une autre app avec l'accès Voir seulement reste en lecture seule pour tout le monde ici, y compris le créateur et les administrateurs de cette app. Le tableau affiche alors « Données en lecture seule. Modifiez-les dans l'app d'origine. », et c'est en effet dans l'app d'origine qu'il faut faire ces modifications. La ligne Toutes les autres personnes couvre les membres du canvas, les invités et les visiteurs arrivés par un lien publié. Cliquez sur Modifier l’accès pour la régler :

• Voir et Ajouter sont activés ou désactivés.
• Modifier et Supprimer se règlent sur Désactivé, Les siens uniquement ou Tous.

Cliquez sur Enregistrer pour appliquer. Activer Voir affiche d'abord un avertissement sur l'exposition des données, que vous confirmez avec Partager les enregistrements.

Modifier les entrées dans le tableau

Sous les autorisations se trouve le tableau de la collection, qui se manie comme une petite feuille de calcul.

• Rechercher filtre les lignes par texte. Filtre ajoute des conditions, par exemple un champ qui est ou contient une valeur, ou qui est vide.
• La flèche à côté du nom d'un champ ouvre Tri croissant, Tri décroissant, Filtrer sur ce champ et Masquer le champ.
• Nouvelle ligne ajoute une entrée. Dans une collection dont les champs ne sont pas encore définis, Ajouter un champ (le signe plus au bout de la ligne d'en-tête) en crée un.
• Cliquez sur une cellule pour la modifier. Entrée enregistre, Échap annule.
• Le menu de chaque ligne propose Copier l'ID de l'enregistrement et Supprimer. Un élément supprimé le reste, même si vous revenez à une version antérieure du code.

Les colonnes Auteur, Création et Modification indiquent qui a ajouté chaque entrée et quand. La question « qui a ajouté ces 200 lignes ? » a donc une réponse.

Le menu Autres actions sur les données (...), en haut à droite du tableau, regroupe les actions qui portent sur toute la collection :

Une récupération depuis une connexion n'annule jamais votre propre travail. Les lignes que vous avez supprimées restent supprimées, et celles que vous avez modifiées dans le tableau ne sont pas écrasées. Pour qu'une ligne modifiée suive de nouveau la source, ouvrez le menu de cette ligne et choisissez Revenir à la source.

Deux limites sont bonnes à connaître avant de compter sur une synchronisation :

• Si la source n'a pas d'identifiant de ligne, une ligne modifiée à la source arrive comme un nouvel enregistrement au lieu de mettre à jour l'ancien. Le résultat de la récupération le signale : « La source n'a pas d'identifiant de ligne : une ligne modifiée arrive comme une nouvelle ligne ».
• Les enregistrements qui disparaissent de la source restent dans la collection. Le résultat de la récupération les compte comme « ne sont plus dans la source et restent ici ». Supprimez-les dans le tableau si vous n'en voulez plus.

Importer une feuille de calcul avec Ajouter depuis un fichier CSV

Le tableau de retours a été lancé en octobre, mais l'équipe a encore 200 lignes de retours plus anciens dans une feuille de calcul. Ajouter depuis un fichier CSV les fait entrer sans rien retaper, et vérifie chaque ligne avant d'enregistrer quoi que ce soit.

Les champs de l'app doivent d'abord être définis. Sinon, ALLO affiche « Les champs de cette app ne sont pas encore définis. Reconstruisez l'app ou demandez une modification pour les définir avant l'import. » Demandez les champs dans le chat, puis lancez l'import. Un CSV peut peser jusqu'à 10 Mo et contenir au plus 10 000 lignes.

1. Ouvrez la collection, ouvrez Autres actions sur les données et choisissez Ajouter depuis un fichier CSV. Sélectionnez le fichier.
2. Vérifier l'import CSV s'ouvre, avec le nom du fichier en haut et vos lignes en dessous. Chaque colonne du CSV a un sélecteur de champ dans son en-tête. Les colonnes dont l'intitulé correspond au nom d'un champ sont associées automatiquement. Pour les autres, choisissez un champ, ou Ignorer cette colonne pour les données dont l'app n'a pas besoin.
3. Lisez les pastilles au-dessus du tableau : Prêtes, À corriger, Colonnes non associées et Colonnes ignorées, chacune avec un nombre.
4. Corrigez les lignes qui le nécessitent. Les cellules en cause sont teintées, et la colonne Erreurs nomme les champs concernés, par exemple « Une valeur est requise : Titre » ou « La valeur ne correspond pas au type du champ : Votes ». Une ligne de plus de 32 Ko affiche « Cette ligne dépasse 32 Ko. » Corrigez ces lignes dans votre feuille de calcul et sélectionnez de nouveau le fichier.
5. Cliquez sur Importer les lignes, qui affiche le nombre de lignes, par exemple Importer les lignes (200).

Importer les lignes reste désactivé tant qu'une ligne n'est pas valide ou qu'une colonne n'est ni associée ni ignorée. D'ici là, rien n'est écrit. Un import ne modifie jamais non plus les champs de l'app. Pour une colonne de la feuille de calcul sans champ correspondant, choisissez Ignorer cette colonne dans son en-tête ou, si vous avez besoin de ces données, demandez d'abord le champ dans le chat, puis sélectionnez de nouveau le fichier. Une colonne laissée non associée garde Importer les lignes désactivé.

Quelques détails vous éviteront une seconde tentative :

• Un champ de type liste accepte du texte simple séparé par des virgules, comme « sucré, croquant », ainsi que la liste JSON qu'écrit Enregistrer en fichier CSV.
• Réimporter le même fichier avec les mêmes choix de colonnes n'ajoute pas les mêmes lignes une seconde fois. Ces lignes sont comptées comme déjà présentes.
• Les gros fichiers s'importent par étapes. Une ligne de progression indique combien de lignes sont traitées.

À la fin de l'import, des pastilles indiquent combien de lignes ont été ajoutées, combien étaient déjà là et combien ont échoué. Les lignes partent par lots de 500 au maximum, et chaque lot est enregistré en entier ou pas du tout. Si un lot devait faire dépasser à l'app sa limite d'enregistrements, aucune de ses lignes n'est ajoutée, pas même celles qui auraient tenu, et elles sont comptées comme en échec. Dans un gros fichier, les lots précédents peuvent déjà être enregistrés. L'avis habituel « La limite d'enregistrements de l'app est atteinte. Contactez-nous pour demander une augmentation. » s'affiche alors avec Voir l'utilisation et Nous contacter.

Valider les modifications de l'IA sur les données enregistrées

Le chat peut aussi modifier les données enregistrées, mais jamais en silence. Demandez à l'IA de corriger la faute sur la carte de l'export ou de supprimer un doublon : elle ne touche pas directement à l'entrée. Une ligne de vérification apparaît à la place dans le chat, avec la mention En attente d'approbation. Pour une mise à jour, elle affiche la valeur actuelle de chaque champ, barrée, à côté de la nouvelle. Pour une suppression, elle affiche l'entrée qui disparaîtrait.

Rien ne change tant que vous n'avez pas choisi Appliquer. Abandonner écarte la proposition et laisse l'entrée telle quelle. La ligne affiche ensuite Appliqué ou Abandonné, si bien que le chat garde une trace de ce qui s'est passé. Appliquer attend la fin de toute création en cours.

Les nouveaux éléments ajoutés par l'IA sont enregistrés sans cette vérification, puisqu'un ajout n'écrase rien de ce que quelqu'un a enregistré.

Brancher des données externes dans Données connectées

Données connectées liste toutes les sources que l'app lit :

• Un service externe. Chacun indique « Récupère des données de » suivi de son adresse, avec le fournisseur et « clé conservée en sécurité » en dessous. Déconnecter le retire, et son interrupteur Actualiser les données seulement maintient les données de cette source à jour selon une planification.
• Une autre app de ce canvas. Chacune indique « Utilise les données de » suivi du nom de cette app, avec Voir seulement ou Voir et modifier. Déconnecter ne retire que le lien : l'app d'origine garde ses données et ses fichiers.
• Un dossier local. Dossier local connecte un dossier de cet appareil. L'accès au dossier reste sur l'appareil, et les copies que vous sélectionnez sont partagées avec les personnes qui ont accès à l'objet.

Quand rien n'est connecté, la section propose soit le formulaire de connexion (Point de terminaison des données (URL), Clé API et Connecter et tester), soit de demander dans le chat, par exemple « connecte mes données ». En bas, Apps utilisant les données de cette app liste les apps qui lisent celle-ci.

Planifier des tâches dans Automatisation

Automatisation exécute une seule Action planifiée pour l'app :

• Relancer la tâche de l'app exécute de nouveau votre dernière demande terminée selon une planification. Chaque exécution consomme des crédits IA. Par défaut, cette action s'exécute une fois par jour, affiche sa planification actuelle et nécessite d'abord une demande terminée dans le chat.
• Actualiser les données seulement récupère des données à jour depuis la connexion. Elle ne coûte rien et ne modifie pas l'app. Elle s'exécute toutes les 15 minutes, toutes les heures ou une fois par jour, et nécessite d'abord une connexion.

Choisissez-en une, vérifiez l'Intervalle de répétition et activez l'interrupteur. Pour changer d'action plus tard, mettez d'abord l'automatisation en pause. Plus bas, Historique des exécutions liste chaque exécution avec son état : Terminé, Échec, Ignoré, Action requise ou Lancé par vous.

Si l'espace de travail n'a plus de crédits IA, la prochaine relance planifiée est ignorée et l'automatisation se met en pause. Ajoutez des crédits, puis réactivez l'automatisation.

Publier des versions et régler le lien dans Partage

Partage rassemble ce que voient les visiteurs :

• Version publiée affiche la version en ligne, par exemple « Version 3 », ou Non publié. Publier partage votre dernière version, et Dépublier ferme le lien. Les visiteurs continuent d'utiliser la version publiée pendant que vous préparez la suivante.
• Adresse affiche le lien de l'app avec Copier le lien et Ouvrir dans un nouvel onglet.
• Toute personne disposant du lien peut consulter permet d'ouvrir le lien sans se connecter. Désactivez-le, et seules les personnes invitées sur le canvas peuvent l'ouvrir. Inviter des personnes ouvre le partage du canvas.
• Recherche et aperçu du lien contient la Description affichée sous le nom de l'app dans les résultats de recherche et les aperçus de lien. Cliquez sur Enregistrer après l'avoir modifiée. Le titre de la page est toujours le nom de l'app, et les aperçus de lien utilisent une capture de la page publiée quand elle existe.

Suivre les visites et l'activité dans Statistiques

Statistiques est réservé au créateur. La section compte les Vues (chargements de la page publiée, y compris par les visiteurs du lien anonyme) et les Personnes/navigateurs, et affiche la Dernière vue. Les visites du propriétaire et des administrateurs identifiés, ainsi que les aperçus, ne sont pas comptées : vos propres tests ne gonflent donc pas les chiffres.

Basculez entre Par jour · 90 jours et Par heure · 7 jours, cliquez sur Actualiser pour obtenir les derniers chiffres, ou sur Exporter JSON pour en garder une copie. Plus bas, Collections indique pour chaque collection ses Enregistrements et ses Fichiers, un graphique Ajouts quotidiens, ainsi que les dates de Dernier ajout et de Dernière modification.

Pour le tableau de retours, c'est la réponse à la question posée au début de ce guide : si les Vues augmentent après l'envoi du lien alors que le Dernier ajout de la collection des retours ne bouge pas, les personnes interrogées ouvrent le tableau sans rien y ajouter.

Protéger les clés dans Secrets

Secrets contient les clés dont l'app se sert pour accéder à des services externes, par exemple une clé API pour un CRM. Seul le créateur les gère. L'IA (le modèle) ne voit jamais leurs valeurs : ALLO n'envoie une clé qu'au service pour lequel elle a été approuvée.

1. Cliquez sur Ajouter un secret. Saisissez un Nom et une Valeur. Ajouter une autre clé ajoute des lignes, pour en enregistrer plusieurs d'un coup.
2. Cliquez sur Sauvegarder.

Chaque clé a ensuite sa propre ligne, avec quatre boutons : Copier le nom, Modifier, Afficher les valeurs (l'œil) et Supprimer les secrets (la corbeille). Modifier renomme la clé ou remplace sa valeur. Laissez la valeur vide pour conserver l'actuelle.

Afficher les valeurs ne demande aucun mot de passe supplémentaire. La valeur apparaît aussitôt, avec un bouton de copie et Masquer les valeurs, puis se masque d'elle-même au bout de 15 secondes ou dès que vous passez à un autre onglet du navigateur.

Supprimer une clé arrête toutes les opérations qui l'utilisent, et c'est irréversible. Si vous avez plusieurs clés, cochez-en plusieurs et utilisez Supprimer les secrets sélectionnés. Sous les clés, Opérations approuvées liste ce que l'app a été autorisée à faire avec elles.

Supprimer l'app définitivement

En bas de Données, Apps connectées et suppression ouvre la Zone à risque, qui contient Supprimer l'app définitivement. Cette action supprime toutes les copies de l'app et tout ce qu'elle a enregistré. Ni l'annulation ni les versions antérieures ne peuvent les récupérer : utilisez d'abord Enregistrer en fichier CSV sur chaque collection que vous voulez garder. Si d'autres apps lisent les données de celle-ci, un second avertissement, Des apps connectées utilisent ces données, les liste avant que vous puissiez choisir Retirer quand même.

En cas de problème

Importer les lignes reste désactivé. Regardez les pastilles :

• À corriger n'est pas à zéro : certaines lignes contiennent des erreurs. La colonne Erreurs nomme les champs.
• Colonnes non associées n'est pas à zéro : choisissez un champ pour chacune, ou Ignorer cette colonne.

« Les champs de cette app ne sont pas encore définis. » Demandez dans le chat les champs que l'app doit stocker, puis relancez l'import.

« Les champs de l'app ont changé. Sélectionnez à nouveau le CSV pour vérifier les associations. » Quelqu'un a modifié l'app pendant que vous vérifiiez le fichier. Sélectionnez de nouveau le CSV.

Certaines lignes importées ont échoué. Si l'avis « La limite d'enregistrements de l'app est atteinte. » est apparu en même temps, l'import aurait fait dépasser la limite d'enregistrements : toutes les lignes de ce lot ont donc échoué, y compris celles qui auraient tenu. Sans cet avis, suivez le message affiché avec l'échec, puis sélectionnez de nouveau le fichier. Les lignes déjà enregistrées ne sont pas ajoutées deux fois.

La vérification indique « Cette ligne dépasse 32 Ko. » Cette ligne bloque Importer les lignes pour tout le fichier. Raccourcissez-la dans votre feuille de calcul, puis sélectionnez le fichier corrigé.

« La limite d'enregistrements de l'app est atteinte. » Les créateurs et les administrateurs cliquent sur Nous contacter. Les autres demandent à un administrateur de l'app de le faire.

L'IA dit avoir modifié une entrée, mais le tableau n'a pas changé. La modification attend dans le chat. Retrouvez sa ligne de vérification et choisissez Appliquer.

Une mise à jour planifiée a été ignorée. L'espace de travail n'avait plus de crédits IA, et l'automatisation s'est mise en pause. Ajoutez des crédits, puis réactivez l'automatisation.

Vous ne voyez ni Statistiques ni Secrets. Seul le créateur les voit.

Un collègue ne peut pas ouvrir l'onglet Administration. Seuls le créateur et les administrateurs de l'app le voient. Demandez au créateur d'ajouter votre collègue dans Vue d'ensemble → Administrateurs de l’app.

La valeur d'une clé a disparu. Les valeurs affichées se masquent au bout de 15 secondes ou quand vous changez d'onglet. Cliquez de nouveau sur Afficher les valeurs.

Si aucun de ces cas ne correspond, contactez le support en indiquant l'ID de l'app, visible dans Vue d'ensemble, et le message exact qui s'affiche.